淺談新時期高等院校二級學院行政辦公室管理工作特點與改革思路

朱家璐

（南京郵電大學信息材料與納米技術研究院，江蘇 南京210023）

淺談新時期高等院校二級學院行政辦公室管理工作特點與改革思路

朱家璐

（南京郵電大學信息材料與納米技術研究院，江蘇 南京210023）

高等院校發展方式由規模擴張逐漸向質量提升的轉變給高校二級學院行政辦公室管理工作提出了更高的要求，工作量和服務對象的增加需要工作人員適時對管理工作的思路進行革新以適應不斷變化的高校環境。本文首先對高校二級學院行政辦公室管理工作特點進行了簡要概括，然后提出了二級學院行政管理工作改革的幾點建議，以期對學院辦公室行政工作研究和實踐提供一些借鑒。

高校二級學院；行政辦公室；行政人員

校、院兩級管理是當前我國高等院校的常見管理模式。二級學院行政辦公室是高等學校的基層管理部門和綜合辦事機構，承擔著教學、科研、實驗輔助管理和行政服務等重要職責，也是鏈接學校、學院和學生的紐帶。在高校教育改革的大背景下，各高等院校的發展模式由傳統的規模擴張逐漸轉向質量提升，學院行政工作面臨新的問題和挑戰，這也就對行政管理人員提出了更高要求。本文在簡要概括高校二級學院行政辦公室管理工作特點的基礎上，提出了二級學院行政管理工作改革的幾點建議。

1）二級學院辦公室行政工作具有輔助性

近年來，隨著高校教育與管理體制改革的深入進行，越來越多的專家學者走上了管理崗位，擔任領導職務。這些教授、學者在任職初期可能會因為缺少相應經驗在行政管理方面無法做到面面俱到，從而需要學院辦公室提供必要的輔助服務。行政人員應時刻把握好學院各方面工作的動態和進展，協助領導熟悉教學、學生管理、科研、人事工作的各項章程、政策和要求，對領導布置的任務進行及時的跟蹤和處理，對緊急事項及時向院系領導層請示報告。

2）二級學院辦公室行政工作具有繁雜性

辦公室行政人員既需要處理日常的行政事務，承擔著協調、溝通和聯絡的任務，又擔任著院系領導的助手，服務的對象面向全院師生，行政事務非常繁雜。除上述職責外，辦公室涉及的日常事務還包括收文發文，重要文件整理和歸檔，會務籌備與接待，人事管理，固定資產登記與管理，會議紀要整理及相關新聞報道撰寫，院系網站建設、更新和維護，辦公設施的日常維護，辦公用品采購等。行政辦公室每天都有大量的事務性工作，常需要做到多任務處理。

3）二級學院行政辦公室承擔著上傳下達的重要職責

二級學院行政人員在傳達貫徹學校的工作精神，保障學院正常工作及聯系院系領導和各部門以及師生方面起著不可或缺的作用。辦公室需做好學校重要公文、資料、信息的宣傳報道工作，擔負著上情下達，下情上報的職責，是聯系廣大學生與校院教學機構，廣大教職員工與學校管理機構的重要橋梁和紐帶，還需加強對外聯絡，樹立良好的社會形象。

4）二級學院辦公室行政工作具有可預見性

高校常規行政工作具有一定的規律性和反復性。例如每年的新生入學、畢業生就業離校等學生工作，科研項目申報，職稱評審，教職工年終考核，人事招聘等事務都是在特定時間進行。這類工作的政策精神、指導思想往往具有一定的一貫性和持續性，可按照既定步驟和章程進行辦理，因此相應的行政工作具有一定的可預見性。

5）二級學院辦公室行政工作具有突發性

辦公室工作面向廣大師生及上級管理部門。因此，日常實踐中常會遇到突發狀況或接到臨時性緊急任務，這需要行政人員具有奉獻精神和良好的應急反應能力。

6）二級學院辦公室行政管理工作的重要性易被忽略

高校教師根據職責不同，一般可分為教學崗，科研崗，實驗技術崗，行政管理崗等。行政管理工作也往往容易招致誤解和忽略。辦公室行政人員應主動加強與廣大師生的溝通與協作，強化服務精神，提高工作效率，減少因忽略行政工作重要性而引起的誤解和矛盾。

針對二級學院辦公室行政工作上述特點，結合實踐中的具體情況，提出以下改革建議，以供參考和討論：

1）實現行政工作現代化管理

“辦公自動化”的普及已成為行政工作的常規模式。如今高校辦公室行政工作所涉及的數據量巨大，使得傳統的紙質和純人工辦公已經無法滿足日常工作需求。準確、高效的行政工作需求要求高校行政人員不斷提高自身對信息化設備的掌握水平。計算機、手機、電子郵件及辦公自動化系統將行政人員從繁雜低級的文字處理及文件報送等體力勞動中解脫出來，用網絡傳輸代替了人工傳輸，讓得他們能夠更加集中精力處理手頭亟待解決的工作任務，極大提高了整個單位的工作效率。

2）提高信息化安全程度

信息化辦公系統一般都存儲著大量的機密數據和信息，若這些信息通過明文傳送，易被攔截從而引發安全隱患。提高行政辦公系統的數字身份認證安全性，對機密的數據和信息進行保密處理，對涉密電腦采取必要保護措施。

3）不斷提高行政人員的綜合素質

行政人員的綜合素質既包括政治、文化素質，也包括業務素質和心理素質。在實踐中常有一種觀點誤認為相較于教學科研崗而言，高校行政崗工作在技術層面沒有什么含金量，從事行政工作的人員并不需要專業知識儲備。然而，行政人員如果不能主動學習上級部門下達的相關政策和文件，不掌握相關業務技能，就無法為高校教職工提供較好的輔助工作。因此，行政人員在日常工作中需要不斷學習和提高自己的業務技能。此外，行政人員每天需要面對的工作非常繁雜，如何做到穩中有序，疏而不漏，就需要行政人員具備很強的統籌協調能力：需要先對手頭工作的輕重緩急進行區分，明確規劃，優先處理亟待解決的主要矛盾；同時還應學習如何對不同性質的工作任務進行歸納和分類，集中力量解決相同或相似類型的工作。概括而言，辦公室工作雖然繁瑣，但是有章可循，行政人員應根據某一類型工作的特點，建立科學詳細的工作制度，從而適應辦公室行政管理工作的各項需求。

4）落實行政人員定期培訓

高校行政人員的工作績效和業務水平極大程度關系到整個學校的發展和學生的利益。學校所制定的方針政策只有通過行政辦公室才能夠高效地傳達到各二級學院，再傳達給教職工和學生；與此同時，辦公室也需要對信息進行匯總和反饋。因此，行政人員尤其是關鍵崗位的行政人員需要定期接受相關培訓，包括對工作人員的專業知識、職業素養、業務水平及管理水平進行有計劃的培訓；定期組織行政人員分批外出參加學習，強化工作人員的責任感和服務意識。

5）建立健全行政管理工作績效評估體制

學校領導層要重視和認可二級學院行政人員的貢獻，目前，重科研成果、輕行政工作的現象還普遍存在于很多高等院校。由于沒有認識到行政隊伍對學院和學校建設的重要性，在很長時間內，行政工作被誤解為替代性很強的純事務性工作，這就造成人員配備上良莠不齊的現象時有發生。如果要提高行政隊伍的工作水平，就需要一定的激勵措施，需要對行政管理工作進行績效評估。但由于高校辦公室的行政工作具有復雜性和不確定性，難以直接進行工作成績的量化評估，因此，需要將定量指標與定性指標相結合進行評估，建立立體的績效評估體系，讓更多的相關人員參與到評估中來，才會使評估結果更加準確和客觀。

院系辦公室行政人員的工作繁瑣又平凡，但每一件工作都關乎院系師生的切身利益，他們的業績直接體現在院系的日常工作能夠正常高效進行。本文只是對高等院校二級學院辦公室行政管理工作的特點和改革建議進行探討，由于管理人員的諸多素質需要與他所服務的崗位相匹配，根據各院校不同的發展情況，行政人員可能還需具備許多特定的素質。總之，行政人員需要牢記自己的崗位職責，全面了解工作特點，不斷提高自身素質，為學院的發展做出更大貢獻。

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［責任編輯：田吉捷］