提高辦公室工作質量和水平的有效策略分析

袁浩智

中圖分類號：F272.9 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2016）01-000-02

摘 要 辦公室是企業的處理中心，辦公室文秘需要處理企業內部多種繁重的工作，因此提高辦公室文秘工作質量和水平對于企業經營和管理是極為重要的。本文通過簡單介紹辦公室文秘的重要作用以及工作原則，提出了幾點提高辦公室文秘工作質量和水平的有效策略，希望對改善企業管理和提高企業辦事效率有所幫助。

關鍵詞 辦公室 文秘 效率

辦公室在機關或企業單位中居于中心地位，辦公室擔負著多種繁重工作，既要向下級傳達領導階層的命令與要求，又要將基層工作的情況反映給領導；既要協調機關內部的各項事宜，又負擔著對外交往。而辦公室文秘是辦公室中的重要工作人員，文秘的工作質量和水平直接影響著辦公的效率和質量，從而影響整個企業的運營和收益情況。因此，必須逐步提高辦公室文秘的工作質量和水平。要提高水平，應該由文秘人員自身和機關單位兩方面發力。

一、提高辦公室文秘工作質量和水平的重要性及原則

辦公室是企業的行政和管理中心，它擔負著整個企業的行政管理的繁重工作量，上至傳達上級領導的任務和要求，下至匯報企業內部各項工作的具體情況，工作量大而且注重細節。同時辦公室既要負責對企業內部各項工作和人員進行協調，也要做好對外的信息交流和經濟往來交往工作。因此，辦公室文秘的工作質量和水平是直接制約企業內部管理的重要因素，必須重視提高辦公室文秘工作質量和水平。

辦公室文秘作為重要的工作人員，要遵循必要的工作原則，主要包括：1.遵循職業道德規范，嚴格要求自身以嚴謹認真、耐心謹慎的工作態度對待辦公室的繁重工作，自覺遵守公司的辦事制度；2.努力提高自身的職業素養和辦事水平，有針對性地安排辦公室工作，提高辦事效率和質量；3.服從上級安排，做好上下級之間的溝通協調工作，保證企業內部的有序運轉。假如每位辦公室文秘都能自覺遵守這些辦公室的原則性要求，那么辦公室文秘的工作質量就會得到有效的提升。

二、提高辦公室人員的綜合素質和能力

（一）領導要組織辦公室文秘職員培訓

身為企業辦公室的文秘人員，也要不斷更新知識儲備，關注與企業發展相關的信息與技術，隨時加強相關的理論學習，不斷提升自己的知識水平，才能提高工作質量和水平。辦公室領導要意識到對員工進行定期職員培訓的重要性，組織辦公室文秘職員進行職業培訓，主要包括國家新政策、新動向、企業內部信息學習以及新的文秘工作方式等，使得辦公室文秘工作能夠緊跟時代潮流，不斷更新和引用更加有效的工作方式。同時，職員培訓也是要強調辦公室文秘人員的服務態度和奉獻精神。辦公室的工作繁重，但作為企業的處理中心，理應以更優秀的服務態度和奉獻精神做好辦公室的工作，將嚴謹認真的工作理念運用到日常工作中。職員培訓還要強調員工自覺遵守企業的規章制度，愛崗敬業，為辦公室工作發揮光和熱。

（二）開展文秘技能培訓和升職考核

辦公室文秘人員要負責各類工作，他們的工作技能關系到企業的管理效率和行政效率，因此，企業開展文秘技能培訓，是為辦公室的文秘人員提供了一個在崗培訓的機會。他們可以在工作之余參加必要的技能培訓，不斷學習和提升自身的工作技能和工作效率，改善企業的管理。比如說，企業辦公室可以開展各類技能培訓，如培訓文秘使用更新型的辦公室辦公機器和工具、開展如何有效分類和整理辦公文件的課程以及如何做好辦公室的文字工作和管理工作等。另外，辦公室可以開展定期的升職考核，通常為半年和一年制，由上機領導和辦公室員工推選出優秀的辦公室文秘人員，對他們的辦事能力和管理效率做一個綜合性的考核，然后選拔優秀的文秘工作者參與到更重要的工作或者提拔為辦公室管理人員。

三、統籌工作方法，協助領導進行管理

（一）辦公室人員要縝密計劃，提高預見性

辦公室工作非常繁重，既要將領導的決策傳達給下級，又要將下級的情況匯報給領導；既有機關日常性的工作，又有領導臨時交辦待處理的工作。因此，辦公室人員必須進行周密計劃，提高預見性。

（二）辦公室人員不主觀臆斷，力求準確

工作的準確性，是做好辦公室工作的前提與基礎。第一，做事以穩為主。在發揮各種職能的過程中，要準確理解上級的指示，吃透上級精神。不清楚的事情要及時請示、匯報，不亂做主張；第二，準確辦文，對于文字材料的各個環節自己要把握清楚；對于領導的指示要理解、吃透，確保起草的內容準確、完整、符合要求。無論是工作目標、傳遞信息、請示匯報都必須符合實際，不能憑慣有的思維、主觀臆斷來處理問題。

（三）辦公室人員需擺正位置，明確自己的職責

對應做的工作事項按照要求及時完成，做到當日事當日畢。對出現的不同情況要進行綜合分析并反饋給領導，為領導的決策提供依據。辦公室的工作性質要求辦公人員必須對自身進行準確的定位，既要從全局出發思考問題，又要保持謙虛謹慎的態度，在工作中不越權、不越位。不越權是指在領導沒有授權或不在場的情況下，不能憑感覺擅自表態，更不能用“慣性”思維先斬后奏；不越位是指不自作主張地進行決策。

（四）辦公室人員必須勤政務實，提高時效性

辦公時效性強是辦公室工作的最顯著特征，無論是上傳下達、匯報工作，還是公文處理、溝通協調，都要準確及時的進行處理。辦公室人員必須做到勤政務實。第一要手勤。調研、開會、匯報、指示都要做好相應的筆錄；起草公文文件、制定計劃要符合規章制度；第二要腿勤。勤于走動、勤于調研，在行動上不能有絲毫的松懈；第三要嘴勤。對不清楚、不理解的事情要多溝通、請教；對交辦的、關心的工作，要有結果；第四要眼勤。在做好自身工作的基礎上，善于發現問題，創造性的提出解決方案；第五要腦勤。善于、勤于思考，及時系統的總結方法，為領導出謀劃策。

四、明確工作重點，注重提升效率

（一）做好調研工作

由于辦公室人員是領導的參謀助手，因此在為領導提供決策服務時必須做好充分調研，制定可行的方案和計劃。

（二）完善公文制度，注重主辦作用的發揮

公文的辦理是辦公室人員的職責，因此辦公室人員要按照規定完善公文制度，嚴格把關，對公文的運行實行規范化管理，關鍵是落實好“四個關口”和“兩項制度”。“四個關口”是指：一是格式必須符合管理規定；二是內容要保證符合實際、可執行；三是程序要逐級審查；四是確保時效性，及時辦理、及時傳遞。“兩項制度”是指：一是抓典型問題進行點評；二是對簡報信息進行排名，建立通報制度。

（三）創新服務方式

辦公室人員要多想辦法創新服務方式，進行創新管理，一方面要了解領導的想法，明確領導的意圖；另一方面要多思考，想到領導所沒有思考到的。這就要求辦公室工作人員必須轉變創新服務方式，完善思路和想法，制定切實可行的方案。同時，還要考慮到方案所帶來的正面及負面效果，并對其進行及時的調研與總結。

（四）加強制度管理

加強制度管理是提高辦公室工作人員效率的基礎與保障。因此，必須對辦公室工作人員進行制度管理。第一，工作盡職盡責。依據工作職責對辦公室人員進行合理分工，讓工作人員恪忠職守；第二，制定目標計劃。根據辦公室的總體目標及要突破的事項制定工作目標，對工作目標進行分解，嚴格按照工作節點來完成；第三，要建立健全監督機制。對重點事項進行督查督辦，限定時間予以完成，提高辦公室工作人員的辦事效率；第四，量化考核。建立量化指標，明確人員的考核與任用標準，提高辦公室人員的工作自主性和積極性。

五、結語

在企業中往往會忽略辦公室工作的作用，實際上，辦公室是企業行政機關的管理部門，在企業的各項事務中，辦公室工作都扮演著重要的角色。因此，要提高企業的工作效率，必須不斷提高辦公室的工作質量和水平。

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