Office快速演示

需要快速創(chuàng)建一個演示文稿嗎？使用PowerPoint和Word，只需要簡單的幾個步驟，通過在PowerPoint中加載Word文檔，我們就可以利用現(xiàn)有的數(shù)據(jù)快速創(chuàng)建一個演示文稿，輕松完成這項任務(wù)。

如果需要快速創(chuàng)建一個演示文稿，那么整合Office應(yīng)用程序強大的功能是最佳的方案。我們將通過一個PowerPoint的例子，展示如何通過加載一個Word文檔并利用現(xiàn)有的數(shù)據(jù)快速創(chuàng)建一個演示文稿。接下來，只需要修飾一下視覺上的效果即可，如果觀眾已經(jīng)就位，那么我們甚至馬上就可以開始演示。

1、在Word中準(zhǔn)備大綱

使用現(xiàn)有的Word文檔創(chuàng)建PowerPoint演示文稿，PowerPoint將通過Word文檔中的標(biāo)題樣式進行轉(zhuǎn)換。例如，格式設(shè)置為“標(biāo)題1”的段落將成為新幻燈片的題目，格式為“標(biāo)題2”的文本將成為第一級文本，依此類推，而沒有分配任何標(biāo)題的文本將被PowerPoint忽略。所以，我們需要對Word文檔進行調(diào)整，準(zhǔn)備好之后，在PowerPoint中單擊“文件”菜單上的“打開”命令，再單擊“文件類型”框中的“所有文件”，然后在“文件名”框中輸入Word文檔的文件名和位置，打開該文檔。

2、在PowerPoint中創(chuàng)建大綱

顯然我們也可以直接在PowerPoint中創(chuàng)建演示文檔，以PowerPoint 2013為例，通過“視圖|大綱視圖”切換到大綱視圖，點擊現(xiàn)有大綱可以查看每一個幻燈片，我們可以在演示大綱的任何位置通過[Enter]鍵來生成新的幻燈片，如果需要添加或者將現(xiàn)有標(biāo)題設(shè)置為下屬標(biāo)題，那么只需要按[Tab]鍵即可，相反，按[SHIFT]+[Tab]鍵可以將一個標(biāo)題提高一級。因而，我們也可以通過大綱視圖，按照自己的需要創(chuàng)建和調(diào)整幻燈片。

3、擴展現(xiàn)有大綱

我們也可以通過添加特定功能的幻燈片來擴展演示文稿，在PowerPoint功能區(qū)的“開始”選項卡中，點擊“幻燈片”中的“新建幻燈片”，根據(jù)需要選擇需要添加的幻燈片類型，然后從Word文檔中直接粘貼需要的內(nèi)容到幻燈片中即可。

4、指定一個適當(dāng)?shù)脑O(shè)計

功能區(qū)選項卡“設(shè)計”提供多種可以應(yīng)用到現(xiàn)有演示文檔中的設(shè)計方案，將鼠標(biāo)指針移到特定的設(shè)計方案，PowerPoint將顯示當(dāng)前幻燈片采用該設(shè)計方案的效果。點擊設(shè)計方案列表右下角的箭頭可以查看更多其他的設(shè)計方案，如果找到我們喜歡的方案，則點擊該方案即可應(yīng)用到當(dāng)前的演示文檔。如果只是準(zhǔn)備將選擇的設(shè)計應(yīng)用于當(dāng)前的幻燈片，那么可以右擊相應(yīng)的設(shè)計方案，然后選擇“應(yīng)用于選定幻燈片”即可。

5、創(chuàng)建個性化的設(shè)計

如果沒有一個現(xiàn)成的設(shè)計方案是我們喜歡的，那么我們可以考慮選擇一個大體風(fēng)格比較符合我們需求的方案，然后再通過“設(shè)計”選項卡“變體”部分修改方案的字體、顏色等元素，或者通過“設(shè)計”選項卡“自定義”部分，按照我們的需要設(shè)置背景，然后逐一設(shè)定幻燈片的字體、顏色等元素，創(chuàng)建一個自定義的設(shè)計方案。

6、讓內(nèi)容更加絢麗

現(xiàn)在我們可以添加幻燈片的內(nèi)容了，我們可以輸入內(nèi)容，也可以從Word文檔中直接拷貝粘貼需要的內(nèi)容到幻燈片中，并且長文本可以選中后通過“開始|段落|轉(zhuǎn)換為SmartArt”功能，將文本轉(zhuǎn)換為精美的圖形。實際上，我們也可以通過SmartArt的這種方式修飾演示文稿的其余部分。

7、插入頁眉和頁腳

接下來，點擊“插入|文本|頁眉和頁腳”，在對話框中選擇希望幻燈片包含的其他內(nèi)容，例如日期和幻燈片編號。如果需要添加頁腳，則可以選擇“頁腳”選項，并選中“標(biāo)題幻燈片中不顯示”復(fù)選項，然后點擊“全部應(yīng)用”插入頁眉和頁腳。

8、選擇幻燈片過渡

最后，我們需要通過“切換|切換到此幻燈片”選擇一種喜歡的幻燈片過渡效果。選擇之后我們可以通過左側(cè)的“預(yù)覽”功能進行測試，測試選擇的過渡效果是否適合我們的演示、是否會產(chǎn)生不必要的視覺影響。如果一切滿意，那么點擊“全部應(yīng)用”。現(xiàn)在，我們已經(jīng)準(zhǔn)備好為觀眾演示了。