基于員工薪酬發放的醫院內部控制制度的探究

徐春玲

基于員工薪酬發放的醫院內部控制制度的探究

徐春玲

本文從醫院員工薪酬發放的現狀出發，分析了員工薪酬發放過程中存在的風險，提出建立和完善醫院內控制度的具體措施。有效的內部控制，可以防止錯誤舞弊的發生，保護資金的安全，保護職工的切身利益。

員工薪酬；發放風險；內部控制建立

2012年11月財政部頒布了《行政事業單位內部控制規范（試行）》，并于2014年1月1日全面實行，標志著風險管控理念在行政事業單位的引入和強化成為了現實。加強內部控制是防范財務風險、預防貪污腐敗的有效手段。醫院員工薪酬是按照有關規定支付給員工（含離退休人員）的各種薪酬，包括工資、津貼補貼、績效工資等，以及代扣代繳的社會保障金以及個人所得稅等[1]。目前，公立醫院的員工薪酬支出占總支出的比重很大，因而在員工薪酬發放過程中，建立有效的內部控制，可以防范錯誤舞弊的發生，保護資金的安全，保護職工的切身利益。

1 員工薪酬發放的目前狀況

1.1 發放及代扣的項目復雜多樣 公立醫院屬于非營利性的事業單位，按照國家規定的工資項目發放。因為以前年度累積的各種津貼、補貼的發放，獎金、績效的發放，科研費的發放，勞務費的發放以及各種補貼等的發放，每月員工薪酬單上體現的工資項名目繁多，工資發放增項和代扣減項多達幾十項。

1.2 發放人員的類別多樣各異 我國的三級甲等醫院人數大多在千人以上，發放薪酬的人員包括在編人員，合同制人員、離退休人員、外聘人員、返聘人員、研究生人員以及新增的基地培訓人員等多種身份，人員類別不同，執行的薪資標準不同、資金支付渠道也不同。

1.3 發放的工作量大且時間緊張 醫院薪酬的發放流程是每月由人事部門給財務部門下發工資變動通知書，由財務部門加工整理后錄入、匯總、相關人員審核、院領導簽批、最后銀行代發，整個過程往往只有幾天時間，一方面工資調整變化工作量大，另一方面受軟件限制，薪酬錄入工作只能由1人操作完成，要保證在短短的幾天內準確及時完成薪酬發放是比較困難的。

2 員工薪酬發放過程中存在的風險

2.1 員工薪酬發放流程不規范的風險 發放員工工資是一項系統工程，涉及多個部門、多個工作人員。沒有規范的流程、明確的崗位責任制，將會導致出現問題相互推諉，發生潛在的風險。

2.2 員工薪酬審核流程不規范的風險 員工薪酬由工資會計1人錄入、匯總，審核人員抽查復核的工作方式，容易發生失誤，甚至發生舞弊的風險。有些醫院員工薪酬的發放，整個工作流程有工資會計1人完成，審核人員進行部分抽查復核的方式，因為沒有進行全面復核，錄入人員錄入失誤是不容易被發現的。同時也有發生舞弊的可能，導致內控失效。

綜上所述，內控制度的篤實尤為重要。

3 員工薪酬發放的內控制度建立和完善

3.1 人事部門的控制

3.1.1 員工薪酬的發放由人事部門集中管理。人事部門統一管理醫院的員工薪酬的預算以及發放標準，其他部門不可以進行有關員工薪酬的人員支出。

3.1.2 進行工資總額控制。一是每月由人事部按照預算進行月度薪酬總額控制，績效工資和其他臨時支出不得超過當月工資額度。二是每月人事部門計算當月工資總額，并登記備存。

3.1.3 在人事部門的信息系統中記載所有員工薪酬及變動情況明細，每月和財務部門對賬。

3.2 財務部門的控制

3.2.1 不相容崗位相分離制[2]。（1）薪酬錄入人員、審核人員、審批、出納人員相互分離。（2）人事部門傳送給財務部門的工資調整變化的原始資料，要建立資料交接登記制度，雙方在登記簿上簽字交接。財務部門工資錄入人員依據原始資料進行工資錄入工作、審核人員也要依據原始資料進行審核工作，避免錄入失誤和遺漏，提高準確度。（3）工資軟件中的“月結”權限由復核人員完成，其他人員無法再更改工資數據庫。（4）錄入人員由軟件系統輸出銀行代發數據后，上傳銀行代發工資，復核人員進行核對銀行回傳的發放成功人員數據。

3.2.2 工資薪酬發放進行全面復核控制[3]。（1）首先，復核人員與人事部門薪酬系統進行核對，包括對上月工資發放明細，逐人、逐項進行一次全面核對，保證人員及數據的準確。然后，在此基礎上對以后月份的人員和工資情況進行核對。（2）通過工資軟件程序中生成的《工資變動情況表》，對比不同期間工資變化情況，包括人員的增減、工資項目的金額增減變化等的明細表、匯總表。（3）復核人員把工資變動明細表和人事部門的變動資料進行核對，同時通過工資變動匯總表核對工資總額的變動，這樣大大減少了人為復核的差錯。（4）核對每月工資人數的變化，實際發放人數與人事部門調整應相符。

3.2.3 工資薪酬發放備查簿控制。建立工資發放備查簿，登記需要分期發放或分期代扣工資的明細賬，包括人員姓名、工資項目、時間期限、總金額和分月金額。每月更新備查簿，然后進行錄入工作，錄入完成后、和人事部門的當月變化以及延續的變化一一核對，防止發生紕漏。

3.2.4 定期輪崗控制[4]。財務人員長期從事一個崗位的工作，首先，會產生倦怠，缺乏創新意識，對工作形成一種慣性思維；其次，已掌握了所在崗位存在的漏洞與缺陷，可能產生舞弊行為，造成醫院資產的損失，損壞醫院的社會公信力。所以，從事工資薪酬崗位的財務人員應定期輪崗，及早發現錯誤，保證醫院資產的安全。

3.2.5 工資薪酬發放環節的控制。（1）建立大額資金發放聯簽制度，每月進行工資薪酬發放時，需要錄入人員、審核人員、財務部門負責人、人事部門負責人、主管院長、院長聯名簽字，出納才可以進行付款。（2）在大額資金聯簽后附當月《工資薪酬匯總情況表》，包括上月實發金額、人數、人員類別，當月增減變動情況，當月實發情況。該方法便于領導審批，同時，財務部門和人事部門相互牽制、共同確認當月工資薪酬發放情況[5]。

3.3 信息化的控制

3.3.1 工資薪酬系統中各個崗位權限劃分及口令設定，是保障內控安全的有效屏障[3]。各崗位權限的設定要相互牽制，而權限控制主要是通過口令進行。一般情況下財務負責人或其委托人掌握操作人員口令，信息部門掌握服務器口令。每天服務器自動備份外，系統管理員也要進行當天的備份管理，雙重備份可以有效地防范和控制財務風險。

3.3.2 建立統一的部門名稱和人員名稱字典庫，利用軟件系統進行數據導入，避免人為錄入的失誤。人事部門傳送的工資薪酬通知單，有些醫院是手工書寫，不規范，容易造成誤讀。醫院建立字典庫，設置統一的部門名稱、部門編碼、人員姓名、人員編碼、人員類別等信息，所有部門使用統一的字典庫，部門之間數據的傳遞，通過只讀加密文件進行，然后打印文檔，簽字蓋章存檔。財務部門只需進行數據導入即可，不用進行數據的二次加工處理，減少人為原因造成的差錯，提高工作效率。

3.4 工資薪酬監督的控制

3.4.1 員工工資薪酬單發放到個人手中。每月的員工工資明細條，由財務處打印，員工領取的透明化管理方式發放到個人手中，使職工對自己的工資情況明明白白，方便及時核對，充分發揮員工監督的作用[6]。

3.4.2 審計部門和內部稽核崗的控制。三級甲等醫院設有內部審計部門和財務稽核崗位，應充分發揮其監督作用，對薪酬發放的制度、環節、和事項等進行審計和稽核，充分發揮醫院內部審計部門的監督作用。

3.4.3 職工代表大會公開員工薪酬信息。工資薪酬具體執行的相關政策和文件精神、醫院績效考核管理細則等事項，要通過職代會的表決、公開，依照具體規定實施，信息公開可以震懾各種舞弊行為，發揮廣大職工的監督作用。

醫院員工薪酬的發放是一項復雜繁重的系統工程。從醫院的實際情況出發，建立一套有效的工資薪酬內部控制制度，是預防貪污腐敗的有效手段，是醫院在安全、有序的環境下健康發展的重要保證。

[1] 王淑霞.淺析新醫院會計制度的多重特性[J].會計之友，2011(22)：23-25.

[2] 焦鴻靖.職工薪酬支付內部控制探討[J].綠色財會，2011(11)：33-35.

[3] 方周文，張慶龍，聶興凱.行政事業內部控制規范實施指南[M].上海：立信會計出版社，2013:50.

[4] 賈俊梅.進一步通過財務輪崗加強資金內部控制的研究[J].廣西電業，2010(4)：45-48.

[5] 戴輝.基于職工薪酬發放的醫院內部控制制度的建立[A]//.東北、華北地區第十八次衛生經濟學術會議論文集[C].2015(9)：17-18.

[6] 夏雪花.企業薪酬分配效率、公平及經濟結果研究[D].西南財經大學，2011.

10.3969/j.issn.1009-4393.2016.16.005

吉林 132011 北華大學附屬醫院財務處（徐春玲）