中學檔案管理信息化建設探討

山東省菏澤第一中學 孫翠云

中學檔案管理信息化建設探討

山東省菏澤第一中學 孫翠云

現如今,人類已經進入信息化社會,網絡信息技術在社會各個領域被廣泛的應用,中學學校管理工作也逐步使用網絡信息技術開展,檔案管理是中學管理工作的重要組成部分,應使用現代化的電子信息技術強化檔案管理的效果。但是在實際的中學檔案管理信息化過程中,很多方面還存在不足,使得中學檔案管理信息化建設沒有達到理想的狀態,因此就必須要采取科學有效地措施,努力推進中學檔案管理的信息化建設。本文就中學檔案管理信息化建設的不足進行分析,提出有效地策略以供參考。

中學;檔案管理;信息化建設

隨著教育體制的改革與完善,中學教育教學也發生了巨大的變化,建設規模日漸擴大,檔案數量也呈現上升趨勢,使得檔案管理工作也面臨著巨大的壓力。傳統的檔案管理方式已經不能滿足現代化發展的實際需要,與中學信息化管理的推進也不相適應,因此需要進一步加強檔案管理的信息化建設,這與時代發展相適應,也能夠很好的衡量中學管理水平,檔案管理信息化建設是中學信息化建設的重要組成部分,因此需要中學領導以及檔案管理人員的關注和重視。

一、中學檔案管理信息化建設的不足之處

首先缺乏先進的管理理念,當前中學學校的辦學規模逐漸擴大,對管理工作的需要也提高增強,中學基本上設立了專門的檔案管理室。但是由于管理理念具有一定的滯后性,因此很多中學的檔案管理依舊使用傳統的管理方法,使得學校檔案管理信息化建設的積極性受挫。[1]此外中學領導以及檔案管理人員沒有將檔案管理信息化建設放在重要的位置上,思想認識缺乏創新性,與時代發展不相適應,不利于檔案管理信息化建設的順利推進。

其次中學檔案管理的基礎設施建設比較薄弱,不利于檔案管理信息化建設。要實現檔案管理信息化建設就必須要有現代化的電子設備,但是很多中學都將經費投入到學校擴建、教學設施的采購中,檔案管理信息化的基礎設施并不足,不能及時引進功能齊全的刻錄機、掃描儀以及檔案管理軟件等,[2]使得中學檔案管理信息化建設無法順利開展。

第三檔案管理人員的專業性不強?，F如今中學對檔案管理信息化人才的引進以及培養的重視程度不足,絕大多數中學都將工作的重點放在教育教學上,注重升學率的提升,優化教學質量水平。人才的引進上也側重于專業教育。當前中學檔案管理的工作人員是兼職的,他們沒有多余的時間全身心的投入到檔案管理信息化建設中,而且由于不是專業出身,對檔案管理信息技術以及專業知識等了解不多,使得信息化建設水平不能順利提升,因此必須要提高重視,將檔案管理信息化建設納入到日常工作中,并積極引進高素質的人才。

最后當前很多中學對于數字化理念認識不足,單純的認為檔案數字化管理就是將紙質檔案信息錄入到計算機中,檔案的管理、查閱等還是通過手工操作進行的,現代化的信息技術手段應用不足,數字化檔案管理無法實現。

二、中學檔案管理信息化建設策略

1、強化檔案基礎建設,實現檔案管理信息化

中學學校的領導干部需要認識到檔案管理的重要作用,將檔案管理信息化建設納入到學校的日常管理工作中,并提高重視。強化學校檔案基礎建設,在今后的檔案信息化管理過程中,能夠為通過檔案記錄師生以及相關工作的具體情況。加強檔案基礎建設,完善相關的制度標準使得檔案工作得到有效地保障與監管。中學可以結合自身實際制定科學的檔案管理流程,[2]對學校檔案進行有效地保存,實行電子檔案管理,并對檔案進行監督,將責任落實到個人。實現辦公自動化,利用計算機網絡信息技術實現檔案的信息化,通過計算機設備開展檔案的儲存、檢索、修改、使用等,提高檔案管理以及利用的效率。學校還需要對原有的紙質檔案進行電子儲存,在電子儲存過程中需要加強管理,避免信息錯誤。

2、積極引進和培養優秀的檔案管理人才

檔案管理人員的素質水平對于檔案管理信息化建設有著極為重要的作用,因此需要檔案管理人員在信息化背景下能夠積極創新檔案管理工作,了解檔案管理工作的服務性。對檔案管理人員進行計算機知識技術的培訓,使其能夠熟練的使用計算機設備進行檔案文件的傳輸,使工作效率得到提升。同時注重引進先進的優秀人才,使得先進的檔案管理模式能夠順利推進。此外要積極利用檔案管理的新技術、新軟件,加強在崗檔案管理人員的技術教育,使其掌握操作技能。檔案管理人員還需要有一定的保密意識,禁止泄露檔案信息。對檔案管理人員的年齡以及專業結構進行優化,使得檔案管理人員的職業能力得到提升,加強檔案管理人員的技能以及職業道德教育,形成正確的思想認識理念,使其能夠保持積極的工作態度,強化其職業能力。

3、進一步完善檔案管理工作標準

檔案管理信息化以檔案形式的信息化作為基礎和前提,將傳統的紙質檔案轉為信息化需要花費很長的時間,并且檔案種類不同,其電子文檔的類型也是存在差異的。當前的文檔管理一體化系統在結構以及功能設計上是存在差異的,因此數字化檔案無法順利實現共享,其開放性和通用性不強,在技術檔案管理中出現諸多問題。比較常見的就是學校投資使用一種軟件之后,不長時間就發現問題,于是重新編制,或者直接不用,使得檔案資源出現了嚴重的浪費,對影響學校檔案數字化建設的信心,對于檔案管理人員工作效率的提升也是極為不利的。要使數字檔案更加規范,具有兼容性,[4]就需要有統一的格式標準和業務規范,使得檔案管理更加順利。學校需要明確檔案管理信息化建設的目的,制定標準化的程序,檔案管理人員需要將每天工作的內容進行公示,并接受檢查,充分利用檔案管理軟件開展工作。

4、做好檔案管理信息化建設的安全維護工作

中學檔案中包括很多教師的科研成果,有著很高的價值,在檔案管理中需要提高認識和重視。但是檔案信息化的形式使得這種檔案面臨著巨大的風險。所以需要做好檔案管理的安全技術防范工作,使用先進的安全防范技術,如加密技術、防病毒和入侵技術,照片、電子信息恢復技術等,維護檔案管理的安全性。此外還需要建立異地備份制度,對于中學檔案需要異地存放一份,防止出現重大災害導致檔案被損壞,避免損失的出現。對于比較重要的電子檔案,要實現同質備份與異質備份相結合,將其轉換成縮微品,從而實現其長久的可讀。[5]學校的檔案安全維護體系建設需要大量的人力以及財力支持,學校需要為其撥放一定的資金,專門用于檔案保密系統的建設,聘請專門的技術人員檢查和維護檔案安全系統,使檔案管理更加安全。

三、結束語

總而言之,當前科學信息技術快速發展,檔案管理信息化建設已經成為社會發展的重要趨勢,并且已經成為中學檔案管理需要完成的重要任務。檔案管理工作人員需要承擔起相關的責任,進一步優化檔案管理信息化建設的方案,提高檔案管理信息化的水平。需要認識到中學檔案管理信息化建設是長期的過程,在此過程中中學領導以及管理人員需要充分發揮信息技術的優勢作用,將檔案信息化建設落實到實處,提高檔案管理的信息化水平。

[1]謝湘平。對中學檔案管理信息化建設的分析與研究[J]。經濟研究導刊,2011,13:212+227.

[2]陳英。對中學檔案管理信息化建設的分析與研究探索[J]。好家長,2016,33:172-173.

[3]黃焱琳,鄭驊。新時期高級中學檔案管理信息化建設方案探究[J]。辦公室業務,2013,19:158+160.

[4]馬曉蕾。中學檔案管理信息化建設的有效策略[J]。學子(教育新理念),2014,17:66.

[5]黃鳳云。信息化條件下創新中學檔案管理工作的思考[J]。時代教育,2014,16:172.

孫翠云(1962-),女,山東單縣人,大學學歷,檔案館員,研究方向:檔案管理。