淺談電子檔案及其管理

□宋亞凈 孫其智 趙 琨 陳 銘

淺談電子檔案及其管理

□宋亞凈 孫其智 趙 琨 陳 銘

闡述了電子檔案的特點，具有法律效力性，以及電子檔案在檔案工作中的管理、保存和利用。

電子文件；檔案管理

電子文件是指人們在社會活動中形成的，以計算機盤片、磁盤和光盤等化學磁性材料為載體的文字材料，主要包括電子文書、電子信件、電子報表、電子圖紙等。在檔案管理工作中，電子檔案應與紙質(zhì)檔案應并軌存在。

1.電子檔案的特點

電子文件不是直觀的紙質(zhì)文件，它需要借助現(xiàn)代辦公設備才能閱讀利用；電子文件可以直接由計算機等現(xiàn)代辦公設備迅速處理和傳遞，具有快速性和可更改性；電子文件是可共享的，具有無限可復制性，不再受時間和距離的限制；電子文件對保存場地的面積要求不高，但對環(huán)境的溫濕度、防磁性等條件要求很高。

2.電子檔案的法律效力

電子檔案的法律效力主要是指電子檔案是否具有證據(jù)效力，以及具有什么樣的證據(jù)效力。

2.1 做好電子檔案管理基礎性工作，提高電子檔案證明力

紙質(zhì)檔案之所以具有很強的證明力，是因為文件上保留著真切的歷史標記。電子檔案要提高證明力，就要做好電子檔案管理的基礎性工作，從檔案的源頭抓起，對電子檔案的形成、整理、鑒定、利用等各個環(huán)節(jié)實行全程控制，確保電子檔案的原始性、真實性、完整性。電子檔案的關聯(lián)性、合法性和客觀性是電子檔案具有證明力的基本條件。……