工程總承包項目檔案管理優化探討

雪紅紅

（華陸工程科技有限責任公司，西安710065）

工程總承包項目檔案管理優化探討

雪紅紅

（華陸工程科技有限責任公司，西安710065）

做好工程總承包項目檔案的優化管理，提升檔案管理的質量，會帶給總承包公司更大的經濟效益和社會效益。通過對工程總承包項目檔案管理現狀進行分析，指出工程總承包項目檔案管理的不足，結合工程總承包項目檔案管理的意義，提出了工程總承包項目檔案管理的優化策略，創建信息化管理平臺、優化管理規范，提升業務水平。

總承包項目；檔案管理；優化

【DOI】10.13616/j.cnki.gcjsysj.2016.08.118

1 概述

21世紀的今天，工程建設規模逐漸擴大，工程總承包項目逐漸增多，對于如何做好工程總承包項目的檔案管理始終是工程建設檔案管理者高度關注的焦點之一。關于工程總承包項目檔案管理，通過真實記錄勘測設計和施工過程，在工程總承包采購試運行階段，結合合同約定，不僅僅保證工程的高質量建設，同時也要做好竣工后的正常檢修和維護工作。因此，總承包項目檔案管理需要規范化的優化管理，論文通過總承包項目檔案管理的實踐經驗，提出在工程總承包項目檔案管理過程中的具體優化策略，與大家共同探討。

2 總承包項目檔案管理的現狀

近年來，各化工設計企業圍繞著建立國際工程公司的戰略目標，不斷開拓工程總承包市場，在工程總承包項目管理上積累了不少經驗。但是，工程總承包項目檔案管理中存在的檔案管理缺位、管理制度不統一、檔案管理人員水平參差不齊等問題卻普遍存在，主要表現在以下方面。

2.1 管理過程中粗放型管理現象比較突出

建設單位和總承包方對國家建設項目檔案管理的政策和要求了解不夠深入，對檔案管理的認識相對粗淺。工程合同中對檔案管理的規定較少，甚至沒有；建設單位和總承包方往往關注工程質量和工程進度，一些建設單位也沒有對工程檔案的移交提出要求，從而忽視了工程的檔案管理工作，檔案管理工作不能與工程建設進程實現同步管理，檔案的質量沒有辦法得到有效的保證；總承包單位檔案管理部門雖然接管項目檔案工作，但是介入程度不夠，對工程總承包項目檔案管理的監管和執行不夠深入細致，部分工程項目部甚至未設置專職檔案管理人員，導致文件材料流失嚴重，文件資料的系統性、完整性、規范性和準確性難以保證。

2.2 項目策劃及規劃階段對檔案管理的系統性策劃不足

工程總承包檔案管理作為檔案管理的一項新業務，沒有系統全面的標準可遵循，也缺乏成熟的經驗可參考，許多工程總承包項目仍然存在策劃規劃階段對檔案管理的系統性策劃不足的問題，項目檔案管理的統一標準及制度未能隨項目建設全過程開展[1]。總承包項目實施中經常出現項目已經開工很長一段時間后，資料收集利用過程中出現問題時才臨時補救、制定文檔管理辦法等相關規定，交工文件組卷辦法等制定更是嚴重滯后。如此一來，資料的收集目標與過程脫節，交工資料不全、組卷困難等現象時有發生。檔案管理制度的不健全在一定程度上導致了工程檔案管理無章可循。

2.3 項目執行過程中缺乏專業型檔案管理人員的支持

工程總承包項目由于受各種資源限制，實施過程中設置的專職檔案管理人員較少，檔案管理人員在管理工程檔案的過程中，需要嚴格按照工程的進度進行記錄并需要熟悉圖紙、方案等技術知識和檔案歸檔的專業知識，還需要嚴格地按照歸檔要求進行檔案的整理歸檔。檔案管理人員對工程施工技術和規范的不熟悉，造成了技術和資料管理的脫節，無法正確地編寫工程竣工資料[2]。就目前來看，檔案管理人員不但對工程技術缺乏了解，檔案管理知識也同樣欠缺，不能真正滿足工程檔案管理工作要求。而工程技術人員只懂得工程施工，不了解檔案管理的相關規定，沒有資料整理意識。所以各工程總承包單位目前缺乏既懂工程檔案管理又懂工程技術的工程從業人員的支持，對項目的實施和企業的發展產生不利影響。

3 總承包項目檔案管理對于工程公司發展的意義和重要性

在總承包項目全球蓬勃發展的今日，如何對總承包模式檔案管理進行規范化、系統化、標準化，如何運用科學的方法最大限度地整合并利用資源，以最少的投入建最好的工程，使其發揮最大的經濟效益、社會效益和環境效益將至關重要，否則將不利于總承包模式的發展，也不利于工程公司的發展。而科學的方法和管理技術來源于實踐，只有實踐出真知。因此，工程公司從所有總承包項目的經驗、教訓、數據庫獲取信息是促進公司總承包項目發展的重要基礎。另外，工程公司各個項目部的檔案管理也是工程公司的一個窗口，也從側面體現了項目部和工程公司的項目管理水平。

4 總承包項目檔案管理的優化探討

通過實踐與探索，我們總結出總承包項目檔案管理工作需要不斷優化，持續改進，才能使檔案管理在總承包項目建設中發揮更大作用，檔案資料在項目移交后的運行維護中發揮更大的作用，在公司的發展中真正體現檔案管理的意義。因此，筆者提出以下2項優化策略。

4.1 強化信息化管理的效率

建立檔案管理信息化平臺，重要的是利用這些信息化平臺將總承包項目的檔案管理部分與檔案大系統、大體系融合起來，執行統一規范和要求，而不是將總包項目的檔案管理形成孤島，自行其是。總承包項目檔案管理信息平臺的建立，就是以總承包項目檔案分類為基礎，以總承包檔案管理存在的問題為目標，充分利用現代化技術，建立現代化的總承包項目檔案管理體系，進一步做好信息服務，使檔案管理在工程項目中發揮其重要作用[3]。

一個企業的工程檔案數量龐大，包含的信息量也大，但如何有效地從龐大的檔案資料中將可利用的信息提取出來，為總承包項目業務發展提供參考數據，就需要建立檔案信息化平臺。利用檔案信息化平臺，結合已經歸檔的總承包項目檔案信息，將重要的、利用率高且利用后能產生較大經濟效益和社會效益的文件歸納出來，在所有的總承包項目檔案管理過程當中重點對這部分資料進行歸檔，并做檔案數字化處理。利用信息化平臺對所有的總承包項目資料采用統一的模式進行管理，并采用遠程監控的手段對歸檔的文件資料進行質量檢查。

4.2 優化管理規范、提升業務水平

4.2.1 統一檔案管理規定

檔案管理規范的制定是進行檔案管理的關鍵，是檔案管理的意義和重要性的體現。根據現有的國家標準和行業標準，結合公司檔案管理方針，整合已有的資源，彌補國家標準及行業標準中未提及的檔案管理內容，針對公司的所有總承包項目制定統一的總承包項目檔案管理規范，對總承包項目檔案管理標準及操作方法作出統一規定，包括資料的歸檔方法、對管理過程進行記錄所采用的表格都有統一出處，使得總承包項目檔案管理人員管理有標準，操作有依據；建立統一的檔案管理規定，最終將總承包項目現場的檔案管理工作與公司檔案管理工作有效統一起來。

4.2.2 檔案管理工作及時跟進、強化過程控制

在項目管理策劃過程中檔案部門提前做好總承包項目檔案管理制度的起草，在項目開工后專業的檔案管理人員配備到位，對各參建單位及檔案管理相關責任人進行統一培訓；在項目運行過程中，及時了解各項目在檔案管理過程中存在的問題，針對性地進行指導及解答；建立檔案管理考核標準，定期對總承包項目檔案管理情況進行考核，查出問題并提出改進方法；在項目中間交接及交工資料組卷等重要階段進行重點指導，并與各參建單位及建設單位做好有效的溝通工作，配合項目對交工資料順利向建設單位移交[4]。

一個大型、中型的總承包項目建設，自合同生效至機械竣工的合同工期一般會持續1～2年甚至更長時間。對整個工期的檔案管理工作進行良好地運籌、優化和協調，強化信息化管理的效率，提升業務水平，對檔案管理工作的順利實施具有重要的指導和保障作用。跟隨項目的建設與發展，持續對檔案管理工作進行優化，才能發揮檔案管理的作用，體現檔案管理的真正意義。

【1】丁杰.電力工程建設總承包項目全過程檔案管理[J].檔案管理，2011,10 (3):88-88.

【2】張謙.石油化工領域工程公司總承包項目檔案管理信息平臺規劃淺析[J].陜西檔案，2015,3(1):36-37.

【3】付鈺.淺談工程檔案管理存在的問題及解決策略[J].辦公室業務，2015 (24):75-88.

【4】唐麗萍.電力工程建設總承包項目檔案全過程管理[J].電力勘測設計，2007,2(3):98-99.

Discussion on File Management Optim ization of Engineering General Contracting Project

XUEHong-hong
(Hualu Engineering&Technology Co.Ltd.,Xi’an710065,China)

To optimize the file management of engineering general contracting projects,and improve the quality of file management,w ill bring greater economic and social benefits to the general contracting firms.By analyzing the present situation of file management of engineering general contracting project, this paper pointed out the shortcomings in the file management.Combined with the significance of the file management of engineering general contracting project,it puts forward optimization strategy to file management,which includes creating information management platform,optimizing the management standard,and enhancing professional level.

general contracting project;file management;optim ization

F284

A

1007-9467（2016）08-0217-02

2016-08-02

雪紅紅（1982～），女，陜西西安人，工程師，從事總承包項目檔案管理研究。