人事檔案信息化管理

劉德會

（肇源縣人才中心，黑龍江 肇源 166500）

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人事檔案信息化管理

劉德會

（肇源縣人才中心，黑龍江 肇源 166500）

摘要：人事檔案信息化管理的內容包括人事檔案信息收集、信息整理、數據庫建設、信息存儲、信息服務、信息共享、信息安全的保障。人事檔案信息化管理的任務是人事檔案管理信息系統的建立和完善，信息系統數據的錄入與管理，管理信息系統的維護。檔案管理信息系統功能設計，需要把握重點功能，兼顧一般功能，實現檔案管理系統的穩定性。

關鍵詞：人事檔案；信息化；管理

1　人事檔案信息化管理的含義

人事檔案信息化管理是信息化的產物，它隨著信息化的發展而產生。總體看來，信息化是在經濟、科技和社會各個領域里廣泛應用現代信息技術，科學規劃和建設信息基礎設施，有效地管理信息資源和提供信息服務，通過技術、管理和服務的過程。

國家對于信息化的重視，推動了各行各業的信息化，并在信息化過程中得到了益處。

2　人事檔案信息化管理的內容

從人事檔案信息化的過程來看，現代人事檔案信息化管理的內容并不是一成不變的。隨著時代的發展，社會信息化的推進，尤其是人事檔案管理意識的提升和信息技術的提高，現代人事檔案信息化管理的內容在不斷豐富。人事檔案信息化的內容可以從微觀和宏觀兩個層面進行考察。微觀層面是針對各個人事檔案管理機構而言的。從這個層面考察，人事檔案信息化側重于采用信息化技術進行科學管理，主要包括以下方面內容：

第一，人事檔案信息的收集。當事人及其代理機構所產生的各種信息，無論是電子化信息還是紙質文件記錄的信息，都是收集的對象。人事檔案信息收集過程中，尤其是需要注意收集個人在社會活動中產生的、沒有上交代理機構的檔案信息，如評獎、創造與發明專利等。在信息化過程中，既需要注意收集辦公信息化過程形成的人事檔案電子公文，也需要對已有的人事檔案進行數字化處理后形成檔案信息。

第二，人事檔案信息的整理。人事檔案信息整理因為人事檔案系統的設置不同而有所差異。一般地，以人立卷過程中，需要有序化整理各種各樣的人事檔案信息，如個人履歷材料、自傳材料、鑒定材料、考察和考核材料、入團入黨材料、獎懲材料、任免材料、晉升材料以及離退休材料等。其中，有些信息是固定不變的，有些信息則是變化的，如考評、獎懲等材料，往往隨著時間的推移而逐漸豐富。

第三，人事檔案數據庫建設。人事檔案數據庫建設包括人事檔案目錄數據庫、全文數據庫和特色數據庫的建設。當前，各個人事檔案管理機構已經意識到了人事檔案目錄數據庫建設的重要性，因此建成了比較完善的人事檔案目錄數據庫，然而，不少單位在領導干部數據庫、職工數據庫以及特色數據庫的建設上有待加強。事實上，各種數據庫的建設，不僅可以支持人事管理部門的管理，例如計劃、招聘、培訓、考核等，而且有利于挑選人才，為管理決策提供科學的依據。

第四，人事檔案信息的存儲。人事檔案信息整理后，需要定期或不定期地進行存儲，以保證信息存取的便利。當存儲信息容量較大時，有些單位也采取硬磁盤、數據磁帶等載體進行存儲。無論采取何種載體存儲，人事檔案信息都需要采聯備份制度進行存儲，且盡量采取兩種不同質地的載體進行存儲。

第五，人事檔案信息服務。通過網絡發布人事檔案信息，從而為當事人服務。從服務地點看，人事檔案信息服務包括本地窗口服務和外地傳遞服務。從服務對象看，包括為本人服務和為大眾服務。現階段，人事檔案信息服務以本地窗口服務、為本人服務為主導。對于人才中心而言，隨著人才流動的需要，異地服務已經成為一項很重要的任務被提到議事日程中。

3　人事檔案信息化管理的任務

第一，人事檔案管理信息系統的建立和完善。有些機構和單位采用獨立的人事檔案管理信息系統，有些單位采取綜合性的管理信息系統。

第二，人事檔案管理信息系統數據的錄入與管理。根據人事檔案管理的有關規定和《電子文件歸檔與管理規范》的基本規定，對于人事檔案基本信息進行系統錄入，對于人事檔案文件進行系統管理，尤其是歸檔的電子化人事檔案進行系統整理，這是人事檔案管理的基礎。人事檔案信息系統的管理內容較多，現階段，應抓緊電子文件的收集和數字化人事檔案的系統整理，加強人事檔案資源建設，建立領導干部數據庫、職工數據庫和特色數據庫，全面建設全文數據庫與目錄數據庫，為人事檔案管理和利用提供基礎。還應該看到，人事檔案信息系統作為證明個人身份與經歷的權威信息數據庫，需要與個人信用體系聯系起來。人事檔案管理信息系統的任務之一，是和社會廣泛范圍內管理信息系統進行有效銜接，為和諧社會的建設和發展服務。

第三，人事檔案管理信息系統的維護。人事檔案信息系統建設過程中，從設計、管理到維護的各個階段都需要注意到人事檔案信息安全，將人事檔案信息安全保障體系作為人事檔案信息化貫徹始終的關鍵環節，加強維護人事檔案信息安全，尤其是網絡信息安全。

4　人事檔案信息管理系統功能需求分析與設計

4.1人事檔案管理信息系統功能需求分析

人事檔案信息管理系統功能需求的分析可以從內容設置方面考察，也可以從功能設置的角度進行考察。人事檔案信息管理系統的功能需求可以分為基本功能和拓展功能兩大部分。其中，基本功能是指人事檔案信息系統設計過程中必須具備的功能，這些功能是人事檔案管理的基本要求。拓展功能則是人事檔案管理信息系統設計過程中，根據實際需要添加的功能，以輔助人事檔案信息的管理，例如網絡照相功能、原文掃描功能等。

4.2人事檔案管理信息系統功能設計

按上述關于人事檔案管理信息系統功能需求的分析，在設計時，就需要把握重點功能，兼顧一般功能，循序漸進，從而實現人事檔案管理系統的穩定性、層次性和開放性。

當前，人事檔案管理信息系統功能設計主要分兩種情況：一是獨立的人事檔案管理信息系統或軟件，其專指性強，比較適合大型企事業單位。二是將人事檔案管理功能融入到其他軟件，尤其是人力資源管理系統之中，比較適合中小型企事業單位。

無論是獨立式的還是嵌入式的人事檔案管理信息系統，設計者在設計系統時都會存在著差異，尤其是在人事檔案管理信息系統拓展功能方面有所取舍，但系統管理、人事檔案信息管理、人事檔案信息服務3個功能是最基本的，也是人事檔案管理信息系統功能設計必須考慮的。

參考文獻：

［1］ 李曉婷.人事檔案管理實務［M］.上海：復旦大學出版社，2011：57.

［2］ 方德生.干部人事檔案工作理論與實踐［M］.北京：光明日報出版社，2015：78.

中圖分類號：C962

文獻標志碼：A

文章編號：1674-8646（2016）10-0138-02

收稿日期：2016-02-05

作者簡介：劉德會（1981-），男，黑龍江肇源人，助理館員，主要從事人事檔案管理與技術工作。

Information-based management of personnel archives

LIU De-hui
（Talent Center of Zhaoyuan County， Zhaoyuan 166500， China）

Abstract：The contents of personnel archives information management includes information collection， information collation，database construction，information storage，information services，information sharing and information security protection of personnel archives.Information management task is the establishment and improvement of personnel archives management information system，type-in and management of information system data，and maintenance of management information system.Functional design of archives management information system should grasp the key function，take the general function into account so as to achieve stability of archives management system.

Key words：Personnel archives； Information； Management