數(shù)字化工作區(qū)將會促成更有價值的合作

拉里·奧爾頓（Larry Alton）白 蓮/譯

數(shù)字化工作區(qū)將會促成更有價值的合作

拉里·奧爾頓（Larry Alton）
白 蓮/譯

選自美國《福布斯》雜志 2016年4月20日

為什么我們在辦公室里工作？你可以隨手列舉出好幾個理由：比如這樣可以用一個看得見摸得著的“總部”來代表你的商業(yè)品牌，或者員工的工作時間因此能得到更好的控制。然而，若再深究下去，辦公室的存在其實是為了鼓勵合作。我們在會議室開會，在茶水間建立起團隊合作和戰(zhàn)斗友誼。另外，“朝九晚五”的半嚴格工作時間確保所有人都在同一地點待命，以防有人需要問點什么或是一起討論某些問題。

不過，如果這不是最好的合作方式怎么辦？那樣的話，我們還需要辦公室嗎？

辦公室高效合作之幻象

首先，讓我們看一下辦公室的哪些功能“本該”促進合作，但實際上卻或多或少地事與愿違。

1.“朝九晚五”工作制并不適合每個人：“朝九晚五”的模式本意是為了提高辦公效率，使所有人在同一個時間范圍內(nèi)通力合作。不過，問題來了：并不是每個人都在這個時間段內(nèi)效率最高。早起的鳥兒和夜貓子之間的合作將不盡如人意——如果你試圖強制讓他們互動，輕則溝通不暢，重則可能會造成反感心理。

2.可及性通常無異于干擾：理想的辦公環(huán)境是開放的。員工在各自的位置上，如果有人需要向他們提問或得到他們的意見，只需要走上前去直接行動即可。這有什么問題嗎？這就意味著，你的員工隨時有可能受到任何人的干擾，從而被轉(zhuǎn)移注意力，工作效率勢必受到影響。

3.為了開會而開會：會議可以很有效，也常被視作達成合作的必要前提。然而，事實上由于準(zhǔn)備不充分以及與會人員的積極性不高，大多數(shù)會議弊大于利。若是事先準(zhǔn)備充分，會議效果可能會得到最優(yōu)化。但是，數(shù)字工具會使合作變得更加容易便捷，這種效果在過去只能通過開會來達到。

4.數(shù)字辦公和實體辦公的融合：當(dāng)今職場的辦公環(huán)境往往融合了傳統(tǒng)的辦公室格局和新型的數(shù)字化交互準(zhǔn)則，這個組合甚是奇怪。當(dāng)你需要找某個同事時，你會走到他的辦公桌前，還是給他發(fā)送即時消息呢？引進更好的數(shù)字辦公區(qū)之后，這個模糊性就可以得到消除。

數(shù)字化的優(yōu)勢

現(xiàn)在讓我們來看，在先進技術(shù)的幫助之下，數(shù)字工作區(qū)將如何改進上述這些不足，進而創(chuàng)造一個更加高產(chǎn)和協(xié)作的工作環(huán)境：

1.更多靈活性：有充分的證據(jù)表明，工作的靈活性越強，你的團隊的生產(chǎn)力水平就越高，而數(shù)字化環(huán)境則提供了這樣的靈活性。員工大可在他感覺最有效率的時段上崗工作，根據(jù)自己的意愿與人交流互動（感謝新的溝通系統(tǒng)，延遲回復(fù)成為了可能），也可以在自我感覺最恰當(dāng)?shù)臅r候處理手頭的事務(wù)。

2.更多溝通渠道：相對于物理辦公場所而言，數(shù)字環(huán)境提供了更多種溝通選項。電話、短信和郵件只是入門級的選擇，像Slack和Basecamp這樣的團隊協(xié)同溝通軟件日益受到追捧，類似的媒介平臺幾乎可以滿足任何溝通需要。

3.更有效的問責(zé)制度：由于大多數(shù)的數(shù)字交互過程都以某種方式得到記錄（現(xiàn)代項目管理系統(tǒng)的設(shè)計就是為了跟蹤進度和交互流程），因此在數(shù)字化環(huán)境下，問責(zé)制度的水平更高。這樣一來，員工的參與度將會提高，同時他們的壓力會變小。

4.更實際的即時分享：在開會時分享項目是很難的，你通常得借助于白板，或者一起討論一些在會后才做的事情。有了今天的先進工具，你就可以用谷歌文檔、Box網(wǎng)盤同步軟件和Dropbox等網(wǎng)絡(luò)文件同步工具來即時同步和分享文件，以達到工作上的協(xié)同合作效應(yīng)。

數(shù)字化工作區(qū)的終極障礙

遺憾的是，現(xiàn)如今數(shù)字化工作區(qū)在技術(shù)層面仍然存在著局限。在數(shù)字化工作區(qū)當(dāng)之無愧地成為最佳選擇之前，我們有必要注意幾個棘手的問題。不過我認為，在解決了這些主要難題之后，我們終將到達希望的彼岸。

1.缺乏面對面交流：從很多方面來看，當(dāng)面溝通這種手段仍然頗具優(yōu)勢，數(shù)字化環(huán)境至今不得不努力克服這個天然缺陷。還好視頻聊天是一個不錯的開端，而且虛擬現(xiàn)實技術(shù)也許會在不久的未來達到我們關(guān)于人際溝通的新標(biāo)準(zhǔn)。

2.無地標(biāo)性建筑：你的公司將會失去辦公樓這一物理表征——不過這本就有些浮于表面，況且對于團隊建設(shè)來說如同九牛一毛。只要你有辦法讓你的員工對公司有認同感，團隊的士氣就能得以保存。

3.準(zhǔn)則模糊：由于數(shù)字化溝通相對來說還是新鮮事，關(guān)于什么是“正常的”以及什么合乎禮節(jié)仍然存在難以消除的模糊性。溝通時，應(yīng)該使用什么媒介或要達到什么標(biāo)準(zhǔn)并不總是明確的。隨著時間的流逝，這個問題將會慢慢得到解決。

也許最大的障礙在于如何使專業(yè)領(lǐng)域的每個成員（尤其是年長的一代）接受數(shù)字化工作區(qū)的理念。由于部分人對改變的抗拒，可能還需要幾十年我們才能完全轉(zhuǎn)變到一個純數(shù)字化的辦公環(huán)境。

未來我們將去往何處？

迄今為止，我們已經(jīng)考察了現(xiàn)代化辦公環(huán)境在促成合作時存在的劣勢、數(shù)字化工作區(qū)作為替代品所能帶來的好處，以及數(shù)字化工作環(huán)境還需克服的一些障礙。這些問題尚未得到解決，但是未來專業(yè)合作勢必在數(shù)字化環(huán)境中才能最大程度地得到成功。這也許使你興奮不已，也許使你憂心忡忡，但無論如何，如果你想要跟上時代的步伐，你就得為此做好準(zhǔn)備。

原文標(biāo)題：The Future of Digital Workspaces Means More Meaningful Collaboration