文檔信息資源建設為社會服務的策略

王黽

（黑龍江省肇源社區(qū)管委會，黑龍江肇源166500）

文檔信息資源建設為社會服務的策略

王黽

（黑龍江省肇源社區(qū)管委會，黑龍江肇源166500）

從我國以往文檔信息資源建設的總體情況來看，僅注重政府部門文檔信息資源的建設和服務。隨著社會的變革，特別是政府職能的轉變，必須轉變思維方式，采取切實可行的策略，使檔案信息資源的建設逐步滿足社會公眾的民生需求，保證文檔信息資源的建設有利于實現社會公眾的民生服務目標。

檔案；文檔；信息資源建設；服務

隨著社會的變革，特別是政府職能的轉變，檔案部門對傳統(tǒng)的職能和做法進行了反思，傳統(tǒng)的檔案服務很難滿足社會公眾日益增長的文化需求。所以，必須轉變思維方式，采取切實可行的策略，使檔案信息資源的建設逐步滿足社會公眾的民生需求，保證文檔信息資源的建設有利于實現社會公眾的民生服務目標。

1　社會公眾檔案需求的幾種構成分析

在以往的文檔信息資源建設實踐中，雖然一些同志也意識到這個問題的重要性，并且也進行了一些相關的研究，但是缺乏系統(tǒng)性和全局性的整體構想和策略，出現“微觀性的需求研究得多，宏觀性的、穩(wěn)定性的需求研究得少”的情況。社會公眾的需求究竟是由哪些基本層面構成的？根據最新的研究成果，結合檔案用戶的需求特點，歸納為如下幾個方面。

1.1維護自身生存與權益的信息需求

檔案管理部門應當努力承擔起這個責任，并通過有效的服務，整合相關信息資源，為社會公眾提供可以使他們能夠更好地生存和發(fā)展的相關信息。文檔信息中還包含了許多與維護社會公眾合法權益有關的“信息資源”，檔案部門通過有效服務，才能使社會公眾的民主權益得到更好的維護。檔案部門在進行文檔信息資源的建設過程中，絕對不能急功近利，只追求目前用戶需求的滿足，而缺乏長遠的資源建設策略。那種僅把一個時期或一個時代的人們的信息需求作為文檔信息資源建設“終極目的”的思維，必須予以破除。

1.2維護自身歸屬感的信息需求

在文檔信息服務實踐中，經常會發(fā)現多數組織成員即便離開了其原來服務的組織，也會關心其原來所在組織的過去與現在的信息。這是因為，人生活在這個社會中，是一定“社會關系的總和”，檔案部門在進行文檔信息資源建設過程中，應當充分考慮社會公眾的這種維護自身歸屬感的信息需求，并通過一定的服務來滿足他們的這種需求。

1.3休閑娛樂、補充知識的信息需求

應當努力改變“平面化”的信息資源建設模式，在多樣化、立體化方面下功夫。檔案信息服務要在滿足用戶的政策性、工作任務性的信息需求服務的前提下，主動把整合后的信息提供給社會公眾利用，做好“文化下移”工作，使檔案信息服務走出傳統(tǒng)的“藩籬”，擴大服務的廣度和深度。檔案管理部門積極開展其他形式的信息加工和開發(fā)工作，如編輯出版小說、劇本，為報刊提供稿件，為電臺、電視臺、信息網站提供系統(tǒng)的專題或為教學提供案例，為科研人員提供有關課題的現狀研究材料，等等。

2　檔案部門進行文檔信息資源建設的策略

針對文檔信息用戶信息需求的多樣性和變化性特征，檔案部門在文檔信息資源的建設方面應當考慮采用以下幾個方面的應對策略。

2.1文檔從行政文化到社會大眾文化

文檔信息資源的建設不能停留在對政府機構形成的文件和檔案的保存方面，而應當拓展收集渠道，注重對各種社會原生信息資源的管理和利用，使文檔信息資源真正成為社會記憶，而不僅僅是“行政機構”活動的記憶。人類社會的歷史是由社會中的不同階層的人們共同創(chuàng)造的，而不是某個階層的專利。所以，我們所留存的社會歷史記錄也應當客觀反映社會各個階層社會實踐活動情況。檔案作為人類社會的文化現象，應當能夠記錄和反映人類在物質文明和精神文明創(chuàng)造和建設中所取得的成果。那種只注意保存官方組織的文檔信息資源，忽視“民文化”方面的文檔信息資源建設的思想和行為，應當予以改變。這種文檔信息資源的建設策略，目前已經在一些檔案部門得到了應用。這些檔案部門也因為收集和積累了大量的“社會歷史記錄”，而受到越來越多社會公眾的認可和支持。從某種意義上說，這種實踐的存在和發(fā)展，可以使檔案文化擺脫其“神秘”的色彩，并成為一種社會普通公眾都能理解和利用的信息資源。檔案文化下移是一種歷史發(fā)展的必然趨勢。重視建設反映社會生活的整體存在和發(fā)展變化狀況的文檔信息資源建設策略，才是可行的。

2.2文檔從“紙文化”到“多種媒體文化”

從文檔信息資源的建設歷史來看，文檔資源建設所依附的載體已經出現了較大變化。以紙文化為主向多種媒體文化并存轉變，已經成為文檔信息資源建設的必然趨勢。在以往的文檔信息資源的建設中，強調“紙文化”為主體，隨著計算機網絡信息存儲技術的發(fā)展，高密度、高效存取的新介質得到應用和發(fā)展，不能一味強調以什么載體或介質為主的問題，應當以耐久、方便存取、環(huán)保的介質為主。我們也不能把文檔信息資源的建設僅僅放在“文字信息記錄”方面，而應當把“聲音信息記錄”、“圖像信息記錄”、“電子數碼信息記錄”及“多媒體信息記錄”等，都同級制文檔一起列入文檔信息資源建設中

2.3文檔從“接收歸檔”到主動采集

以往的文檔信息資源建設，通常都是通過“接收歸檔”這一個主渠道來實現的。一些城市的檔案館把當地政府網站上發(fā)布的信息定期保存在自己的“數據倉庫”中，并通過“數據挖掘”，把相關的信息資源產品化，提供給政府部門和新聞機構及關心歷史信息的社會公眾，起到了良好的社會作用。因此，文檔信息資源的建設既要重視文件與檔案等“實體資源”的收集，也應當注意網絡“虛擬信息資源”的采集和留存。

2.4從“各自為戰(zhàn)”到集成管理

從我國文檔信息資源的建設趨勢來看，由“各自為戰(zhàn)”到集成管理是必然的策略選擇。在電子政務和電子商務的推動下，政府機構和其他社會組織的機構設置日趨扁平化，也為文檔信息資源的集約化、高效化管理創(chuàng)造了必要的條件。誠然，任何一種集成管理都是建立在一定的制度和規(guī)范基礎之上的，在文檔信息資源的集成管理策略的實施過程中，還必須注意建立和健全相關的制度和規(guī)范，少走彎路。

［1］趙屹.數字時代的文件與檔案管理［M］.上海：上海世界圖書出版公司，2013.

［2］王英瑋.知識經濟時代檔案部門的生存與發(fā)展策略［M］.北京：中國人民大學出版社，2011.

［3］傅榮校.檔案管理現代化［M］.杭州：浙江大學出版社，2002.

［4］肖希明.數字信息資源建設與服務研究［M］.武漢：武漢大學出版社，2008.

Strategies of document information resources construction to social services

WANG Mian
（Zhaoyuan Community Management Committee，Zhaoyuan 166500，China）

The overall situation of the past document information resources construction of our country shows that it only puts focus on the work of government sectors.With the reform of the society，especially the transformation of government functions，we should take practical strategy to make the construction of archival information resources gradually meet people's needs，so as to ensure the construction of document information resources conducive to public services.

Archives；Document；Information resource development；Service

王黽（1980-），男，黑龍江肇源人，從事社區(qū)文件與檔案管理工作。

G250

B

1674-8646（2016）14-0130-02

2016-05-19