事業(yè)單位檔案管理中存在的弊端及解決措施

史大貴

（黑龍江省蘿北縣引進(jìn)人才管理中心，黑龍江 蘿北 154200）

事業(yè)單位檔案管理中存在的弊端及解決措施

史大貴

（黑龍江省蘿北縣引進(jìn)人才管理中心，黑龍江 蘿北 154200）

檔案是在社會活動中直接形成的，其能夠?qū)υ疾牧线M(jìn)行客觀、真實的記錄。因此，對事業(yè)單位而言，檔案儼然已經(jīng)成為促進(jìn)事業(yè)單位可持續(xù)發(fā)展的一手參考資料。結(jié)合多年從事事業(yè)單位檔案管理工作的實踐經(jīng)驗，對事業(yè)單位檔案管理工作中存在的弊端進(jìn)行探討，提出相應(yīng)的解決措施，以供參考。

事業(yè)單位；檔案管理；弊端；解決措施

事業(yè)單位檔案管理是事業(yè)單位管理中最為基礎(chǔ)、最為重要、最為集中的資料管理環(huán)節(jié)，其不僅真實地記錄著事業(yè)單位的社會活動，更是成為了事業(yè)單位預(yù)算、決策的第一手參考資料。因此，完善的事業(yè)單位檔案管理制度能夠促進(jìn)事業(yè)單位的全面發(fā)展，做好事業(yè)單位的檔案管理工作也就間接確保了事業(yè)單位各項活動的高效運(yùn)行。然而，目前許多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)并沒有投入更多的精力在檔案管理工作上，也就導(dǎo)致了事業(yè)單位檔案管理工作問題層出不窮，如何解決這一問題儼然成為了當(dāng)前事業(yè)單位的重要課題。筆者對事業(yè)單位檔案管理工作中存在的弊端及其解決措施展開粗淺的探討，以期為進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理水平做有益的參考。

1 當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理工作存在的弊端

1.1 對事業(yè)單位檔案管理工作缺乏足夠的重視

目前，部分事業(yè)單位的檔案管理部門工作條件較為簡陋，且檔案保管工作十分不規(guī)范，甚至在檔案管理工作上并沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，也就無法真正在事業(yè)單位中發(fā)揮出檔案管理的最大價值。造成這一原因的關(guān)鍵是事業(yè)單位的部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理工作的重要性認(rèn)識不清，認(rèn)為只要將重要的檔案資料輸入到電腦中保存好就萬無一失了，而將精力主要放在了業(yè)務(wù)的拓展、經(jīng)濟(jì)利益的追求之上。對待檔案資料的整理、收集、歸檔、保存等工作，則是應(yīng)付了事。實際上，不健全的檔案管理工作不僅會阻礙事業(yè)單位的健康、穩(wěn)定發(fā)展，更會嚴(yán)重延誤事業(yè)單位的發(fā)展，給事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展帶來致命的損害。

1.2 事業(yè)單位的檔案管理工作人員素質(zhì)有待提高

檔案管理工作作為一項復(fù)雜的系統(tǒng)化工程，其工作內(nèi)容幾乎涵蓋了事業(yè)單位各個部門的信息資源平臺。因此，檔案管理工作的每一個項目建設(shè)都離不開檔案管理工作人員的耐心規(guī)劃與細(xì)心操作。可以說任何一個原始數(shù)據(jù)上的錯誤，任何一份資源文件的流失與泄密，都有可能給事業(yè)單位帶來不同程度的經(jīng)濟(jì)損失。通過分析我們可以發(fā)現(xiàn)，目前仍有部分事業(yè)單位的檔案管理人員是從其他部門借用過來的或是兼職從事檔案管理工作的，而這些檔案管理人員沒有經(jīng)過系統(tǒng)的檔案管理知識培訓(xùn)，對檔案管理業(yè)務(wù)不夠熟悉，不懂得檔案管理流程，檔案管理能力極為有限，也就造成了檔案管理工作的局限性，也就無法做好檔案資料的全面、及時收集工作，導(dǎo)致事業(yè)單位檔案管理工作停滯不前。

1.3 事業(yè)單位的檔案管理人員缺乏創(chuàng)新意識

現(xiàn)如今，許多事業(yè)單位的檔案管理人員在從事檔案管理工作時，往往處于被動狀態(tài)，也就是說當(dāng)部門有調(diào)動檔案需求的時候，檔案管理人員才會對檔案進(jìn)行必要的收集、整理、傳遞，在實際工作中缺乏活力，也就導(dǎo)致許多先進(jìn)的檔案管理技術(shù)無法得以貫徹應(yīng)用。檔案管理工作還僅僅停留在對檔案資料內(nèi)容單純的輸入、輸出上，甚至部分事業(yè)單位還采用紙質(zhì)文件進(jìn)行檔案資料的記錄，而紙質(zhì)檔案文件存在著極大的缺陷，不僅在保存上要求較高，還極易受到天氣環(huán)境的影響，更無法實現(xiàn)檔案資料的在線查閱與遠(yuǎn)程共享，這種傳統(tǒng)的檔案記錄模式也給檔案管理工作人員的創(chuàng)新帶來了極大的阻礙。

2 解決事業(yè)單位檔案管理存在弊端的具體措施

2.1 為事業(yè)單位的檔案管理工作構(gòu)建完善的管理機(jī)制

任何一個事業(yè)單位如若缺乏了完善的檔案管理機(jī)制，那么檔案管理機(jī)構(gòu)勢必?zé)o法有效落實各項檔案管理工作，無法促進(jìn)各項檔案管理工作的有序進(jìn)行。如果缺乏檔案管理機(jī)制的約束，檔案管理工作人員更無法明確權(quán)責(zé)。因此，要想做好檔案管理工作，就應(yīng)結(jié)合事業(yè)單位的發(fā)展需求，不斷創(chuàng)新、完善事業(yè)單位檔案管理工作，解決檔案管理工作中存在的問題，為事業(yè)單位的檔案管理工作構(gòu)建一個完善的檔案管理機(jī)制，不斷完善檔案管理工作，從而實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的科學(xué)、有序、規(guī)范開展。

2.2 進(jìn)一步提高事業(yè)單位檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)

在日常工作管理中，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該做好對現(xiàn)任檔案管理工作人員的技能培訓(xùn)工作，測試其檔案專業(yè)技能水平，這么做的目的一方面是為了進(jìn)一步提高檔案管理工作人員自身的業(yè)務(wù)處理能力，另一方面也是為了進(jìn)一步提高檔案管理的實際工作質(zhì)量。因此，事業(yè)單位領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)定期進(jìn)行考核評價，給予檔案管理工作人員一定的獎勵與提升空間，從而讓每一名檔案管理工作人員都能自發(fā)地投入到檔案管理知識學(xué)習(xí)中，提高自身技能水平。除此之外，還應(yīng)采取對外招聘的形式，不斷引入高端檔案管理技術(shù)人才，嚴(yán)格做好引進(jìn)人才的專業(yè)檔案管理知識、檔案管理技巧、心理素質(zhì)等的測試工作，并做好日后潛力的拓展，打造一支高素質(zhì)、高技能的檔案管理隊伍，從而促進(jìn)事業(yè)單位各項活動的可持續(xù)發(fā)展。

2.3 做好事業(yè)單位檔案管理工作的信息化建設(shè)

隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷發(fā)展，越來越多的先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)信息化技術(shù)被引入到事業(yè)單位檔案管理工作中，然而，網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的引入同樣也帶來了無盡的安全隱患。因此，提升事業(yè)單位檔案管理信息化的保密程序尤為重要。首先，事業(yè)單位應(yīng)該引入專門的安全保障軟件，以防范來自網(wǎng)絡(luò)的病毒風(fēng)險。其次，事業(yè)單位應(yīng)該設(shè)置專門的檔案管理人員，負(fù)責(zé)檔案的看管，禁止人員隨意入內(nèi)，隨意翻閱檔案。最后，在檔案室的周圍應(yīng)該配備高清攝像頭及相應(yīng)的安保裝置，如有條件，還可以進(jìn)行指紋印證識別，從而提高檔案室的保密性。

3 結(jié)語

筆者就如何做好事業(yè)單位檔案管理工作進(jìn)行了探討，提出了相應(yīng)的解決措施，希望能夠提供有益的參考建議與全新的工作思路，使檔案工作人員不斷提高自身的檔案管理水平，通過事業(yè)單位檔案管理工作以推動事業(yè)單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展。

［1］ 楊敏華.事業(yè)單位檔案管理中存在的弊端及解決措施［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2013，（12）：120-121.

［2］ 張妍.探究事業(yè)單位檔案管理中存在的弊端及解決措施［J］.現(xiàn)代國企研究，2016，（01）：72-73.

［3］ 蘇紅.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)存在的問題與解決措施［J］.理論觀察，2014，（05）：86-87.

［4］ 李丹石.事業(yè)單位檔案管理中的弊端與對策分析［J］.參花（下），2014，（11）：106-107.

［5］ 彭彩虹.淺談事業(yè)單位檔案管理工作中存在的突出問題與解決措施［J］.辦公室業(yè)務(wù)，2012，（07）：61-62.

Malpractice of public institution file management and its solutions

SHI Da-gui
（Talent Introduction Management Center ofLuobei County，Heilongjiang Province，Luobei 154200，China）

The file is formed directly in social activities，which can have an objective and true record of the rawmaterials.Therefore，archives have become primary references promoting sustainable development of public institutions.Combined with years of practical experience of public institutions archives management，the malpractice of public institutions archives management were discussed，and correspondingsolutions were proposed for reference.

Public institution；File management；Malpractice；Countermeasures

G271

A

1674-8646（2016）16-0114-02

2016-07-01