事業(yè)單位檔案管理的重要性與新思路

王曉紅

（吉林省四平市特種設(shè)備檢驗(yàn)中心，吉林 四平 136500）

事業(yè)單位檔案管理的重要性與新思路

王曉紅

（吉林省四平市特種設(shè)備檢驗(yàn)中心，吉林 四平 136500）

在闡述事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)和重要性，對(duì)檔案管理的新思路、新理念進(jìn)行描述，以期對(duì)今后事業(yè)單位檔案管理工作有一定幫助。

事業(yè)單位；檔案管理；重要性；新思路

在實(shí)際的工作當(dāng)中，人事檔案的主要作用是用于考察單位相關(guān)人員的工作狀況，對(duì)單位在職人員的人事調(diào)動(dòng)、就學(xué)深造等進(jìn)行相關(guān)的記錄，為日后崗位派遣提供合理的依據(jù)和支撐。加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理具有十分重大的意義，提高事業(yè)單位檔案管理的科學(xué)性和規(guī)范性的需求日益迫切。

1 事業(yè)單位人事檔案管理的特點(diǎn)分析

1.1 事業(yè)單位人事檔案的現(xiàn)實(shí)性特點(diǎn)

事業(yè)單位的人事檔案中詳細(xì)而全面地記錄了職工的各類資料，主要包括工作經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、深造經(jīng)歷、入團(tuán)入黨的檔案經(jīng)歷、個(gè)人的獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰經(jīng)歷。對(duì)于事業(yè)單位來說，全面掌握職工詳細(xì)資料具有十分重要的意義，只有詳細(xì)掌握各種資料，單位在進(jìn)行崗位選聘和人才選舉時(shí)將有詳細(xì)的資料進(jìn)行參考。從這個(gè)層面上來說，現(xiàn)實(shí)性是事業(yè)單位人事檔案最主要的特點(diǎn)之一。

1.2 事業(yè)單位人事檔案的真實(shí)性特點(diǎn)

一般來說，人事檔案中記錄的個(gè)人各個(gè)方面的資料都是準(zhǔn)確無誤的。人事檔案中的資料都是按照個(gè)人真實(shí)的狀況進(jìn)行記錄的，所有的信息都是經(jīng)過一定的核實(shí)確保無誤的。同時(shí)，人事檔案中所記錄的內(nèi)容也會(huì)根據(jù)個(gè)人的經(jīng)歷而進(jìn)行修改和增加，故而人事檔案能夠全面而詳細(xì)地對(duì)職工的綜合表現(xiàn)進(jìn)行記錄，真實(shí)地反映出職工各個(gè)階段的工作經(jīng)歷和性格特點(diǎn)。

1.3 事業(yè)單位人事檔案的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)

事業(yè)單位人事檔案對(duì)在職人員全部的重要信息都會(huì)進(jìn)行一定的收錄，簡要記錄職工的生平經(jīng)歷。因此，人事檔案必須根據(jù)職工自身的工作經(jīng)歷而進(jìn)行不斷地更新發(fā)展，這樣才能夠保障檔案的真實(shí)可靠，故而事業(yè)單位人事檔案具有動(dòng)態(tài)性的特點(diǎn)。事業(yè)單位人事檔案應(yīng)當(dāng)隨著職工本身經(jīng)歷的發(fā)展而進(jìn)行發(fā)展和補(bǔ)充，也就是對(duì)職工成長的大致記錄。事業(yè)單位人事檔案的動(dòng)態(tài)性特點(diǎn)在一定程度上保障了其全面性，有效提升了人事檔案對(duì)于記錄職工工作經(jīng)歷的準(zhǔn)確性。

2 事業(yè)單位人事檔案管理的重要性闡述

2.1 事業(yè)單位進(jìn)行人事管理的主要參考

長久以來，在我國事業(yè)單位任免機(jī)制中，人事調(diào)動(dòng)和任免都應(yīng)當(dāng)充分考察個(gè)人的工作經(jīng)歷，對(duì)當(dāng)事人的性格特點(diǎn)、能力、才華進(jìn)行全方位的考核。而這些內(nèi)容除了從實(shí)際的工作生活中進(jìn)行考察之外，職工的人事檔案資料也是重要的參考，只有將二者充分結(jié)合起來，才能夠真正做到任人唯賢、任人唯德。以此，在對(duì)單位職工進(jìn)行全面的認(rèn)識(shí)考核時(shí)，應(yīng)當(dāng)充分結(jié)合人事檔案。

2.2 事業(yè)單位進(jìn)行個(gè)人評(píng)價(jià)、人事考核和任免的信息基礎(chǔ)

當(dāng)前，我國事業(yè)單位大多擁有比較完整全面的考核機(jī)制，考核的結(jié)果同職工的直接利益有著十分密切的聯(lián)系。人事檔案中有事業(yè)單位職工個(gè)人經(jīng)歷和工作經(jīng)歷的忠實(shí)記錄，故而當(dāng)事業(yè)單位在對(duì)員工進(jìn)行個(gè)人評(píng)價(jià)和人事考核任免時(shí)，應(yīng)當(dāng)綜合考察員工的人事檔案，充分發(fā)揮人事檔案的信息基礎(chǔ)作用。

2.3 上級(jí)組織對(duì)職工進(jìn)行考察的重要?dú)v史資料

人事檔案會(huì)依據(jù)個(gè)人的工作經(jīng)歷和深造情況來不斷進(jìn)行更新，因此，具備了動(dòng)態(tài)性的特征，正是由于人事檔案的動(dòng)態(tài)性特征，其保存了職工在各個(gè)時(shí)期、各個(gè)階段的工作經(jīng)歷和工作表現(xiàn)。因此，在上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)職工進(jìn)行考核時(shí)，人事檔案能夠發(fā)揮很大的作用，為考察職工的各項(xiàng)工作表現(xiàn)提供重要的參考意見。同時(shí)，由于人事檔案具有時(shí)間上的跨越性，故而能夠保存完整的職工表現(xiàn)資料，方便組織從各個(gè)方面對(duì)該職工進(jìn)行考察。

3 事業(yè)單位人事檔案管理的新思路

運(yùn)用先進(jìn)的管理理念和科學(xué)的管理方法，指派專門的管理人員對(duì)單位的人事檔案進(jìn)行管理。在實(shí)際的管理工作中，事業(yè)單位應(yīng)當(dāng)思考新思路、新方法，以實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案更加科學(xué)合理的管理。

3.1 構(gòu)建穩(wěn)定的檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)信息化的檔案管理模式

計(jì)算機(jī)信息化已經(jīng)運(yùn)用到了生活的方方面面，在很大程度上改變了我們已有的生產(chǎn)生活習(xí)慣，為人類生活帶來更多的方便。在這種大背景之下，事業(yè)單位進(jìn)行檔案管理也應(yīng)當(dāng)運(yùn)用信息化管理技術(shù)，利用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，建立一個(gè)完善的信息分類模式和檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的科學(xué)的、高效的管理，全面提高事業(yè)單位在檔案管理方面的工作效率。

3.2 加速構(gòu)建全國性的檔案信息共享系統(tǒng)，加強(qiáng)檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)

從全局角度來講，檔案信息的管理不應(yīng)僅僅是局部的，而應(yīng)當(dāng)是全面的。事業(yè)單位應(yīng)逐步建立起完善的檔案信息管理數(shù)據(jù)庫，為實(shí)現(xiàn)全國范圍內(nèi)的檔案資源共享打下良好的基礎(chǔ)、建立優(yōu)越的技術(shù)支撐。事業(yè)單位在對(duì)自身職工的人事檔案進(jìn)行管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)與其他的檔案信息管理平臺(tái)建立一定的聯(lián)系，將自身的檔案信息納入國家資源網(wǎng)，使得單位的人事檔案管理工作能夠更好地為人民提供服務(wù)。

4 結(jié)語

為了實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、規(guī)范化的檔案管理工作，事業(yè)單位首先要對(duì)檔案管理工作的重要性有全面的認(rèn)識(shí)，切實(shí)提高自身對(duì)檔案管理的重視程度。此外，為了達(dá)到科學(xué)管理的效果，事業(yè)單位應(yīng)著力建立起電子信息化的檔案管理模式，利用計(jì)算機(jī)處理數(shù)據(jù)的高效性來為檔案管理工作提供幫助。同時(shí)，應(yīng)當(dāng)設(shè)立專門的檔案管理崗位，并在日后的工作中逐步提高管理者的專業(yè)素養(yǎng)和管理效率，最終實(shí)現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化和科學(xué)化。

［1］ 孫偉.淺析事業(yè)單位人事檔案管理特征與作用［J］.黑龍江史志，2014，（05）：2669-2670.

The importance of public institutions file management and new ideas

WANG Xiao-hong
（Siping Special Equipment Inspection Center ofJilin Province，Siping 136500，China）

Expounding the characteristics and importance of public institutions file management，makes some help to new ideas and newconcept of file management were described，hoping tomake some help tothe future management of archives.Key words:Public institutions；File management；Importance；Newideas

G275.3

A

1674-8646（2016）16-0120-02

2016-07-01

王曉紅（1968-），女，吉林四平人，學(xué)士，政工師，中級(jí)館員，從事檔案管理研究。