醫院辦公室工作特點與文秘人員素質分析

儲慧明

摘 要：辦公室作為一個單位的重要職能部門，在協調單位內部工作、優化企業工作流程、提高整體工作效率方面都發揮著重要的作用，醫院辦公室工作也是如此，這就給辦公室文秘工作人員提出了較高的要求。本文首先分析了醫院辦公室工作特點，然后對醫院辦公室文秘人員的素質要求進行了探討。

關鍵詞：醫院辦公室；工作特點；文秘人員素質

隨著改革開放的不斷深入以及現代企業、單位改革的不斷推進，使得辦公室文秘工作的難度越來越高，對文秘工作人員的素質要求也越來越高。面對新的社會發展形勢，醫院辦公室工作也出現了一些新的特點，辦公室文秘人員要滿足一定的素質要求才能更好的適應醫院復雜的辦公室工作，提升新體制下的醫院辦公室整體工作效率，保證文秘人員能夠作為醫院辦公室工作的重要輔助力量，充分發揮其作用，高質量、高標準的做好本職工作。這也是新時期醫院管理者和辦公室文秘人員改進工作現狀、提升工作效率的要考慮的關鍵問題。

1 醫院辦公室工作特點

辦公室作為醫院的綜合智能型部門，是整個醫院行政管理工作的樞紐，對于協調各部門工作、部門之間以及上下級之間的信息傳遞和溝通等方面都發揮著重要的作用。醫院辦公室工作具有其獨特的特點，需要辦公室文秘人員充分了解之后才能真正做好文秘工作。醫院辦公室工作具備以下一些特點：

第一，服務對象廣泛。辦公室是醫院的綜合行政職能部門，既要做好各科室、各部門基本的協調管理工作，又要為做好患者做好社會公共關系的協調處理工作，服務對象相對廣泛，工作難度大。

第二，以服務患者為中心。醫院的一切工作的開展都是以患者為中心的，辦公室工作更是如此。雖然辦公室工作不直接面向患者，但是它的服務職能是通過輔助醫院各部門、各科室工作的開展來實現的，在整個醫院現代化管理和運行的過程中發揮著重要的輔助和協調作用。因此醫院辦公室以服務患者為中心的這一職能特點不能被弱化。

第三，職能廣泛。醫院辦公室是一個綜合性的職能部門，承擔著醫院協調內外、聯系左右、上傳下達的重大責任，是醫院各個部門、科室順利開展各項工作的重要保障，具有非常廣泛的職能。比如辦公室工作要能夠為領導的決策提供必要的信息支持；要參與制定醫院整體的規劃工作，制定醫院經營管理工作的相關制度規范；還要作為醫院的形象窗口完成接待信訪工作等，這些都體現出醫院辦公室工作職能的廣泛化，因此對文秘人員的綜合素質也提出了較高的要求。

2 醫院辦公室工作對文秘人員的素質要求

2.1 要具備良好的職業道德素養

職業道德素養是一個工作人員具備的基本素質。對于醫院辦公室文秘人員來說，良好的職業道德素養主要表現在，第一，要具備愛崗敬業、甘于奉獻的精神，文秘工作本身就是一項繁瑣復雜的工作，需要文秘人員具備高度的責任感和事業心，要踏實肯干，對待工作嚴謹細致，在工作過程中要敢于自省自勵，不斷提高自己。第二，要具較高的服務意識，如前文所述，醫院辦公室工作是以服務患者為中心的，因此辦公室文秘人員也要具備基本的服務意識，幫助醫院樹立良好的形象，明確自身工作的目標和努力的方向，按要求盡心盡力的做好辦公室文秘工作。第三，文秘人員還要具備較強的心理素質，面對緊張、高壓的工作狀態要學會調整自己，在工作當中保持一個健康良好的工作狀態，找準自己的定位，不將個人情緒帶到工作當中，以積極樂觀的心態對待工作。

2.2 要具備較高的專業素養

要做好醫院辦公室文秘工作，文秘人員必須要具備較高的專業素養才能勝任復雜的辦公室工作。首先，文秘人員要具備較高的科學知識水平，比如語言文字的應用水平，文秘工作是醫院辦公室協調各部門、各科室的樞紐，因此需要文秘人員能夠熟練的運用語言文字來完成溝通、協調、上傳下達等工作任務，要善于閱讀、傾聽和正確理解他人的發言，并簡明精煉進行復述，保障信息傳達的準確性和暢通性。其次，文秘人員還要具備較強的觀察、分析和判斷能力，這是因為醫院辦公室工作除了基本的工作任務之外，還可能需要文秘人員處理一些突發性的事件，這就要求文秘人員具備較強的大局意識和分析判斷能力，用自身的專業素養高效的解決問題，維護醫院的利益。

2.3 要具備較強的溝通協調能力

辦公室作為醫院的樞紐部門，是聯系醫院各部門、醫院與上下級單位、醫院領導和群眾的橋梁，這就要求醫院辦公室文秘人員必須具備較強的溝通協調能力，才能保證信息暢通，統攬全局。溝通協調能力表現在：首先，文秘人員要學會主動的接受留心各方的信息，并能夠根據具體的工作需要對信息進行分類整理，以備不時之需。其次，文秘人員要能夠從領導的發言中高效的領悟到其內涵并簡明清晰的傳達給下級信息接收者，從而保障醫院內部的政令暢通。另外，醫院文秘人員還要具備較強的語言溝通和表達能力，既能準確全面的向下級傳達領導的指令，又能客觀準確的向領導反映下級存在的問題，還要能夠協調處理好醫患以及醫院內外部溝通工作，從而為醫院各項工作的順利開展提供保障。

2.4 要具備良好的信息素養

以互聯網、計算機為代表的現代科學技術的不斷發展，促進了信息時代的到來，各行各業都開始朝著信息化的方向發展，這就給醫院辦公室工作帶來了壓力和挑戰，也給辦公室文秘人員提出了更高的要求，文秘人員必須要具備良好的信息素養才能夠更好的勝任醫院的信息化辦公。良好的信息素養表現在文秘人員要能夠熟練運用現代技術手段，通過多種渠道搜集辦公室工作需要的各類信息，隨時為領導提供必要的信息支持。醫院辦公室文秘人員還要不斷加強現代科技知識的學習，提高現代化辦公手段的應用能力，能夠運用新知識、新觀念幫助辦公室領導出謀劃策，提高醫院管理工作的整體水平。

3 小結

綜上，應用辦公室作為一個綜合性的職能部門，對文秘人員的素質要求較高，除了必要的職業道德素養和較高的專業素養之外，辦公室文秘人員還要具備較強的溝通協調能力以及良好的信息素養，才能更好的勝任新時期醫院的辦公室工作，為醫院各項工作的正常開展服務。

參考文獻：

[1]王映璇，申玫鑫.淺析醫院辦公室文秘人員的信息素養[J].中國繼續醫學教育，2014，02：118-120.

[2]于露露.淺談醫院辦公室的工作特點及工作人員應具備的素質[J].中國傷殘醫學，2011，01：111.

[3]李紅霞.淺談新形勢下醫院辦公室行政綜合秘書的能力素質培養[J].經營管理者，2011，19：169.