計算機多媒體技術在檔案管理中的應用

信陽職業技術學院 甘露 熊本真

計算機多媒體技術在檔案管理中的應用

信陽職業技術學院 甘露 熊本真

信息技術的日新月異，推動著計算機多媒體技術在檔案管理工作中的普及。將計算機多媒體技術引進到檔案管理的日常應用中，不僅能提高管理檔案的效率，還開辟了檔案使用的新途徑。本文主要介紹計算機多媒體在檔案管理中的實際應用，并且分析了目前存在的實際問題，然后有針對性地提出了幾點有效運用的建議，為計算機多媒體技術與檔案管理工作的進一步結合提供一點借鑒。

多媒體技術；檔案管理；現狀；有效應用

1 計算機多媒體技術概述

計算機多媒體技術（ComputerMultimediaTechnology）是指使用計算機綜合處理多種媒體信息，包括文本、圖形、圖像、音頻和視頻等，使多種信息建立邏輯連接，組成一個可以交互的系統網絡。媒體是核心，計算機對表示媒體信息加工處理，使用表示輸出設備將表示媒體信息還原為人們可以讀懂的感官信息。將信息抽象表現的媒體稱之為表示媒體，其種類和實例如表1所示。

表1 表示媒體

計算機多媒體技術有如下特點：

(1)功能多樣性。多種媒體技術能夠處理的信息包括文本、圖形、圖像、音頻和視頻等。

(2)信息集成性。能將不同的媒體信息有機地組合在一起,形成一個完整的整體并與這些媒體相關的設備集成。

(3)媒體交互性。用戶通過對各種媒體加工、處理過程的介入，從而達到各種媒體信息的有效控制。

(4)實時性。多種媒體集成時，其中的音視頻信息是與時間同步的，是實時記錄的。在加工、存儲和播放它們時，必須考慮時間特性，來對存取數據的速度、解壓縮的速度以及最后播放速度進行實時處理。

（5）高品質性。以數字化方式對聲音與圖像信息進行加工處理，不僅精度高，而且質量效果好。

2 計算機多媒體技術在檔案管理中的應用

2.1 信息革命時代檔案工作的新特點

當今社會已經進入信息革命時代，信息技術高速發展，迅速改變了人們的生產和生活方式。在檔案工作中，傳統檔案信息中的紙質文件，已經滿足不了如今檔案信息發展的需求。信息革命時代，檔案信息工作出現了如下新特點：（1）種類繁多，數量巨大；（2）傳播速度快，科技含量高。

2.2 計算機多媒體技術在檔案管理中的應用

基于信息時代檔案管理工作的特點，我們將多媒體技術使用到檔案管理中去。

2.2.1 利用多媒體技術進行原始館藏檔案的數字化轉換

由于館藏檔案數量龐大，種類繁多，如何進行數字化建設這個問題一直以來困擾著檔案管理部門。要解決這個問題，最重要的就是各檔案部門必須自己要掌握檔案數字化的實現技術。各地各部門在遵照數字化技術規范的要求進行館藏數字化轉換，也就是在利用計算機多媒體技術手段來進行館藏檔案數字化。

2.2.2 利用多媒體技術解決電子檔案的大容量存儲問題

檔案數字化有兩個很重要的目的,第一個要解決的是傳統檔案的存儲問題，第二個是要提供更大范圍內的利用。傳統檔案的存儲需要占用大量庫房空間，而且也不便于查找利用，空間讓人們絞盡腦汁的同時，檔案數字化的存儲方式引起了人們的重視。將光盤、硬盤等數字化存儲設備作為載體，將電子文件、電子檔案存儲到數字化存儲設備上，并且建立電子檔案數字化存儲數據庫，有效地解決了檔案資料存放空間不足，并大大提高了檔案的利用率。與紙質檔案載體相比，光盤、硬盤等數字化存儲設備具有存儲量大、易查找使用等特點。這些經過壓縮的數字化檔案更利于網上傳輸。

2.2.3 使用計算機多媒體技術開展數字化檔案信息服務

過去，傳統的檔案信息服務一般只能用文字和圖表來展示，現在則可把檔案資料以圖形圖像、動畫、音頻、視頻的形式進行建設，實現多元一體化服務，滿足數字化環境下用戶的信息需求，并能使觀眾有身臨其境的感覺，生動有趣，效果良好。

2.2.4 修補和復原已經破損的檔案原件

計算機多媒體技術不僅可以儲存和管理檔案，還可以修復和復原已經破損的檔案原件。某些重要的歷史文獻因為時間太長已經破損，可以使用計算機多媒體技術進行存儲、修復和復原。這個過程是通過計算機模擬原件通過圖形（圖像）的編輯來完成的。

2.2.5 建設計算機多媒體技術檔案應用系統

通過對計算機多媒體技術的發掘，在檔案電子化管理環境下，多媒體技術在檔案管理應用中將形成以下系統：

（1）計算機多媒體檔案瀏覽系統。此系統能夠使用戶在異地瀏覽檔案，用戶可以自主選擇瀏覽方式，如文字、語音、視頻等，系統的人機交互能力極強。

（2）計算機多媒體聲像編輯制作系統。此系統可對需要歸檔的文件處理，形成文字、圖像、聲音檔案，檔案形成后還可進行修改、增刪等編輯處理

（3）計算機多媒體展示和信息查詢系統。此系統主要可以和用戶直接交流，具備良好的人機交換互動功能以及美觀的界面。系統演示的可以是靜態的檔案文本，也可以是動態的檔案，擁有音視頻信息。

（4）交互式遠程計算機多媒體信息服務系統。此系統以電視為載體，在電視上裝設數字信號控制器。接入互聯網后，用戶可以根據自己的喜好選擇檔案查閱。電子化管理下對用戶進行檔案文化介紹，并給用戶提供檔案信息引導。

（5）計算機多媒體教育與培訓系統。此系統可大大提高檔案的利用效果，對公民進行所需的教育培訓。使檔案教學家庭化，實現沒有圍墻的檔案電子教學。

（6）檔案電子光盤多媒體系統。電子光盤容量巨大，可以廣泛應用于檔案存儲轉移等。不僅可以存儲文字和音視頻等，還可以使存儲信息與檔案原件高度接近。

3 計算機多媒體技術在檔案管理應用中存在的問題及應對措施

3.1 硬件設備匱乏、落后

目前我國的檔案管理部門的設備數量極其有限，并且大部分老舊、技術落后。造成這種情況，一方面檔案管理部門并不能直接創造大量經濟效益，資金捉襟見肘，投入大量的先進硬件設備會占用大量資金；另一方面，在市場經濟條件下，部分領導過于注重眼前利益，因而忽視了引進先進設備的必要性，仍然以傳統思路來應對檔案管理工作，因此導致對檔案管理硬件方面的投入嚴重不足。

我們要根據自身的實際情況加大對檔案管理工作中先進硬件和軟件設備的投入，加大計算機多媒體技術在管理工作中的應用，加速對檔案信息的網絡化建設，提高電子檔案的安全性，逐漸實現計算機多媒體技術的普及。

3.2 缺乏專業技術人才

計算機檔案管理工作既需要相應的專業技術人員對檔案知識和業務比較了解，也離不開對計算機多媒體相關專業技術的掌握。但是，就我國現階段檔案管理工作而言，相應的專業技術人才比較缺乏。部分工作人員的文化素質不高，缺乏相關的專業背景，而且又無法有效掌握計算機的相關知識，然而計算機專業的人員對檔案管理工作則比較陌生，導致管理人員比較匱乏，制約了檔案管理的發展。

首先要改變管理部門領導者的觀念，讓其充分認識到新型技術的重要性。領導者要加強對工作人員的培訓，定期召開講座，派遣骨干人員參加培訓班，幫助全體工作人員不斷提高自身素質，既要包括計算機素質，也要包括專業水平。同時，要采取多種措施引進最新技術人才，為檔案管理部門注入新鮮血液。

3.3 計算機電子檔案的安全性

檔案管理中運用計算機多媒體技術，雖然為日常工作帶來了便利，在一定程度上促進了管理工作的發展，但是電子檔案的安全性卻存在著威脅。檔案管理在對信息進行整理時，大多數會通過互聯網對其進行電子存檔，形成電子檔案。然而，在存檔的過程中，就有可能會遭到病毒的攻擊，其相關數據可能會消失或者被惡意改變相關信息，制約了檔案管理工作。

這就需要我們的檔案管理人員提高警惕，處處小心，防止病毒侵入，造成檔案外泄。并對員工進行互聯網安全教育，提高員工的安全意識，必須有一定的處理計算機安全問題的能力。

4 結束語

信息資源已經成為當前世界格局的戰略資源，信息技術已經融入到生活中各個方面。計算機多媒體技術已逐步滲透到檔案管理這一領域中，但還沒有完全開發和利用，在實施過程中還會出現許多的問題和難題，我們應勇于面對技術的挑戰，積極進行對策研究，變挑戰為機遇，為發展檔案管理作出貢獻。相信在現代技術的支撐下，檔案管理將迎來質的飛躍。

[1]楊敬宏.淺談新時期計算機在檔案管理中的應用[J].科技創新與生產力，2014，（2）：32-34.

[2]譚斯文.試論多媒體技術在檔案管理中的應用[J].科技與企業，2015，（2）：6.

2016-04-12）