檔案信息化建設的研究與探討

劉偉偉

乳山市水土保持監督管理站

檔案信息化建設的研究與探討

劉偉偉

乳山市水土保持監督管理站

事業單位檔案信息化是我國信息化戰略發展的必然結果，也是我國事業單位事業與時俱進、創新發展的必然結果。本文主要通過對事業單位檔案信息化相關理論的闡述，在加深對事業單位檔案信息了解的同時，梳理我國事業單位檔案信息化建設存在的問題，從而提出解決對策。

信息化；事業單位檔案；建設研究

1、引言

事業單位檔案的建設是保證事業單位工作有序進行、高效運轉的基礎，而傳統的事業單位檔案管理方式，由于檔案數據信息的多樣性、復雜性、龐大性而使檔案的錄入、儲存等都面臨很大挑戰，很難適應時代的高速發展和迅速變化。近年，我國提出信息化發展戰略，并制定《2006-2020年國家信息化發展戰略》規劃，得到各個產業和部門的響應，事業單位檔案的信息化建設也在有序進行，但在發展過程中仍存在很多問題，因此，為完善事業單位檔案信息化建設，對事業單位檔案信息化建設的研究與探討具有很大必要性。

2、檔案信息化相關理論分析

檔案信息化這一概念是檔案工作發展到一定歷史階段的社會形態，而不是瞬間形成的結果。檔案信息化是指利用現代信息技術完成檔案工作的過程 。主要強調三個層次的含義：信息技術在檔案管理中的廣泛、深入的實際應用；通過各種方式方法整合檔案信息，使信息資源化，以得到社會的共同使用，并轉化為所需資料；檔案信息化逐步滲入全社會信息化發展之中。

3、事業單位檔案信息化建設存在問題

3.1事業單位檔案信息化認識不足

受傳統思維和工作方式的影響，采用手工書寫和人員整理的方式已經深入人心，雖然數據、信息眾多、工作冗雜，但人們已經習慣了這種方式。要進行事業單位檔案的信息化對于傳統的人員設置、工作要求改變較大，進行事業單位檔案信息化很難得到檔案工作人員的理解和接納。其實這是因為對事業單位檔案信息化的認識不足。隨著互聯網的發展，各個行業和部門積極利用這一便利基礎，順應時代發展要求，對于效率等各方面都有很大提高，事業單位檔案的信息化也是如此，不僅可以提高事業單位檔案的個人工作效率、提高事業單位部門的整體職能效率，還有利于對事業單位檔案信息化模式的不斷探索和完善，為我國事業單位檔案信息化的整體發展奠定基礎。隨著信息化這個大環境的形成，一味堅持傳統思想觀念是不可取的，事業單位部門要加強對事業單位檔案工作者信息化知識的宣傳，并傳遞相關積極信息，鼓勵下屬各單位積極開展檔案信息化工作，提高對事業單位檔案信息化建設的認識。

3.2事業單位檔案工作信息化人才較少

事業單位檔案的信息化建設離不開信息人才的支撐。所謂以人為本，人才是一個單位、部門和社會發展最核心的要素，事業單位檔案工作是整合檔案資源，配合各方信息需求，唯有人才的相互配合才能完成部門的應盡職責；同時，隨著我國各項改革措施的提出和實施，事業單位檔案工作也將面臨更大挑戰，只有擁有大量有實力的人才，才能保證各項工作的有序進行。事業單位檔案信息化建設它不僅需要檔案專業人才還需要既懂檔案工作又有計算機專業知識的信息化人才。雖然我國信息技術一直在不斷飛速發展，各種高端人才數量連年增長，但這些人才基本上分布在電信、航空工業、研究開發等領域，事業單位檔案工作受其工作特點和其他因素的影響，信息化人才相對較少，不利于事業單位檔案信息化建設的持續發展。

3.3信息化設備利用率低

事業單位檔案信息化建設已經經歷了一段時間的發展，部分事業單位檔案館也積極引入計算機等信息化設備，以便提高檔案管理工作的效率，響應國家信息化戰略。但實際上，目前我國事業單位檔案信息化設備大部分處于閑置狀態、利用率偏低，只有簡單的編輯、傳輸文件等功能被利用。各檔案部門根據自己實際情況將已有設備利用起來或引入新的信息化設備是促進事業單位檔案信息化的下一步重要工作點。

4、事業單位檔案信息化建設對策

4.1轉變傳統觀念，提高信息化意識

轉變傳統觀念，接受新的事物也許需要很長的時間，也將面臨很大的挑戰，但是我們要堅定事業單位檔案信息化的決心，逐步樹立信心化觀念，實現事業單位檔案信息化的逐漸過渡。我們要充分認識到信息化的這個大環境，認識到事業單位檔案信息化的重要性，認識到信息化對于整合資源、促進共享的重要性，各部門要將事業單位檔案信息化作為發展戰略，并提到實際日程上。這符合事業單位檔案事業改革創新的發展方向。事業單位檔案工作者也要積極接受信息化工作方式、認清事業單位檔案發展的大方向，提供工作責任感、樹立現代化管理理念。通過領導與員工的共同努力，實現事業單位檔案信息化建設的進一步發展。

4.2加大人才培訓和招聘力度

事業單位檔案部門要加大對現有員工的信息化培訓，聘請信息化專業人員不定期對檔案工作者進行基礎知識傳授和實踐演練，促進理論與實踐的結合運用。同時利用校園招聘、社會招聘、人才引進等方式，加大專業人才的招收，吸收實施事業單位檔案工作的新鮮血液，在完成本職工作同時，帶動其他工作者的進步，形成良好的事業單位檔案信息化工作環境。同時還要注重檔案管理人才的培養，具備專業的檔案管理知識、有較強的整體規劃能力，保證檔案保管等工作的順利進行。要更好的做好事業單位檔案信息化工作，還要進一步將兩種專業的人才融合培養，加強具備多能力人員的存在。

4.3建立檔案信息化建設工作組

事業單位檔案信息化的建設是一件比較浩大的工程，要做好這項工作、保證每個環節的正確對接和順利實施，需要建立檔案信息化工作組。檔案信息化工作組主要對事業單位檔案工作進行總體布局，并制定詳細發展和工作計劃，同時推進和監督信息化工作的進展，直至完成。檔案信息化工作是一項基礎性、服務性很強的工作，但也是我國事業單位事業發展的重要一環，所以只有組織者和實施者共同努力，才能更好的完成。

5、總結

事業單位檔案工作作為保管機構和共享資源這一性質，在數字時代是不會也不應該改變的， 事業單位檔案信息化的根本使命與傳統事業單位檔案工作是一致的。

［1］孟思恩，王穎，何芳.我國檔案信息化建設實施的理論思考.檔案學研究，2012.

［2］周玲.劉檔案信息化建設的思考.檔案學通訊，2009.

劉偉偉（1976.03）；性別：女，籍貫：山東省乳山人，學歷：大專；現有職稱：助理工程師；單位：乳山市水土保持監督管理站，研究方向：檔案管理。