計算機辦公系統常見問題及解決策略探析

武傳寶

(齊齊哈爾工程學院，黑龍江 齊齊哈爾 161000)

計算機辦公系統常見問題及解決策略探析

武傳寶

(齊齊哈爾工程學院，黑龍江 齊齊哈爾 161000)

計算機難題的出現不但制約著工作人員辦公效率的提高，同時也會對辦公的資源造成危害。筆者對于計算機辦公系統常見問題進行了闡述，并且給出了一些有效的解決策略。

計算機；辦公系統；主要問題；策略；方法

1 建設辦公信息化的必要性

建設信息化系統就是把主要的辦公業務和電腦信息進行充分的結合，發揮出信息技術三個主要的特性：高效、穩定以及安全。這是將辦公效率提高的主要形式。辦公發展的信息化可以大大的對人力的成本進行節約，將辦公的具體流程進行優化。而且國家的層面也可以依照實時的大數據，做出正確的數據分析，為政府執行有關的政策提供科學的信息和數據。所以不管是從辦公信息化具體的使用單位來看，還是國家層面的角度來說，辦公的信息化建設有很大的意義。所以辦公環境信息化以及未來自動化的建設是以后辦公發展主要的一個趨勢。

2 計算機辦公系統出現的一些問題

2.1 工作人員對于辦公系統的體系沒有進行很好的掌握

計算機的辦公系統主要以計算機使用的技術作為一個基礎，這個系統是結合了自身行業一些特點制定出來的，不同行業的計算機辦公系統也是不同的，不過它們都是需要使用的人員要有基礎的計算機操作技術，這樣才可以進行使用以及完成。但是相當多的辦公工作人員在計算機的使用技術方面都是非常不在行的，有一些資歷老的工作人員連計算機怎么使用都不知道。這樣的現象對計算機基本的使用缺少認識，讓很多工作人員只能對辦公系統開始現學，但是現學肯定會影響辦公的效率以及辦公的準確性。

2.2 很多工作人員因為操作的失誤致使工作資料出現丟失

因為工作人員缺少計算機技術使用的基本常識，這就導致工作人員在使用計算機系統進行辦公的時候，經常會發生操作失誤現象。當出現操作失誤致使計算機的辦公系統顯示出了錯誤的圖像時，因為工作人員在這以前沒有碰到過這樣情況的發生，這個時候工作人員通常都會出現緊張。隨著緊張同時來的就是他們想退到上面的步驟，但是因為心情受到了很大的影響，他們非常容易發生一錯再錯，最后不小心把辦公資料丟失。

2.3 計算機系統的維護以及更新使用的不當

計算機的辦公系統屬于長時間使用的系統，系統會依照這個行業的專業發展水平進行持續的變化以及發展，更新系統的內容是為了適應新的和復雜的操作要求。一般的情況下，計算機的辦公系統維護是專業人員來操作的。不過因為不同的行業辦公系統具體的內容是不一樣的，而且還有很多行業的專業計算機系統操作人才缺少這個現實情況的制約，這就非常不容易確保每個辦公系統全部是專業的系統維護人員操作的。在這樣的現實條件下，企業為了實現辦公系統更新和發展，就一定要讓一般的工作人員進行對辦公系統維護的工作，可是因為他們缺少專業的技術，這就讓他們在做系統的維護過程中出現很多操作不當的現象，這樣會對計算機的辦公系統產生不好的影響。

2.4 抵御病毒入侵的意識低

計算機系統最大的威脅就是病毒，同時病毒也是計算機辦公系統中威脅最大的因素。辦公人員的計算機專業的知識很有限，因此工作人員在防御的意識缺少正確的認識，這為他們在辦公系統的操作產生了很大的隱患。如果不小心操作不當，不但產生全部系統癱瘓，也會泄漏商業的機密，這對辦公的所在企業是很大的打擊，損失也會是巨大的。

3 計算機辦公系統出現問題的解決策略

3.1 大力提高工作人員使用計算機系統的水平

工作人員要想對計算機的辦公系統進行正確、有效的使用，一定要在認真的學習計算機辦公系統的基礎上，持續的強化計算機的辦公系統平常的練習。利用練習提高自己在計算機的辦公系統使用，練習好可以確保自身對辦公系統全部的操作是正確的，避免一些不必要的操作失誤發生，提高使用辦公系統的效率。

3.2 認真的操作，認真的學習技術

工作人員要想真正的發揮計算機辦公系統作用，讓它在辦公方面進行大幅度的突破，辦公人員就一定要對計算機辦公系統的深層去進行學習，強化自身對計算機的辦公系統精確使用。在使用計算機的辦公系統中，對于操作失誤的發生是不可避免的。我們如果真的不小心操作失誤，需要進行合理的補救操作，正確的操作后大部分的資料是可以進行還原的。所以廣大的辦公者一定要去努力的學習辦公系統還原技術，確保出現了操作失誤后可以將資料找回來。

3.3 學習計算機系統的維護以及處理技術

盡管計算機的辦公系統沒有要求工作人員要擁有計算機的專業知識，可是一些基本計算機的維護技術，工作人員有必要進行理解和掌握。對于辦公系統中基本的維護做好掌握，不但可以確保計算機的辦公系統一直在最優的狀態下工作，還可以確保系統全部的功能都是處于有效的靈敏狀態，這樣可以給辦公人員最大的技術支持，這樣就可以把計算機辦公系統所有的優勢發揮出來。

3.4 進行規范的使用和操作，提高對病毒的防御意識

病毒是危害計算機辦公系統最主要的因素，一定要做好對病毒的抵御工作，才可以確保辦公信息的數據安全，不會被泄漏。事實上對計算機的辦公系統侵入的病毒進行防御是很容易的一件事情，辦公人員只要確保辦公系統一直是持續的在最新版的系統下，就可以大大的降低漏洞的發生，這樣就可以降低病毒的侵害。而且辦公人員一定要提高對自己的工作一些警覺，一定要做到專門的計算機專用，堅決不用辦公的電腦做自己的事情，確保自己電腦操作的規范，提高自己的抵御病毒的相關意識，保證計算機的辦公系統正常的工作狀態。

3.5 建立計算機信息安全體系

進行計算機辦公系統使用的工作人員需要對比較重要的數據做好備份工作，對于在工作時間以外出現的數據也需要進行備份的相關工作。同時還需要完善計算機辦公系統的數據庫的整合工作，不要等系統發生故障的時候，不能及時找到故障原因的發生。強化對辦公系統平時的維護，經常升級防火墻以及各種殺毒軟件，下載程序補丁，確保數據應用不會被竊取。

3.6 大力的發展對計算機辦公系統人才的培養

使用計算機的各類工作人員需要有很強的專業技術，它是企業的辦公系統穩定工作的前提，辦公系統的自動化實現以及網絡程序的使用全部是有聯系的，要確保這部分工作可以持續正常的開展，就一定要提升使用計算機的工作人員在專業性方面的培養。對于已經使用了辦公系統的企業，應該積極的組織工作人員做好培訓工作，辦公系統的建立不是簡簡單單的依靠工作人員，而是需要經常的培訓以及教育，提高廣大人員的專業水平才可以，確保辦公系統可以正常的進行。而且每個辦公系統的使用人員都是要系統的掌握計算機辦公平臺的基本操作。

3.7 依照工作的實際需要，制定計算機管理使用規范

除了以上提到的各種各樣的策略，工作人員還應該依照工作經驗制定出適合計算機管理的使用規范。第一，后續的工作人員可以依照操作的管理規范在較短的時間里就明確辦公的使用規范，避免時間與精力方面的浪費。第二，計算機的管理使用規范是依照工作人員長時間的工作經驗而制定的，是非常科學也是很合理的總結，可以把不必要的辦公使用問題進行減少。所以加強計算機系統管理的規范，是很有必要的。

4 結語

因為工作人員對于計算機的使用水平的限制，讓工作人員進行計算機的辦公使用時表現出了一部分的問題。筆者對一些日常經常出現的辦公系統使用過程中的問題做出了比較詳細的分析，同時也介紹了一些方法和思路，希望可以給廣大的辦公人員一些啟示和指導。

[1] 汪琴.淺論計算機辦公軟件在教學中的應用[J].群文天地，2011，(20)：24-26.

[2] 楊紅格.計算機辦公系統存在的問題和解決辦法分析[J].信息與電腦(理論版)，2012，(08)：132-134.

Common problems and solutions of computer office system

WU Chuan-bao

(Qiqihar Institute of Technology, Qiqihar 161000, China)

The emergence of computer problems not only restricts the staff to improve the efficiency of office, but also does some harm to the office resources. The author describes the common problems of computer office system and gives some effective solutions.

Computer; Office system; Main problem; Strategy; Method

2016-09-15

武傳寶(1978-)，男，副教授，碩士研究生。

TP317

B

1674-8646(2016)22-0062-02