信息化條件下的檔案管理與服務創新

王鈺娟

重慶市軌道交通(集團)有限公司

信息化條件下的檔案管理與服務創新

王鈺娟

重慶市軌道交通(集團)有限公司

隨著我國信息化社會的快速發展，互聯網與計算機的發展帶動了檔案管理新方式，使檔案管理工作面臨著新的挑戰與機遇，傳統紙質管理檔案的方式已經逐漸被淘汰，電子檔案正在被廣泛應用，成為主要的發展趨勢。因此，信息化條件下如何提高檔案的電子化管理水平具有重要意義。本文就檔案電子化管理工作的基本內容展開論述，探討了如何提高檔案電子化管理管理水平的措施。

信息化；檔案管理；創新

1 檔案管理信息化建設意義

在進行檔案的管理當中，信息化管理方式主要是通過互聯網來實現的通過互聯網將相關的數據進行存儲和處理以及分析，同時遵循檔案管理工作所需要的工作方式，將檔案管理工作全方位的、科學化的提升。檔案管理工作首先能夠不受到利用資源提取的限制，能夠保證檔案管理工作的信息實現實時互動，對檔案管理工作中的相關資源進行綜合的整理，同時相互之間可以進行交流和在網絡上實現共享，檔案管理工作能夠得到進一步的建設。其次就是檔案管理工作中的信息涵蓋的范圍非常的廣泛，相關的數據非常的全面可靠，因此，能夠保證相關人員進行決策時的效率。最后就是通過信息化處理的數據能夠進行長時間的保存，不會像紙質的文件一樣，容易受到侵害和腐蝕，因此，進行檔案管理工作的信息化建設是至關重要的。

2 檔案管理與服務創新

2.1 建立健全的管理體制

很顯然，原有的檔案管理體制已經不能滿足現在的檔案管理工作，為實現檔案的電子化管理，相關人員應當對其進行相應的改進，主要措施有：檔案館應當高度重視檔案的數字化管理，至今為止，有些檔案單位已經在使用現代的設備或者技術，但是人工操作依然占據著主要的地位，浪費了很多的人力、物力資源和時間。所以，在檔案管理中引入現代化的管理模式，實現節約資源的目的，并在一定程度上提高檔案管理工作的水平；根據當前的趨勢和檔案管理的具體情況，將現代科技應用于檔案管理工作條例、原則的制定中，使檔案管理工作有序、有據地進行，提高工作的效率、質量。

2.2 加大對檔案管理人員的培訓力度

在整個檔案管理工作當中，人員是其重要的參與和執行的主體，因此，檔案管理工作人員的綜合素質和技術水平與整個工作的實現有著重要的聯系，檔案管理工作是否科學，是否全面，與工作人員的能力緊緊相連，隨著科學技術的不斷提升，傳統的管理方式和人員的技術已經不能滿足相關工作的需要，因此，必須要對相關工作人員的培訓和教育力度進行強化，使其不斷的滿足檔案管理工作的實際需要，檔案管理工作人員要從自身認識到信息化的重要性，在日常的工作中，不斷的鍛煉和豐富自己的工作能力和綜合素質，提升自己在檔案信息化管理工作中的價值，同時相關的管理部門要對檔案管理工作加強科學意識，提升人員對于計算機的操作能力和應用能力，保證檔案管理的信息化建設。

2.3 規范檔案使用方式

電子檔案的使用不能無原則，應當依據使用者的情況而定，而且依據電子檔案內容的密級層次進行有效管理。通常情況下，對內容不是完全開放的電子檔案，不宜用復制的方法提供使用，對這類文件閱讀的進程有必要在有效的監控下進行。選用網絡方式提供使用時，有密級的信息內容應進行加密處理，并對所使用的“密鑰”進行定期或不定期的更改，防止因為誤操作所帶來的不可挽回的損失。

2.4 加強檔案的收集工作以及現代化建設

檔案是信息資源庫， 合理使用各種資源， 使其最大限度地發揮作用， 必須把領先的科學技術手段應用于檔案管理， 以到達延長檔案壽命和提升工作效率的目的。實現檔案管理現代化， 是檔案服務于工作、制度發展與改革的需求，是我國社會主義現代化事業的一個具體組成部分， 也是適應社會對檔案信息需求日漸增強的客觀需要。這就要求檔案管理部門進一步提升工作功率， 及時、 精確地傳輸信息，提升信息管理的時效性。要提升工作效率， 就需要對檔案實行計算機輔助管理， 使用計算機等現代技術與現代設備， 將檔案資料整理輸入電腦， 通過相應的技術處理， 將 圖像、 聲像、文字等資料轉變成數據資料，實現人事檔案數據與紙質格式并存。并且依據需求， 通過屏幕查閱有關資料。同時要充分利用電腦網絡技術來進行檔案管理創新，通過網絡，能夠實行不屬于保密范圍的檔案信息的社會共享，向社會提供優質高效的人才檔案信息服務， 以實現人事檔案信息資源的有效共享。既便利使用者又提升了檔案工作質量與效率， 并大大提升檔案的使用效率。通過檔案管理工作的不斷完善， 檔案管理必將更加科學合理， 檔案管理工作必將邁上一個新臺階。

2.5 開展檔案閱覽服務，提高檔案的利用率

檔案在從前幾乎不對大眾開放，到檔案館(室)查閱資料的也多是公務人員，這使得檔案的利用率很低。鑒于此，可以大力開展檔案閱覽服務，讓大眾可以更便捷地調閱檔案，了解信息，提高檔案的利用率。

2.6 加強電子檔案存儲設備以及網絡的安全性

第一要保證存儲設備的安全，專機專用，定期進行軟硬件更新升級，定期對設備進行管理維護，保證存儲設備的狀態良好；定時對存檔文件更新備份，避免文件在意外情況下的丟失；還能夠通過網絡防火墻、數字簽名、身份驗證、病毒預防以及檔案及時備份、嚴格規定讀寫權限，加強電子檔案在存儲處理過程中的安全性，保證電子文件在傳輸、存儲過程中的保密、安全，防止電子文件被非法刪改與訪問。應不斷改進現代化管理方式，提高電子檔案的安全維護水平。

3 結語

在大數據背景下，將檔案進行電子化管理已逐步成為了重點工作。這就要求各檔案部門緊跟時代的步伐，引進先進的管理理念和信息化技術，建立完善的管理系統，將檔案進行數字化的轉變，提高檔案管理工作的效率、質量，使其適應當前科技發展的趨勢，更好地服務于社會、經濟的發展。

[1]盧愛鳳.信息化條件下檔案管理中的相關問題及未來趨向.中外企業家，2015(12)：11-13.

[2]郭玉英.對信息化條件下檔案管理工作的思考.黑龍江史志，2014 (22)：33-35.

[3]田紅臣.信息化條件下檔案管理工作研究.蘭臺內外，2015(6)：22-26.

[4]代全賀.信息化檔案管理技術的創新研究.民營科技，2014(16)：116.