信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

王鈺娟

重慶市軌道交通(集團(tuán))有限公司

信息化條件下的檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

王鈺娟

重慶市軌道交通(集團(tuán))有限公司

隨著我國信息化社會的快速發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)與計(jì)算機(jī)的發(fā)展帶動了檔案管理新方式，使檔案管理工作面臨著新的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，傳統(tǒng)紙質(zhì)管理檔案的方式已經(jīng)逐漸被淘汰，電子檔案正在被廣泛應(yīng)用，成為主要的發(fā)展趨勢。因此，信息化條件下如何提高檔案的電子化管理水平具有重要意義。本文就檔案電子化管理工作的基本內(nèi)容展開論述，探討了如何提高檔案電子化管理管理水平的措施。

信息化；檔案管理；創(chuàng)新

1 檔案管理信息化建設(shè)意義

在進(jìn)行檔案的管理當(dāng)中，信息化管理方式主要是通過互聯(lián)網(wǎng)來實(shí)現(xiàn)的通過互聯(lián)網(wǎng)將相關(guān)的數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲和處理以及分析，同時遵循檔案管理工作所需要的工作方式，將檔案管理工作全方位的、科學(xué)化的提升。檔案管理工作首先能夠不受到利用資源提取的限制，能夠保證檔案管理工作的信息實(shí)現(xiàn)實(shí)時互動，對檔案管理工作中的相關(guān)資源進(jìn)行綜合的整理，同時相互之間可以進(jìn)行交流和在網(wǎng)絡(luò)上實(shí)現(xiàn)共享，檔案管理工作能夠得到進(jìn)一步的建設(shè)。其次就是檔案管理工作中的信息涵蓋的范圍非常的廣泛，相關(guān)的數(shù)據(jù)非常的全面可靠，因此，能夠保證相關(guān)人員進(jìn)行決策時的效率。最后就是通過信息化處理的數(shù)據(jù)能夠進(jìn)行長時間的保存，不會像紙質(zhì)的文件一樣，容易受到侵害和腐蝕，因此，進(jìn)行檔案管理工作的信息化建設(shè)是至關(guān)重要的。

2 檔案管理與服務(wù)創(chuàng)新

2.1 建立健全的管理體制

很顯然，原有的檔案管理體制已經(jīng)不能滿足現(xiàn)在的檔案管理工作，為實(shí)現(xiàn)檔案的電子化管理，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)對其進(jìn)行相應(yīng)的改進(jìn)，主要措施有：檔案館應(yīng)當(dāng)高度重視檔案的數(shù)字化管理，至今為止，有些檔案單位已經(jīng)在使用現(xiàn)代的設(shè)備或者技術(shù)，但是人工操作依然占據(jù)著主要的地位，浪費(fèi)了很多的人力、物力資源和時間。所以，在檔案管理中引入現(xiàn)代化的管理模式，實(shí)現(xiàn)節(jié)約資源的目的，并在一定程度上提高檔案管理工作的水平；根據(jù)當(dāng)前的趨勢和檔案管理的具體情況，將現(xiàn)代科技應(yīng)用于檔案管理工作條例、原則的制定中，使檔案管理工作有序、有據(jù)地進(jìn)行，提高工作的效率、質(zhì)量。

2.2 加大對檔案管理人員的培訓(xùn)力度

在整個檔案管理工作當(dāng)中，人員是其重要的參與和執(zhí)行的主體，因此，檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)和技術(shù)水平與整個工作的實(shí)現(xiàn)有著重要的聯(lián)系，檔案管理工作是否科學(xué)，是否全面，與工作人員的能力緊緊相連，隨著科學(xué)技術(shù)的不斷提升，傳統(tǒng)的管理方式和人員的技術(shù)已經(jīng)不能滿足相關(guān)工作的需要，因此，必須要對相關(guān)工作人員的培訓(xùn)和教育力度進(jìn)行強(qiáng)化，使其不斷的滿足檔案管理工作的實(shí)際需要，檔案管理工作人員要從自身認(rèn)識到信息化的重要性，在日常的工作中，不斷的鍛煉和豐富自己的工作能力和綜合素質(zhì)，提升自己在檔案信息化管理工作中的價值，同時相關(guān)的管理部門要對檔案管理工作加強(qiáng)科學(xué)意識，提升人員對于計(jì)算機(jī)的操作能力和應(yīng)用能力，保證檔案管理的信息化建設(shè)。

2.3 規(guī)范檔案使用方式

電子檔案的使用不能無原則，應(yīng)當(dāng)依據(jù)使用者的情況而定，而且依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級層次進(jìn)行有效管理。通常情況下，對內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用復(fù)制的方法提供使用，對這類文件閱讀的進(jìn)程有必要在有效的監(jiān)控下進(jìn)行。選用網(wǎng)絡(luò)方式提供使用時，有密級的信息內(nèi)容應(yīng)進(jìn)行加密處理，并對所使用的“密鑰”進(jìn)行定期或不定期的更改，防止因?yàn)檎`操作所帶來的不可挽回的損失。

2.4 加強(qiáng)檔案的收集工作以及現(xiàn)代化建設(shè)

檔案是信息資源庫， 合理使用各種資源， 使其最大限度地發(fā)揮作用， 必須把領(lǐng)先的科學(xué)技術(shù)手段應(yīng)用于檔案管理， 以到達(dá)延長檔案壽命和提升工作效率的目的。實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化， 是檔案服務(wù)于工作、制度發(fā)展與改革的需求，是我國社會主義現(xiàn)代化事業(yè)的一個具體組成部分， 也是適應(yīng)社會對檔案信息需求日漸增強(qiáng)的客觀需要。這就要求檔案管理部門進(jìn)一步提升工作功率， 及時、 精確地傳輸信息，提升信息管理的時效性。要提升工作效率， 就需要對檔案實(shí)行計(jì)算機(jī)輔助管理， 使用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代技術(shù)與現(xiàn)代設(shè)備， 將檔案資料整理輸入電腦， 通過相應(yīng)的技術(shù)處理， 將 圖像、 聲像、文字等資料轉(zhuǎn)變成數(shù)據(jù)資料，實(shí)現(xiàn)人事檔案數(shù)據(jù)與紙質(zhì)格式并存。并且依據(jù)需求， 通過屏幕查閱有關(guān)資料。同時要充分利用電腦網(wǎng)絡(luò)技術(shù)來進(jìn)行檔案管理創(chuàng)新，通過網(wǎng)絡(luò)，能夠?qū)嵭胁粚儆诒Ｃ芊秶臋n案信息的社會共享，向社會提供優(yōu)質(zhì)高效的人才檔案信息服務(wù)， 以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的有效共享。既便利使用者又提升了檔案工作質(zhì)量與效率， 并大大提升檔案的使用效率。通過檔案管理工作的不斷完善， 檔案管理必將更加科學(xué)合理， 檔案管理工作必將邁上一個新臺階。

2.5 開展檔案閱覽服務(wù)，提高檔案的利用率

檔案在從前幾乎不對大眾開放，到檔案館(室)查閱資料的也多是公務(wù)人員，這使得檔案的利用率很低。鑒于此，可以大力開展檔案閱覽服務(wù)，讓大眾可以更便捷地調(diào)閱檔案，了解信息，提高檔案的利用率。

2.6 加強(qiáng)電子檔案存儲設(shè)備以及網(wǎng)絡(luò)的安全性

第一要保證存儲設(shè)備的安全，專機(jī)專用，定期進(jìn)行軟硬件更新升級，定期對設(shè)備進(jìn)行管理維護(hù)，保證存儲設(shè)備的狀態(tài)良好；定時對存檔文件更新備份，避免文件在意外情況下的丟失；還能夠通過網(wǎng)絡(luò)防火墻、數(shù)字簽名、身份驗(yàn)證、病毒預(yù)防以及檔案及時備份、嚴(yán)格規(guī)定讀寫權(quán)限，加強(qiáng)電子檔案在存儲處理過程中的安全性，保證電子文件在傳輸、存儲過程中的保密、安全，防止電子文件被非法刪改與訪問。應(yīng)不斷改進(jìn)現(xiàn)代化管理方式，提高電子檔案的安全維護(hù)水平。

3 結(jié)語

在大數(shù)據(jù)背景下，將檔案進(jìn)行電子化管理已逐步成為了重點(diǎn)工作。這就要求各檔案部門緊跟時代的步伐，引進(jìn)先進(jìn)的管理理念和信息化技術(shù)，建立完善的管理系統(tǒng)，將檔案進(jìn)行數(shù)字化的轉(zhuǎn)變，提高檔案管理工作的效率、質(zhì)量，使其適應(yīng)當(dāng)前科技發(fā)展的趨勢，更好地服務(wù)于社會、經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

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[3]田紅臣.信息化條件下檔案管理工作研究.蘭臺內(nèi)外，2015(6)：22-26.

[4]代全賀.信息化檔案管理技術(shù)的創(chuàng)新研究.民營科技，2014(16)：116.