信息化技術在城市建設檔案管理中的應用

孔然然

汶上縣住房和城鄉規劃建設局

信息化技術在城市建設檔案管理中的應用

孔然然

汶上縣住房和城鄉規劃建設局

城市建設的發展離不開城建檔案管理。城市管理可以直接從檔案管理體現出來，其主要表現為技術要求高、工作量大。城市建設檔案資料的管理工作，應當逐步從實體化檔案信息記錄載體向著電子信息化檔案記錄載體的方向進行客觀轉化。信息化技術的廣泛應用，大大的推動了城市化建設的高速發展。基于此，文章就信息化技術在城市建設檔案管理中的應用進行簡要的分析，希望可以提供一個有效的借鑒。

信息化技術；城市建設；檔案管理；應用

1 檔案管理在城市建設發展中起到的作用

1.1 促進城市未來建設發展

檔案管理促進城市發展主要作用表現在以下兩個方面：一是能夠為未來城市發展提供動態管理資料及科技資料，通過情報資料、書面、雜志、電子郵件等方式表現出來，為城市未來發展提供科學、合理的理論依據。二是通過城市各階層管理，為城市未來建設提供更加全面的服務。城建檔案作為城市發展的信息集合體，不同時期的城市建設、管理方式能夠幫助城建工作吸取過去的經驗，從而更好地發展。通過檔案信息記錄各個階段的總結、研究，為未來城建工作提供更加先進的管理模式。

1.2 檔案管理是城市建設中的重要組成部分

一個城市的形象是通過城市文化建設體現的，一個良好的城市文化能夠提供人民的自豪感、使命感以及凝聚力。城市檔案正是城市文化中的一部分或者是子系統，而檔案室正是可以表現不同單位文化屬性的部門，檔案室作為檔案管理的重要場所，同樣也是不同機構的信息中心。要充分發揮檔案室的作用，利用其文化屬性，就要將檔案室建立成一個集教育、文化、宣傳、服務為一體的管理機構，讓其成為城市文化中心。通過檔案記錄城市文化面貌，從而提高城市文化的知名度及市民的使命感和榮譽感。

2 當前我國城市建設檔案信息化管理的不足

2.1 管理軟件不統一

當前，我國城市建設檔案管理現狀主要表現在三個方面：一是發展不穩定，二是發展不平衡，三是發展方向不統一。信息化技術在城市建設檔案管理中得到了有效應用，檔案生成方式也發生著改變，機讀和自動化成為主要的檔案生成方式，在很大程度上提升了檔案的保密性和真實性，同時也對檔案的系統性提出更高的要求。

2.2 城建檔案管理基礎工作不規范

信息化在城建檔案管理當中的應用，需要基于更加規范化的城建檔案管理基礎工作之上。不同城市對于城建檔案管理的制度不統一，缺乏統一的標準，這與地區間的差異有著直接的聯系。城建檔案信息化管理還缺乏統一的技術性標準，信息化技術應用水平不高，在處理城市建設檔案信息資料方面仍然存在不足和缺陷，信息化技術水平有待提高。

2.3 工作人員的專業素質不高

城市建設檔案的相關文件和資料具有機密性，這對于檔案管理人員的素質提出了更高的要求，需要具有較強的操作能力和技術水平。要熟練掌握信息化技術，保證城建檔案管理工作有條不紊進行。但當前的實際情況是城建檔案管理人員的專業素質不高，缺乏信息化技術性人才，對于信息設備不能熟練進行操作，極大限制了城市建設檔案信息化管理的發展。

3.城市建設檔案管理的信息化建設途徑

3.1 完善網絡基礎設施，為信息化建設提供良好的基礎

為了保證城市建設檔案信息資源的原始性、安全性和可靠性，提高城建檔案的管理水平，首選就要求提高內部網絡的服務質量。建設齊備網絡基礎設施，發揮出內部網絡的作用，可以為實現檔案信息的共享創造條件，同時也是提高城市檔案網絡系統技術水平和應用水平的基礎。

3.2 加強信息化管理，做好城市檔案信息資源的建設

由于電子文件載體的穩定性差，當大量的電子文件傳輸到網上時，為了能夠保證信息的可靠性和通用性，這就需要檔案工作人員對電子文件有一個深入的了解和認識，加強對電子文件的管理。同時，由于電子文件發展形成的時間較短、易損壞，為了防止城市建設檔案信息的丟失，就要加強對電子文件的管理，定期對文件進行檢查。

城市建設檔案信息化建設的核心任務就是信息資源的開發，要做好城市建設檔案信息資源的開發，首先要對原有的數據庫進行完善，并通過所完善的網絡基礎設施來實現信息的資源共享，其次是利用計算機信息技術對城市建設檔案信息進行現代化電子處理。

3.3 強化城市建設檔案信息化管理人員的專業素質

在城市建設檔案管理的過程中占有重要位置的就是檔案的管理人員，由于信息化建設需要較高的知識層面和技術水平，因此為了保證城市建設檔案管理信息化建設的順利開展以及提高信息化建設的速度和質量，就需要強化檔案信息管理人員的專業素質。在當前信息化檔案管理工作中，大量的現代設備投入使用，使工作人員以往所掌握的知識和技術，難以達到對這些設備進行穩定操作的水平。因此，檔案部門應重視管理人員專業水平的培訓，提高管理人員的業務水平。

3.4 切實加強城建檔案工作系統內部電子文件管理工作的實施水平

緣于辦公自動化軟件的普及使用，使得現有階段的較大數量規模的檔案信息資源都以電子文件的形式客觀呈現，在實際的工作發展實務路徑中，電子化文件本身具備著較差的技術穩定性，客觀上使得在技術層次開展相關的操作運作模式的探索提升，成為今后一段時期內有關工作人員應當重點關注的內容，為了切實做好城市建設檔案信息管理工作的信息化進程，就應當有效提升電子文件信息資料保護工作的技術探究工作力度。

結束語

未來城建檔案管理會更加公開化、全面化，為社會提供更加真實、可靠的信息，因此，這就需要在城市建設檔案管理中開展信息化建設。文結合我國城市建設檔案管理現狀及所存在的問題，對城建檔案管理信息化建設提出了相應的對策，以供參考。

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