企業物資管理信息系統的開發及應用

呂衡春

中鐵十八局集團有限公司

企業物資管理信息系統的開發及應用

呂衡春

中鐵十八局集團有限公司

物資管理信息化是實現物資集約化管理的基本保證，是經營管控落地的重要基礎和有效工具。2010—2012年組織開發了物資管理信息系統(以下簡稱系統)并推廣到各省級企業。作為第一批上線推廣單位，根據公司物資管理信息系統實施工作方案要求，成立系統推廣項目組，對照物資管理信息系統建設業務規范及需求規格說明書，完成了一系列的推廣實施、接口開發、運維任務。系統的推廣與應用，實現了物資全過程閉環管理，使物資數據互通共享，為輔助決策提供了準確的數據支持，提高了公司物資管理水平。

物資；信息系統；管理

隨著計算機網絡的大面積普及，企業信息化管理也在逐步深入，信息化建設正逐步展開，很多業都進行了企業內部和外部的業務應用系統的建立，將企業當前擁有的資源很好的整合在了一起，以業務過程為中心進行應用系統的集成，提高資源的利用效益，讓業務環節之間的相應速度更快，不斷的幫助企業降低成本，提高企業的經濟效益，已經逐步的成為了很多企業都非常關注的問題，為了切實將企業物資管理業務理順，提高企業物資管理水平，使數據高度共享，信息及時反饋，便于領導正確的決策。

1 系統概述

倉儲管理是企業生產經營與物流供應鏈間重要的連接紐帶。物資管理系統根據物資使用人員、采購人員、財務人員、決策管理人員等各對象的使用要求，通過對各模塊的管理，全面反映物資的采購、出入庫、損耗情況及人員和各部門的領用情況。同時，企業管理人員可憑借系統強大的查詢及報表功能，及時、準確了解各項物資信息，為企業決策提供便捷的管理平臺，加快物資的周轉速度，提高經濟效益，降低企業的管理成本。

2 系統建設目標

計劃管理：材料計劃填寫、材料計劃打印、材料計劃查詢、材料計劃上報、計劃excel格式導出；計劃審批：材料計劃的兩級審批，包括基層領導和主管領導的審批和電子簽名。采購管理：采購需求管理、采購計劃管理、供應商信息、驗收管理、到貨管理、報表管理等；庫存管理：入庫管理、出庫管理、盤點管理、查詢報表、打印報表等；甲供料管理：甲供料入庫管理、甲供料調撥管理、甲供料出庫管理、庫存查詢管理；基礎數據：物料目錄管理、單位人員權限管理、物資供應站倉庫管理審批流程管理、計量單位管理、數據庫備份管理、系統登陸日志、系統權限管理等。

3 系統的實現

3.1 整體架構

由供應處專職計劃管理人員匯總需用單位的物資需求計劃，按照供應處采購業務的劃分，向各采購部門發送物資需求計劃(年度、月度、臨時)。各采購部門接到上述信息后，進行庫存平衡，確定采購方式(招標、議價、比價、定點、內部產品)生成采購計劃(包括供應商名稱、物資品種、采購方式等)。供應處分管領導審批采購計劃后，業務部門根據審批的采購計劃，按照年初確定的合格供應商及不同的采購方式(招標、議標、比價、定點、內部市場)確定采購定單。并向供應商發送。物資進入倉庫前，倉庫驗收組及保管員按到貨通知單(或定單)驗收入庫，并在信息系統內確認。采購部門接到由保管員簽字的收貨通知單(含需用單位倉庫)及供貨發票，根據倉庫確認的收貨信息記錄，在信息系統內確認，并同時沖暫估。各需用單位根據物資計劃申請量結合總庫庫存，在信息系統上自動下載提貨清單鎖定庫存，合理安排運輸工具到總庫提貨。

3.2 資產全生命周期管理

系統覆蓋五大核心業務，初步實現了資產全生命周期各階段數據的有效流轉、共享，為實現資產全生命周期管理打下重要基礎。(1)需求計劃：系統采用統一的物資品類編碼、物資目錄，可以直接通過項目材料清冊生成需求計劃，省公司可通過系統向網公司上報一級采購需求；利用省、地、縣三級平衡利庫，對閑置物資進行統籌管理，提高了閑置物資的利用率。(2)采購管理：支持多級采購模式，可自動識別物資采購方式，并根據物資目錄設置自動識別采購級別；建立物資標準配置結構和報價，提高了采購效率；系統可接收一級采購中標通知書，減少重復錄入。(3)履約管理：根據統一模板自動生成合同和技術協議，簡化合同審批流程，提高合同簽訂速度；建立履約問題跟蹤機制，監控合同執行，實現合同履約全過程的管理，提高履約管理效率。(4)倉儲配送：系統實現儲備物資的管理，通過系統自動計算庫存儲備，達到及時補貨的目的，提高了物資供應效率；系統支持供應商寄售物資的管理，能有效降低儲備物資成本。(5)逆向物流：對退役的廢舊物資進行監控和跟蹤，實現廢舊物資從登記、鑒定、入庫、報廢拍賣、再利用。

3.3 履約及品質控制

該模塊實現合同關鍵節點預警，規范了合同簽訂、履約和歸檔工作，杜絕了合同審查審批流于形式等問題，付款申請全部在系統完成審批；通過系統生成了合同履約問題單、合同執行變更單，督促供應商嚴格按標準保證產品質量，主設備質保期內故障率保持為零；系統完成變壓器、電抗器等五大類設備監造、抽檢信息錄入；應用系統到貨驗收模塊，可發現部分工程項目滯后于原計劃進度，加快了催貨效率；系統付款管理模塊可對于費用信息實時分析，掌握業務進展狀況。

4 系統應用效果

通過信息系統的使用，取消了帳簿、憑證式單據的使用，數據資料得到保管、不易丟失，實現無紙化辦公，在管理費開支上有了一定的節約。信息傳遞方便、快捷，需求單位對總倉庫的物資儲備狀況在網上一目了然，實現了集中安排運輸工具進行配載，在人員和使用車輛往返公司的費用上有了一定的節約。

物資管理信息系統的推廣與應用，提高了公司物資管理水平，提高了各單位物資業務工作效率。公司今后將繼續推進系統實用化，提升系統數據質量，加強系統運維。通過總結系統上線以來系統建設、系統應用情況及應用效果，為今后系統升級改造及推廣應用指明方向。

[1]胡樹堅.供電企業物資管理信息系統設計與應用[D].吉林大學，2014.

[2]劉楓.物資管理信息系統在遼河油田的應用研究[D].沈陽工業大學，2008.

[3]張延春.企業物資管理信息系統的開發及應用[J].通訊世界，2016，05：186-187.