水利工程檔案管理的探析

王 鋒

河北省石津灌區管理局

水利工程檔案管理的探析

王 鋒

河北省石津灌區管理局

水利工程檔案管理是一項過程復雜，程序繁多的綜合性任務，其包括工程項目的提出、可行性研究、設計、決策、招(投)標、施工、驗收和試運行等多個階段的工程資料，隨著管理模式與手段的逐漸更新，水利工程檔案管理日益規范化和科學化，其管理效益與服務質量也得到了很大的提高，如何加強水利工程檔案管理質量與服務，使其更好的服務于后期工程的擴建與維修工作，隨之也成為人民與社會值得深思的問題。

水利工程；檔案管理；管理措施

水利工程項目建設涉及多個行業部門，水利工程檔案貫穿于整個水利工程建設的各個階段，它真實有效地反映了水利工程建設管理的全過程，是維護水利建設歷史真實面貌的一項重要工作，具有依據和憑證作用，具有重要利用價值，更對新建工程具有參考借鑒和指導意義。做好水利工程檔案管理，準確記錄具有保存價值的資料，為水利工程提供翔實的信息，成為水利工程建設及運行管理工作中不可缺少的重要環節和依據。

1 水利工程檔案管理的意義

水利工程檔案是與建設工程整個過程相關的資料，并以各種形式進行保存的材料，它是對項目工程建設全過程的一種直接真實的反映，同時工程質量檢測的重要依據，其作用主要表現在：首先，實際應用價值中，可作為擬定計劃、水行政執法、工作總結、水利工程設計等方面的參考憑證；其次，防汛搶險時可對過去的水情和工程情況進行全面了解，使決策者根據掌握情況針對災情做出正確的決策；再次，通過先輩真實記載檔案查看，可借鑒其經驗對水利工程進行全方位學術研究，從而保證研究成果的真實性與科學性；第四，受其工作性質的限制，水利工程項目的進行會隨著實際需求而變化，因此，在維護或擴建過程中，可以根據檔案作為設計和施工的依據，不僅節省了時間，同時又節約了費用；最后，對于工程質量的鑒定與事故原因的查明，以及事故相關責任的追究，檔案可以作為有效的依據，利于工程的開展。

2 存在的問題

2.1 檔案收集不完整

主要是在檔案管理方面沒有統一規定，各參建單位規定的標準不一。竣工圖在工程建設形成過程中簽字手續不完備，在工程建設中對檔案的整編責任、內容和分類方案不夠具體、細化。平常工程檔案管理往往以施工緊張為由，僅是圍繞工程的實施，側重于滿足日常工作的需要，只要能應付過去就行了，給檔案整理造成了一定困難。檔案收集方面，平時不注意檔案的收集，經常是等到面臨驗收了，才開始著手進行工程檔案資料的整理、采集工作，抽調人員加班加點，進行突擊，效果難以保證。

2.2 檔案信息化程度偏低

在水利工程建設中，參建單位都是臨時聚在一起，在完成水利工程建設后，這些參建單位就會分散。水工工程建設的規模、性質和地域的不同，一般的項目管理軟件并不能應用到所有水利工程中，而開發設計適合所有水利工程建設的項目管理軟件，是存在較大難度的，并且會加大資金的投入。此外，在水利工程建設過程中，受到工期的影響，每個參建單位項目部只存在于工程建設期間，為減少不必要事項，各參建單位都各自為陣，使用的項目管理軟件也不一樣，主要使用紙質文件。就算一些參建單位具備一定信息化意識，但也僅僅將紙質文件資料掃描轉變為電子文件進行保存。

3 水利工程檔案管理措施

3.1 提高檔案管理的信息化程度

一方面，近年來，在檔案工作中逐步加大了對電子文件的運用，并且電子文件有著傳統紙質檔案無法比擬的優勢。從水利工程建設實際情況來看，逐步開發了電子檔案管理應用軟件，具備電子檔案的存儲、保密和查詢等功能。通過建立檔案數據網站，形成以電子檔案管理為核心的信息化數據庫，不僅實現了資源共享，同時也提高了檔案的利用率，使我們能夠快速找到所需文件資料信息。另一方面，隨著計算機網絡技術的發展，為水利工程檔案管理帶來了重大的影響。因此，在水利工程檔案管理中，要更加廣泛地運用電子文件檔案、磁介質檔案以及微縮等各種形式的檔案。此外，對水利工程建設中形成的各種電子文件，也要高度重視，將水利工程建設過程中形成的紙質檔案、聲像資料、照片信息等制成多媒體，同時進行刻錄保存。要最大限度發揮出計算機網絡技術的作用，在保存管理水利工程檔案的過程中，對現有信息要進一步做好加工與開發利用工作，以此讓水利工程檔案利用的范圍與深度得到拓展，從而更好地共享資源信息。

3.2 水利工程電子版與紙質版檔案管理

隨著電子計算機技術的發展，檔案管理和利用逐漸復雜化、快捷化，檔案管理與利用中電子版與紙版起到相同的重要作用。首先應該說明的是我國對于工程檔案的歸檔、管理、查閱和利用仍然以紙版檔案為主要方式。在互聯網技術與計算機技術快速發展的當下，電子檔案充分利用數據庫功能，在查詢、統計中的優勢，而逐漸被重視；近年來，CAD光盤技術在工程檔案管理中得到了廣泛的應用，《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求》，使得工程建設檔案管理中利用光盤庫載體進行檔案管理成為可能，逐漸成為工程檔案管理的主流形式，電子檔案與紙版檔案內容上保持一致，做到時間對應、內容對應、結構對應，成為互相印證的統一體。

3.3 圖紙檔案資料的編制

通常而言，圖紙的編制，是使用鉛筆將與水利工程有關的信息，諸如工程設計通知單和聯系單、工程變更資料以及會議紀要等，按照工程進度情況標注在藍圖上。有不清楚之處，或者是出現了變化，檔案人員就要到工程現場實地勘察，向施工現場的技術人員咨詢，以確保將真實的變化結果標注在藍圖上。進入到水利工程的尾工期，在被修正的藍圖上加蓋竣工圖章，技術負責人和監理工程師審閱合格后簽字。然后，畫改后的施工藍圖使用黑色的碳素筆修描。

水利工程檔案能真實地反映水利工程建設管理的全部過程，具有憑證和依據效用，對于工程運轉和充分發揮效益至關重要。水利檔案管理人員必須要愛崗敬業、規范檔案管理行為、增強管理服務意識，使項目管理檔案資料在水利工程建設中發揮出最大利用功效。

[1]田甜.談怎樣做好水利工程檔案管理[J].中國水運，2012(11)：147-148.

[2]佟曉娜.水利工程建設檔案常見問題分析及其對策探討[J].黑龍江水利科技，2014，(02)：255-256.