提高檔案管理科學化的路徑選擇

趙 霞

海陽市海源電力實業公司

提高檔案管理科學化的路徑選擇

趙 霞

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檔案管理與社會民生問題有著非常直接的關系，而且也是我國精神文明建設中的重要組成部分，然而隨著新形勢的快速發展，我國的檔案管理工作更加復雜，因此在新的形勢下實現檔案科學化管理具有非常重要的歷史意義，不僅能夠減輕檔案管理人員的工作壓力，而且能夠提升檔案管理工作實效性滿足時代的發展需求。但是目前我國檔案管理工作中存在很多的問題，比如說：檔案管理工作人員的綜合素質水平偏低、檔案管理軟件沒有統一的管理標準、檔案管理工作制度不完善以及檔案管理程序不健全等，嚴重影響了我國檔案管理事業的順利發展。

檔案；管理；科學化

1 提高檔案管理科學化水平的重要性

1.1 提高檔案管理科學化水平能夠進一步落實科學發展觀

檔案管理工作是我國精神文明的重要組成部分，是一種多元化的因素，這種因素所涉及層面非常之廣，無論是政治、文化、民生還是人文均有涵蓋。檔案能夠對過去的一些事情進行分析總結并記錄到文件當中，并且在總結分析過程中得到相應的經驗，那么我們就可以在此經驗之上推斷出未來的發展趨勢，并提前做好準備，為未來發展做出一個詳細的規劃。

1.2 能夠更加有效地順應檔案管理發展的趨勢及時代變化

對一些較為復雜的檔案資料不能進行合理的分類，部分較為模糊的檔案很難被分清。計算機技術的運用還只是停留在檔案資料出庫和入庫的登記過程中。傳統的檔案管理模式早已跟不上發展的步伐，因此，只有在現有的技術基礎之上不斷提高檔案管理的科學水平，對檔案開展全方位的科學化管理模式，才能讓檔案管理適應時代的變化趨勢。

2 檔案管理科學化中存在的問題

2.1 檔案管理發展不均衡

現如今，我國的檔案管理發展極其不平衡，有些政治、經濟以及文化相對落后的區域，與之配套的檔案管理水平也沒有較大提高，甚至于還在沿用以往傳統的人工管理的方式，使檔案管理工作的效率以及準確性難以與其他發達城市持平。這就在很大程度上制約了科學化管理檔案的形成。

2.2 檔案管理制度不完善

在我國現有的檔案管理工作中，運用科學化技術管理已經成為常態，然而配套的檔案管理制度卻沒有及時的更新，使檔案管理制度很難滿足日新月異的檔案管理工作，有些地區的檔案管理仍然會用傳統的理念去進行，極大地抑制了檔案管理科學化水平的提高，與此同時，檔案管理的規范化以及標準化也得不到保證，從而影響到我國整體的檔案管理事業的發展以及進步。

2.3 檔案管理人員的綜合素質差

有些檔案管理部門或者機構對于檔案的管理工作不重視，僅僅將它作為日常工作中的一項附屬工作，這就導致在聘用管理人員時隨意性較大，對檔案管理人員的綜合考評也不夠嚴苛，甚至于有些單位以及部門的檔案管理職位存在空缺現象，這就很難對檔案管理團隊的綜合素質進行有效提升；此外，在檔案管理團隊中，掌握先進科學化管理技術的人員較少，也會從另一個角度制約我國檔案管理科學化水平的提高。

3 提高檔案管理科學化的路徑選擇

3.1 樹立現代化的管理理念，完善檔案管控機制

檔案管理工作想要得到進步其管理思想就必須得到優化，具有科學發展觀的管理理念才能夠讓檔案管理工作更加系統化和合理化。完善的檔案管控機制能夠讓檔案管理工作高效有序地開展，檔案管理人員也必須及時做好檔案歸檔、使用、管控和特殊檔案文件的保密措施。在新時代的背景下，檔案管理工作應該建立多層管理體系，采取分層建檔和集中管控的檔案管理模式。逐步完善檔案管理體系，能夠讓檔案管理工作更加有序地開展。

3.2 提升檔案管理工作人員的整體水平

隨著網絡信息時代的發展，檔案管理工作逐步加大了對檔案管理工作人員的要求，不僅要求檔案管理人員要具有專業管理水平，還需要具有利用先進的管理設備的技術。這就需要相關部門要加大對檔案管理人員的培訓力度，要逐步強化檔案管理工作人員的實際操作水平，同時在對檔案管理人員的培訓中除了技能水平的提升，還需要逐步提升檔案管理人員的職業素養水平以及創新精神。從而促使檔案管理人員在實際工作中逐步改善檔案管理的方法，進而使檔案管理更加科學合理，使檔案管理的成效不斷提升。

3.3 完善檔案管理信息化水平

在檔案管理中要加強電子檔案信息化的建設，首先可以通過應用全面的檔案管理電子設備來加強檔案管理的載體，使得檔案管理的載體更豐富。相比較傳統的手工保管，電子計算機存儲空間大，不易丟失，使用簡便，給檔案管理節省很多時間，同時要借助計算機與互聯網共享技術對檔案信息進行共享，使得公司相關部門檔案查詢、調閱工作更加便利與快捷。與此同時，檔案工作的保密性也很重要，這就要求信息化檔案管理軟件在共享的過程中注重加密性，設置訪問權限，以免重要檔案信息泄露給公司帶來不必要的麻煩，此時還需要檔案管理工作人員有良好的職業道德與操守，能夠做好檔案工作的保密工作。

3.4 加強檔案管理系統的統一建設

對檔案管理系統的統一管理以及協調加以重視，實現我國檔案管理軟件系統的統一化發展，及時對滯后的檔案管理軟件系統進行升級，為我國檔案管理系統的統一建設奠定基礎，一方面能實現對檔案管理信息的相互利用，另一方面有效提升了檔案管理的科學化水平，并為我國的檔案事業發展添磚加瓦。除此之外，從人員調度的角度出發，檔案管理系統的統一建設，還能使管理人員更快更好地掌握現代化的管理軟件系統，從而進一步的提高檔案管理的工作效率以及準確性。

總之，為了實現檔案管理的科學化發展就需要樹立現代化的檔案管理理念，健全檔案管理的機制，明確檔案管理的目標，提升檔案管理工作人員的整體水平，并要利用先進的科技不斷對檔案管理工作方法進行改革創新，才能夠有效推動檔案管理事業的持續穩固發展。

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[3]胡瓊.淺談提高檔案管理科學化水平的有效途徑[J].中國科教創新導刊，2014，07：252-253.