辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究

席小青

山西省婁煩公路管理段

辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理探究

席小青

山西省婁煩公路管理段

文書檔案能夠客觀反映出某個社會、組織及團體在一定時期內出現的問題、問題的改進方案以及改進成果等。因而檔案管理人員在實際工作開展過程中應提高對其的重視程度，且應采取相應措施不斷提高檔案管理工作質量，并提升整體工作效率。但是，在當前的文書檔案收集與歸檔工作中仍然存在著一些問題。基于此，文章就辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理進行簡要的分析，希望可以提供一個借鑒。

辦公室；文書檔案收集；歸檔工作管理

1.辦公室文書檔案收集

1.1 文書檔案收集的涵義

文書檔案的收集就是相關人員按照工作規定，通過例行的接收制度和專門的征集方法，把分散在各機關、部門、個人手中的資料，集中到單位辦公室的檔案科室以進行科學的管理。因此，檔案收集是貯存檔案信息資源的重要途徑；是實現檔案集中統一管理的重要手段；是檔案管理其他業務環節的基礎；是決定檔案存在和發放的前提條件。

1.2 文書檔案收集工作的內容與要求

辦公室文書檔案收集的主要工作就是檔案室對本單位需要歸檔檔案的接收。在接收過程中，檔案人員應達到以下工作要求：豐富和優化檔案內容；加強檔案室外工作的調查和指導；確保入室檔案的標準化；歸檔檔案應當齊全、完整。只有在達成這幾項要求的基礎上，才能達到檔案收集工作的“數量充分、質量優化、結構合理、工作及時、體現特色”的總要求。

2.辦公室中文書檔案的收集與歸檔工作管理的現狀

2.1 工作人員對文書檔案的管理意識較差

過去，人們對辦公室文書檔案的工作的重視度不夠高，導致人們在工作時注意力集中較差，使得文書檔案的收集和歸檔等工作不到位。大部分檔案管理工作人員由于對文書檔案的管理意識較差，在工作中較為注重事業單位的一些紅頭文件，往往忽略較為普通的編號文件，大大降低了文書檔案管理工作的質量和效率，導致經常出現檔案缺損、檔案失真以及檔案時間不連貫等現象。工作人員對文書檔案的管理意識缺失使得工作人員責任感低，增加了文書檔案管理和查閱的難度，從而使得文書檔案無法為公司的決策發揮作用，在一定程度上阻滯了公司的發展進程。

2.2 公司對文書檔案的收集和歸檔力度不到位

當前，由于檔案人員對文書檔案的收集及歸檔工作重視不夠以及歸檔力度不到位，導致出現許多文件資料丟失或缺損的情況。其具體原因有：歸檔模式不科學，目前仍多以文字檔案形式存檔，對電子文書檔案缺乏收集及歸檔的意識與經驗；文書檔案的收集和歸檔流程不規范，文件資料隨意擺放，混亂不堪，無法及時歸檔；文書檔案可靠性較差，部分單位或相關檔案部門通過模擬近幾年數據以應付上級檢查，導致檔案文件的真實性與歷史性嚴重喪失；文書檔案缺乏連續性與完整性，如文件資料斷章、斷頁、缺單位落款公章、缺時間等。

2.3 文書檔案的收集及歸檔不全面

在進行辦公室文書檔案收集與歸檔管理工作過程中，常出現文件收集不全面的情況。由于資料內容廣泛且來源繁雜，同時參考價值重要，若出現文件材料遺留他人或他部門，將會導致收集困難，增加檔案人員歸檔工作的難度。此外，由于部分文書檔案管理人員為兼職人員，對文書檔案的整理及歸檔工作缺乏充足的時間、精力及經驗，或其他各種原因，最終導致文書檔案材料等無法及時有效的收集全面。

3.辦公室中文書檔案的收集與歸檔工作管理的改進措施

3.1 構建文書檔案管理體系

在辦公室文書檔案收集與歸檔工作開展過程中應注重強調對文書檔案管理體系的構建，并在體系內容制定過程中針對歸檔模式不規范的問題設定相應的管理原則，且要求檔案管理人員在實際工作開展過程中嚴格按照管理原則來執行，達到最佳的文書檔案管理狀態。此外，在文書檔案管理體系構建過程中基于各部門職能的基礎上明晰其歸檔范圍也是至關重要的，因而應強化對其的有效落實。

3.2 加強檔案管理人員素質培訓

首先要求機關單位領導在實施管理工作的過程中應定期安排檔案管理人員參加專業化的培訓項目，繼而促使其在培訓過程中能強化自身責任心及使命感，且將其合理地融入文書檔案管理中，提升整體工作效率。其次，由于辦公室文書檔案收集與歸檔工作實施的過程中強調了對兼職人員的引進，因而在此基礎上，機關單位在實施管理工作的過程中應積極開展兼職檔案員培訓行為，最終由此提升其專業化水平，并避免返工情況的發生。再次，基于培訓活動開展的基礎上，利用會議的形式明晰歸檔范圍、歸檔質量等信息也是非常必要的，因而應提高對其的重視程度。

3.3 做好檔案宣傳工作

第一，機關單位等領域在實施管理工作的過程中應注重以簡報編制及檔案編研等形式來擴大檔案工作的宣傳力度，并引導檔案管理人員在實際工作開展過程中可提升自身文書檔案管理意識，最終更為積極地投入到工作崗位中，且達成文書檔案宣傳目標。第二，為了擴大文書檔案宣傳范圍，要求領導基層應注重通過對多媒體技術的應用來提升宣傳力度，且由此規范檔案管理人員管理手段，即引導其定期核查檔案室庫藏內容等，繼而由此避免文書檔案收集與歸檔中材料不真實問題的凸顯，提升文書檔案的整體利用率。第三，在檔案宣傳工作開展過程中強調對文書檔案作用的宣傳也是非常必要的，因而應提高對其的重視程度。從以上的分析中即可看出，文書檔案宣傳工作的開展有助于傳統管理模式中問題的解決，因而應強化對其的落實，形成高水平文書檔案管理目標。

結束語

文書檔案作為反映行政管理活動的重要記錄，其收集及歸檔工作是辦公室管理工作的關鍵。因此，需要從構建文書檔案管理體系、加強檔案管理人員素質培訓等途徑入手，來應對辦公室文書檔案管理中凸顯出的問題，達到最佳的文書檔案管理狀態。

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[2]瞿榮榮.淺析辦公室文書檔案收集與歸檔工作管理[J].辦公室業務，2015，22：70.

[3]黃黎明.談文書檔案在辦公室工作中的收集與歸檔管理[J].才智，2014，11：313.