高校校友信息管理制度化建設淺析

鄧建萍 朱連芳 英臣

【摘要】 校友資源是現代高校自身所特有的人際資源，在高校發展中具有非常重要的作用。本文通過對校友信息及其管理內涵進行剖析，對比國內外優秀管理經驗，對當今我國高校校友信息管理現狀和存在的問題進行剖析，并據此總結出高校校友信息管理制度化的設計理念，最終實現對高校校友信息管理制度化措施的探究。

【關鍵詞】 高校校友 信息管理 制度化

目前，隨著我國教育事業的不斷發展，高校建設及教育規模不斷擴大，為進一步實現自身高水平教學目標，各高校充分調動校內外各方力量和有效資源，以期促進自身發展。越來越多高校已逐漸認識到校友資源對學校發展的重要意義。但是，我國多數高校在校友信息管理方面存在信息分散、缺乏規范性與制度化的缺點，因此，實現高校校友信息管理制度化管理已成為目前亟待解決的問題之一。本文以四川大學校友工作為參考，通過查閱文獻及問卷調查，對高校校友信息管理制度進行分析研究，并以全國高校校友工作培訓（天津）為契機，與其他高校校友工作者積極互動，共同探究高校校友信息工作制度化研究的問題。

一、高校校友、校友信息管理制度化的內涵

傳統意義上校友主要是指曾經在同一所學校讀書或進修的同校生，現代校友有更廣泛意義，不僅包含往屆學生，同時還包括曾在校工作的教職工。

高校校友信息管理主要是指學校校友管理者為了達到某一目標采用而科學化管理手段及方法，遵循信息使用規律，對校友信息進行相應的組織與規劃[1]，實現對其的有效管理。其中，有效管理的手段之一，就是進行制度化管理。制度化的產生是社會發展的必然結果，是人類適應環境發展采取的必然措施，制度主要包含人類日常行為習慣及規范化行為方式表現形式，具有極強的約束性與強制性，一般主要通過法律法規建設及政策建設實現操作。制度化的產生可減少社會中不良行為等的產生，有效促進社會的有序與健康發展。對高校校友信息管理實現制度化管理，就是要通過對校友信息分類整理，對各個環節以規范的制度加以限制，為校友信息管理提供強有力的保障。

二、當今高校校友信息管理現狀和存在的問題

美國哈佛大學建立哈佛大學校友會對校友信息進行管理，在該項管理中，哈佛大學創辦了三個管理委員會，日常信息管理中相互協助、相互制衡從而形成合理完善的管理系統。

我國高校校友信息管理由于各種歷史原因以及教育系統的不完善性，使得很多學校對校友所發揮的作用幾乎沒有合理認識，因此其信息管理也未得到相應重視。隨著高校校友管理意識的不斷增強，學校也逐漸開展相應校友信息管理，并不斷的完善。目前，國內多數高校建立了校友會，制定規范的章程進行管理，并嘗試建立盡可能完善的校友信息管理系統，進行管理。根據調查問卷反饋，在調查的47所高校中，有98%的高校校友工作有專門部門管理，但是其管理在組織模式、管理形式、人員配置等方面均存在相應不完善，沒有建立規范的校友信息管理組織網絡，管理模式的建立多流于形式，影響信息管理的有序發展。具體統計見下表：

從調查表中，我們可以看到，校友信息管理存在諸多問題，其中最突出的是校友信息更新不及時，占到93%。校友信息不完整和校友信息采集制度不完善，分別占到70%和68%，這兩方面的問題也非常突出。此外，多部門交叉管理等，也造成了校友信息管理的混亂。

三、高校校友信息管理制度化的設計理念

全局性。制度在對個體行為習慣及信息管理等方面具有非常重要的規范作用，因此高校校友信息管理制度化必須從全局出發，兼顧信息資源，實現資源優勢的最大化，否則，制度在建立完畢后，雖然其較為合理，但是還是無法真正使其實現功效。故高校在進行資源管理制度建設時，必須從系統全局考慮，實現信息整合。

根本性。高校校友信息管理制度的建立主要從學校的利益考慮實現對規則及系統的建立，因此學校在對制度進行設計時，應該根據學校的相關發展目標及校友資源優勢，實現對信息的有效管理[2]，使信息盡量公開以使其得到最大效用，促進學校的發展。

穩定性。制度是某一事物發展的基本坐標，是長遠目標實現的必要前提，學校在對自身校友信息管理制度進行建立時，需要根據長期發展原則進行建立，該制度必須可以長期對其進行完善與應用，不能朝令夕改，因此學校應保證其穩定性。

發展性。制度的產生是人類文明發展的產物，學校校友信息發展與學校自身的發展具有相關性，因此學校應注重信息環境的發展性，同時在發展過程中應注重對信息自由及個人隱私問題進行相應的建設與有效管理[3]，并對其根據學校發展及社會發展進行相關創新及發展。

四、高校校友信息管理制度化的具體措施

根據我們的調查問卷顯示，當前高校校友信息管理，亟需從以下幾個方面進行改進。

4.1制定校友信息收集制度，擴展校友信息收集途徑多樣化

根據學校自身網絡資源及優勢進行校友網站的建立與信息的發布，在學校網絡版面的主頁上，建立校友資源網，將信息點擊等選項放置在最顯眼位置，校友們可對其進行點擊，后通過瀏覽網頁及登陸頁面等形式對自身最新信息進行更改，例如工作狀態與聯系方式等等，并可對其他校友的最新情況實現即時了解。高校校友畢業后均在世界各地分散工作，因此自身學校網站資源的建立可使校友快速實現對資源的了解并及時了解校友動態[4]，對學校所需進行的相關項目及教育資源的予以關注，這樣不僅可使學校校友資源得到擴充，同時還可節省雙方人力、物力等資源的浪費。

4.2制定信息公開與共享制度，實現信息使用規范化

高校校友信息資源應在確保相應安全的情況下實現對信息資源的盡量公開與共享。因此學校應重視對其相關管理制度的建立。

信息公開制度。高校校友信息管理的目的是方便學校與校友雙方實現對信息的閱覽。因此必須保證信息的相對公開[5]，而對于學校而言，校友相關信息具有相應的復雜性與信息提供途徑的多樣性，因此為保證信息的公開性與準確性，學校應建立相關的信息公開制度，嚴格劃分保密資源與公開資源，對保密資源劃分層級，分級管理；對公開資源，盡量使校友也了解其相關內容，提高利用率。

信息共享制度。高校校友信息共享制度的建立可有效實現學校與學生及校友對相關信息的滿足，因此校友信息共享制度應對共享主體、共享內容及共享程序進行系統規定，盡量消除信息的公開滯后性，構成學校、校友之間的信息系統，實現信息共享，促進高校建設與發展。

4.3建立校友工作專人化管理制度，實現信息整理高效化

目前，多數國外高校均成立了專門的校友工作機構實現與工作隊伍，實現對校友日常信息的管理，從而使校友回饋母校有了制度保障。學校可根據自身情況，建立校友會，主要負責對校友檔案及跟蹤等信息進行建立，舉行相關會議，實現學校與校友之間的及時交流，增強二者之間的感情[6]，促進學校更好的發展。其工作人員除了可建立專職人員外，還可使用大量兼職人員，實現工作開展，并安排學校領導階層人員去看望校友，增強校友心理感情值，促進聯系與發展。

4.4建立學校與校友信息溝通交流年會制，實現信息管理常態化

學校與校友信息溝通交流年會制，是指學校和校友定期舉辦全球校友會會長、秘書長年會，圍繞校友會的工作、校友信息的收集利用等方面開展深入地溝通交流，互相學習。通過這樣的一個平臺，傳遞校友信息，探索校友工作規律，提高校友工作水平。

建立學校與校友信息溝通交流年會制，需涵蓋校友工作負責人學習培訓、列席會議、調研考察、提案提議等方面，形成全球校友會會長、秘書長年會制的基本制度框架，確保學校校友會年會的規范化、常態化運行，打造高校校友工作品牌。

五、高校校友信息制度化管理的積極意義

高校校友信息制度化管理可以有效保證校友利用信息系統對個人信息進行注冊、修改等情況的保密性，同時其還可將校友信息管理、統計及查詢等業務進行相應規范，實現公共信息的準確性，對其進行制度化管理，還可使校友信息的日常維護與跟蹤變得更加系統化，提升工作人員工作效率，發布具有價值性的校友信息，推進校友系統管理工作的科學化、規范化與信息化。

日常校友信息管理中，學校未對其進行制度化管理因此造成管理工作在很大程度上仍處于相對混亂狀態，因此制度化建立可實現管理工作的有效進行，設置專門負責信息管理的專職人員，對其工作內容進行具體分工，這樣可節省信息管理時間，實現信息管理的高效性，不斷提升校友信息管理的有序性發展。

綜上所述，隨著現代高校教育事業的不斷發展，人們開始廣泛關注校友在高校建設中的重要作用，因此，各高校開始逐漸對其信息管理工作模式展開研究與分析。由于我國現代高校校友信息管理意識發展較國外發達國家晚，因此其在發展中還存在相應不完善地方。以上對信息管理制度化內涵等進行分析，從而提出相應信息管理模式探究措施，來不斷促進我國高校校友信息管理的完善，促進高校進一步有序發展。

參 考 文 獻

[1]宋娟.網絡對高校校友資源開發與管理的影響及對策研究[D].中南民族大學，2012.

[2]王朝平.高校校友資源開發與管理研究[D].蘭州大學，2010.

[3]祁衛東.高校校友工作管理的實證研究[D].湖北工業大學，2012.

[4]江曉花.基于逆向工作模式的高校校友運作體系的設計開發[D].華北電力大學，2012.

[5]劉莉.井岡山大學校友管理信息系統的研究與分析[D].云南大學，2015.

[6]傅惠娟.校友資源管理平臺的設計與研究[J].電腦知識與技術，2014，36：8695-8696.