論中小企業采購成本控制

廊坊市交通公路工程有限公司　李錦花

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論中小企業采購成本控制

廊坊市交通公路工程有限公司李錦花

摘 要：企業成本是影響企業經濟命脈的重要因素之一，中小企業作為一支重要的經濟力量在國民經濟中占有重要地位。由于市場的競爭日益激烈，中小企業在市場競爭中應該最大限度地降低控制成本，實現利潤最大化，這就需要有效地控制自己的采購成本。中小企業成本的有效控制，是關系到其能不能夠有效持續經營的關鍵。目前，中小企業的現狀有很多不足，不管是自身因素還是改革體制都不樂觀。

關鍵詞：采購現狀經濟發展中小企業成本控制

中小企業近年來隨著國家經濟的發展同樣發展勢頭良好,但在發展過程中也遇到一些瓶頸。中小制造企業的采購成本對企業的發展已經產生了重要的阻礙作用。降低控制采購成本對企業的發展前景起著舉足輕重的作用。由于生產成本中材料成本的比重日益加大,已經加大到50%以上,所以,不斷降低并控制好采購成本,是中小企業縮減成本的重要途徑和重要手段。

1　中小企業控制成本存在的重要問題

1.1國家的政策支持缺乏

中小企業的稅費較多,重復收費和納稅的隨意性較大。政府的政策扶持,國家的法律融資稅收等,土地使用優惠政策偏向于大型企業。中小企業的總數和工業總值在國民經濟中的比例不在小數,但貸款總額卻在全國貸款的比例中占得份額很少。各地方政府把中小企業作為各種費用來源強烈壓制他們,甚至向他們攤派費用,中小企業步履維艱。

1.2中小企業財務制度不健全

財務制度包含兩個方面:一個是內部環境,一個是外部環境。大多數中小企業缺乏完整的內部控制制度,不但在管理方面缺乏執行力,而且在財會人員的崗位責任方面,部門職控權限、審核制度、內部稽查控制制度也都不完善。而外部環境的構建主要依賴于政府政策和相關部門的有效支持,很多中小型企業一味追求產品銷量和市場份額,忽略了成本控制管理的核心主導地位。

1.3中小企業資金管理混亂

很多企業近幾年來都出現資金不足,轉盈為虧的情況,缺乏嚴格的信用政策,管理水平低,對于延期付款超期付款沒有懲罰措施,即期付款也沒有相應的獎勵制度。嚴重影響利潤的提高和銷售額,阻塞資金流動,造成壞賬。

2　采購成本控制的有效方法

第一,供應商的評價體制要不斷地完善和建立。要明確做出規定,比如對供應商的集體評價程序和供應商的審批方法等,都要不斷完善。

第二,后期培訓采購員的業務素質也是重中之重,價格評估的確認,要有相關人員負責,包括聯名簽署等。

第三,進一步規范樣品確認制度。把采購部的人員調集起來,分散其權利配備,不定期或定期地進行抽查監督檢驗測試評比,讓員工集中精力搞業績。

獎勵體系要建立,獎勵制度要不斷改進。尤其是在價格下跌后,對業績份額提成因此受損的采購員應給予相關獎勵支持。不斷創新,發展更多物美價廉的替代開發品。

無論買哪一種物料,我們在購買之前都要熟知它的價格成分組成。我們必須扎實掌控供應商的最初原料價格,留給自己足夠的增值空間,包括一系列的價格整理調配,以應對各種維護自己基礎價格的談判,做到知己知彼,百戰不殆。

此外,信息來源還要廣。現如今,社會的多元化電子化發展不斷突飛猛進,采購員不僅要了解行情以及各個方面的物料基礎采購資訊,而且對每個地區的差異,價格差異都要掌握清楚明確,最終選擇適合自己公司前景發展的供應商。人生最重要的是抉擇,選擇供應商亦如此。穩、準、狠地選擇帶動自己公司發展的供應商家,不僅能共贏謀發展,還可以為自己帶來更多的價值空間和創新的點子。好的供應商可以讓你事半功倍,也好管理;相反,選擇了不正確的供應商,不僅不能給企業增值,還會額外添加種種困擾。

誠信是經商的基礎,采購信譽尤為重要。采購雙方必須要建立合同契約,如果因為一些緣故不能及時付款,第一次會被理解,第二次或許也能被原諒,但事不過三,我們絕對不能丟失企業的信譽,否則別說降低成本,控制價格,可能你會失去一個長期合作良好的供應商戶。從服務、價格、質量三方面入手建立月度評控分獎勵,進行每月一次評分,或許有很多意外收獲。筆者建議健全績效考核月度評分制度,這樣不但可以激發采購人員的業務積極性,還可以互相監督,有效遏制采購人員受賄。每天調配采購庫存,防止物資停滯積壓和停轉產的風險,使企業內部采購費用在無形中得到良好的把控。

3　完善并管理采購規章制度

第一,供貨能力由質量和評控部門掌控,包括對供貨商資質的認定和勘察,其供貨價格必須由公司財務部門嚴格監管,全款以及尾款都要有公司上層領導簽字審批。不斷改革,不斷拓寬和整合采購人員的采購途經和進貨渠道,各采購人員的采購區域和大量的物資,分別由各自負責人調配安置。同一類型產品,要由這一類型負責的采購人員統一從同一個渠道進行采購。供應商的供應變量有調配,另行規劃。

第二,采購合同要得到有效規范。相關采購合同中有明確指出:供應商無論出于哪種銷售目的,都不可以賄賂采購商的銷售人員,如有違反,則按比重扣除貨款以及尾款。有關返利采購的規定,合同中都要簡明扼要地呈現,建立采購供應雙方建立長久的穩定共贏關系,以穩固采購商的需求以及供應商發展水平。對于長期合作的供應公司,采購份額要加大優先安排,首先保證供貨質量數量在交貨期限內得到很好的滿足,以及價格得到優先調配等。我們都要特別重視采購的內部管理,包括整體供應鏈的水平提高,建立穩定共贏的合作供應關系的前提是選擇好的、優秀的、不斷進取的供應商,采購促使供應商產品質量的不斷改進和創新,有效促進供應渠道的拓寬和發展,久而久之可與其簽署合作聯盟戰略協議書,彼此互惠互利、長久進步。

4　建立改善降低成本的監管平臺

首先要建立一個可視化透明的監管平臺,每年每月每天都有人進行有效率的審核;所有員工都要參與進來,大家聽到看到做到,業務素質的競爭會涌現出一大批優秀的員工出現。不要擔憂自己的價格低,怕被同行的人知道,等等。在市場經濟競爭激烈的當今社會,只是一些特定行業或者企業會選擇搞價格戰,價格優勢已經遠遠不能穩固供求關系。除此之外,大家大致定向地采購需求基本相差不多,所以內部組織結構十分重要,有人管有人監管,還有有效率監督,有獎勵制度。

在生產活動中,組織結構起著中心職能作用。一般它屬于硬性死規定,那么,我們就讓它鮮活起來。打個比方,每個公司的經理都認為自己的職能只是管好直系屬下就可以了,那么怎樣管理好直系屬下才是核心關鍵。具體管好的意義標準要明確,一般下屬展現的業務素質和精神風貌都是上司希望看到的,而并非他們真實的一面。所以單方面從管理下手,明顯不夠。舉例說吧,比如,月月開例會每周也如此,強調職能業績目標,調整完善員工狀態。領導層必須要認識到,有些錯誤是不可避免的,采購員工在進行采購過程中的賄賂是不可避免的。就像人人會感冒一樣,雖然不可根除,但可有效預防,降低發生頻率。一個人受賄總比一個團隊100人受賄損失要少。

5　實施分級管理供應商體系和物料分類采購

就目前來看,企業對于產品的質量受到采購物料的影響,參考資金的使用率,大體上可以分為一般物料和重要物料。相對重要價值比較高的物料要進行集中采購,我們可以公開對物料進行招投標,大家公開公正的決策。為自己企業爭取利益,最大程度地把運輸費用的成本降低,這樣能夠把握住老客戶,保持與供應商之間的合作機會,同時,還可以保障零散的采購方式和額外的一些價值不高的小量市場資源。此外,還可以有效補充集中采購,大幅度的減少庫存,節省了存儲空間,資金也可以有效地運作。

對于重要物料的供應商要加強管理力度,加大控制強度,對于每個供應商都要了如指掌,為他們建立檔案資料,在實力雄厚的供應商上進行測評,看看他們的業績評價如何。另外,也可以通過政府的投標競爭,開拓大的物料市場,對于重要的物料供應商,要長期建立合作關系,要立足于長遠,把不同類別的供應商進行分組分類,例如:優先型、戰略型和商業型等,對其進行正確的管理。要進行戰略采購物品,能夠依仗供應商的,又對價值各方面要求不高的,要進行長期穩定的戰略部署性合作,簽訂長期的、有效的合同,雙方都能在規定的時間內提供貨物和交受貨物,物量較大價格上也有一定的優惠,可以保持穩定的合作關系。

應與合作伙伴商在生產、產品開發、控制質量和管理經營等,方方面面都能合作愉快,雙方互贏,尤其對供應商進行管理技術等方面的有益支持,能夠促進雙方更加信任,長久的合作,供應商和銷售商的企業都有一定的利潤空間。對價值比重較高,但物資容易從不同的供應商處購得,那么,一定要根據以往的送貨及時程度、產品質量、信譽、技術規模等的業績情況考核,選擇優秀供應商,建立長期優先型合作關系。

6　結語

采用適時制采購機制巨大潛力,采購成本管理在競爭供應鏈條中占有很大比重,企業是以盈利為目的的社會團體,追求利潤的最大化是所有企業的共同目標。在市場經濟條件下,巨大的競爭壓力迫使中小企業降低成本,而采購成本控制又是成本控制中的重要部分,是決定企業是否盈利的關鍵因素,標志著企業競爭力的水平和發展的潛質。所以,采購成本控制對于中小企業的生存發展至關重要。

參考文獻

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中圖分類號：F275.3

文獻標識碼：A

文章編號：2096-0298(2016)03(b)-067-03

作者簡介：李錦花(1970-)，女，漢族，河北省霸州市人，會計師，大學本科學歷，主要從事企業成本控制方面的研究。