檔案數(shù)字化外包安全隱患與對策

馬雁云（南京郵電大學，江蘇南京，210046）

檔案數(shù)字化外包安全隱患與對策

馬雁云
（南京郵電大學，江蘇南京，210046）

全國檔案信息化建設(shè)已進入高潮，檔案數(shù)字化外包是檔案部門加快檔案信息化的主要形式之一，檔案數(shù)字化外包工作的安全性問題，直接關(guān)系到整個檔案資源庫以及原始檔案的安全性問題。為了規(guī)范管理確保安全，國家檔案局于2014年出臺了《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》，對數(shù)字化外包工作安全管理目的與必須堅持的原則、檔案部門與數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的安全管理責任、數(shù)字化場所安全管理、數(shù)字化設(shè)備與網(wǎng)絡(luò)及數(shù)據(jù)載體安全管理、檔案實體安全管理、檔案數(shù)字化成果的移交接收與數(shù)字化任務(wù)完成后的設(shè)備處理安全等各個方面作了明確規(guī)定［1］。

時任國家檔案局局長楊冬權(quán)在全國數(shù)字檔案館推進會上明確要求，用15年左右的時間，縣以上檔案館館藏傳統(tǒng)載體檔案全部數(shù)字化，縣級機關(guān)以上檔案室室藏傳統(tǒng)檔案基本數(shù)字化，實現(xiàn)檔案數(shù)字化利用［2］。檔案數(shù)字化工作得到各級檔案部門的高度重視，認真貫徹落實國家政策，檔案數(shù)字化工作發(fā)展迅猛。檔案數(shù)字化外包服務(wù)應(yīng)運而生，因其高效率、低成本的優(yōu)勢，倍受檔案部門青睞。但同時也是最容易出現(xiàn)檔案安全隱患的環(huán)節(jié)。

一、安全隱患

1.管理安全隱患

有些檔案部門缺乏檔案數(shù)字化外包加工實踐經(jīng)驗，在爭取到項目經(jīng)費，落實檔案數(shù)字化外包合作服務(wù)公司后，就放任由外包合作公司安排人員、設(shè)備進場，對館藏檔案進行調(diào)卷、整理、掃描、錄入等諸多工作，在數(shù)字化加工過程中監(jiān)管不到位，造成安全隱患劇升。另外，檔案數(shù)字化外包服務(wù)市場準入門檻低，缺乏統(tǒng)一的管理機構(gòu)和專業(yè)技術(shù)認證標準，魚龍混雜。為了搶占市場份額，有些公司超低價中標，采用項目經(jīng)理負責制，臨時招聘加工人員組建團隊，項目結(jié)束團隊解散，安全管理懈怠，責任追溯無記錄可查。

2.場所安全隱患

檔案數(shù)字化服務(wù)外包公司的工作場地，是對實體檔案進行整理、掃描處理、檔案復(fù)原等操作的暫存地，又是檔案數(shù)字化成果源生和匯集地，場所的安全性在整個檔案數(shù)字化外包過程中的重要性不言而喻。

3.實體安全隱患

檔案數(shù)字化加工過程中，流水線式的工作流程，需要對檔案進行批量處理，人為接觸檔案的環(huán)節(jié)非常多，人為因素給實體檔案帶來了各種安全隱患。檔案拆線重裝過程中容易導致檔案未能恢復(fù)原樣、裝訂順序混亂、重新打孔傷害實體檔案等問題；年代久遠的珍貴老檔案，普遍紙張質(zhì)量薄脆，在加工過程中容易對實體檔案形成一定的破壞。

4.信息安全隱患

檔案數(shù)字化的過程就是實體檔案內(nèi)容不斷轉(zhuǎn)化生成數(shù)字化信息的過程。生產(chǎn)的數(shù)字化信息是可以輕易地被拷貝、更改、遷移等而不留下痕跡，通信業(yè)、存儲技術(shù)的飛速發(fā)展使數(shù)字信息在網(wǎng)絡(luò)中傳播更為快捷，因此保證檔案信息的安全則顯得尤為緊要，是檔案數(shù)字化安全的核心。外包服務(wù)公司在項目結(jié)束后，對加工過程中存儲的檔案數(shù)據(jù)進行刪除處理環(huán)節(jié)，存在數(shù)據(jù)外泄風險。

2　應(yīng)對策略

1.落實管理責任

檔案數(shù)字化安全建設(shè)“三分技術(shù)，七分管理”，突出了“管理”在數(shù)字化建設(shè)中的重要地位［3］。檔案部門對檔案數(shù)字化加工安全負有總的責任，成立專門的檔案數(shù)字化外包管理領(lǐng)導小組，明確小組成員的責任。對數(shù)字化加工內(nèi)容、加工范圍有總體規(guī)劃，確定數(shù)字化外包檔案范圍，制定檔案數(shù)字化外包安全管理要求和技術(shù)指標。在招標文件中，明確加工進度、加工內(nèi)容、加工質(zhì)量要求等。

檔案從業(yè)人員需要全面掌握檔案數(shù)字化加工過程，提高檔案數(shù)字化方面的專業(yè)技能，深入學習了解檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)。同時加強對外包服務(wù)市場的培養(yǎng)與引導，從合同上約束企業(yè)從嚴管理，規(guī)范操作，提高外包人員專業(yè)素養(yǎng)。

根據(jù)《保密法》《檔案法》的相關(guān)政策規(guī)定，與外包合作公司簽署保密協(xié)議、服務(wù)承諾書，在合作過程中嚴格執(zhí)行協(xié)議條款。

2.強化場所監(jiān)管

檔案數(shù)字化加工場所除滿足檔案安全管理“八防”要求外，還應(yīng)滿足位于獨立、可封閉建筑物內(nèi)的要求。加工場所需配備滿足安全監(jiān)控管理的視頻監(jiān)控裝置，確保加工場所無監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統(tǒng)應(yīng)由專人負責，實時監(jiān)督。

加工場所內(nèi)禁止使用帶有無線網(wǎng)絡(luò)功能的儀器設(shè)備，定期進行相關(guān)檢查。數(shù)字化工作人員嚴禁將通信設(shè)備、移動存儲設(shè)備、具有拍照功能的電子儀器設(shè)備等帶入工作場所，嚴禁將數(shù)字化加工場所內(nèi)物品搬離現(xiàn)場。

3.保證實體安全

2014年全國檔案局長館長會上，楊冬權(quán)局長強調(diào)在數(shù)字化過程中，必須堅持最大限度地保護檔案實體，做到一件不丟、一件不損、一件不亂。數(shù)字化加工過程中，特別是檔案實體的拆裝、掃描、錄入等環(huán)節(jié)中人為接觸檔案非常多，人為因素給實體檔案帶來的安全隱患也較多。因此必須加強人員管理，對數(shù)字化加工人員進行必要的培訓，落實安全保密責任管理，規(guī)范操作流程，保證實體安全。

在檔案交接環(huán)節(jié)上分批次調(diào)檔，檔案出庫入庫做到無縫對接，檔案部門工作人員與數(shù)字化服務(wù)機構(gòu)的檔案交接人員進行清點、核對，并且需要填寫相應(yīng)的檔案交接登記表。檔案的交接過程是涉及檔案原件“丟、損、亂”問題的重要環(huán)節(jié)，檔案部門需高度重視與把關(guān)，堅決杜絕數(shù)字化加工公司自行出入庫房、調(diào)取檔案等行為。

數(shù)字化加工過程中，需要拆裝檔案的，須保持檔案原貌，如有歷史檔案，按照歷史檔案原有裝訂方式進行裝訂，不可更換裝訂位置（如改右裝訂為左裝訂）。須按原有裝訂孔位進行穿線裝訂，避免新打孔。檔案裝訂應(yīng)遵循“兩對齊”要求，即裝訂線一側(cè)邊緣對齊，檔案內(nèi)頁下邊緣對齊。裝訂時盡可能減少折痕數(shù)，能不折疊就盡量不折疊。采用專業(yè)裝訂線進行裝訂，不可使用金屬裝訂物；如原始檔案中發(fā)現(xiàn)金屬裝訂物，應(yīng)予以剔除。

對于有蟲霉隱患的檔案，要進行消毒殺毒處理后方可入庫。

4.確保成果安全

加強數(shù)字化加工設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)的管理。數(shù)字化外包公司自帶設(shè)備，檔案部門須定期進行安全檢查，必要時采用硬件加密方案，對設(shè)備的接口進行封閉處理。在未經(jīng)檔案部門允許的情況下，嚴禁使用輸出裝置或端口。為數(shù)字化加工建立專門的局域網(wǎng)，與其他網(wǎng)絡(luò)進行物理隔離處理，同時禁止使用無線網(wǎng)卡、網(wǎng)線鍵盤、網(wǎng)線鼠標等設(shè)備。

加強數(shù)字化成果檢驗、交接管理。數(shù)字化項目結(jié)束后，外包公司的儀器、設(shè)備，在確保無數(shù)據(jù)遺留的情況下方可搬離現(xiàn)場。必要時采用全盤格式化，然后用填充垃圾數(shù)據(jù)的方法防止數(shù)據(jù)外泄。

檔案數(shù)字化業(yè)務(wù)是一項系統(tǒng)性工作，是建設(shè)數(shù)字檔案館的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化給搜索、查詢、即時閱讀帶來了毋庸置疑的便捷，簡化并提高了檔案管理的質(zhì)量和效率。對歷史久遠的珍貴紙質(zhì)或其他實物檔案，可以在未來相當長的一段時期內(nèi)保證原件的完好性，并且便于檔案利用者查詢利用。根據(jù)檔案數(shù)字化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，可以快速定位實體檔案的位置，便于檔案工作人員快速調(diào)取實體檔案。

［1］黃麗華，宋華.規(guī)范管理確保安全——《檔案數(shù)字化外包安全管理規(guī)范》出臺［J］.中國檔案.2015.2∶32.

［2］黃麗華，宋華.檔案數(shù)字化外包安全管理研究［J］.中國檔案.2015.6∶60.

［3］范明.檔案數(shù)字化外包中檔案實體的安全管理及應(yīng)用［J］.蘭臺世界.2015.9中旬∶38.