北美檔案工作的歷史探討

胡金濤（南京大學信息管理學院，江蘇南京，210023）

?

北美檔案工作的歷史探討

胡金濤
（南京大學信息管理學院，江蘇南京，210023）

［摘要］北美檔案事業作為國際上當代檔案事業的標桿，其發展歷程不是一帆風順的，有很多經驗教訓值得我們研究和借鑒。文章基于北美著名檔案刊物The American Archivist中的文章，研究北美檔案工作的發展歷史，探討了北美地區對檔案工作的基本認識、北美檔案工作歷史問題及應對措施，以期為我國檔案事業的發展提供借鑒。

［關鍵詞］檔案事業檔案工作檔案價值北美

［分類號］G279

1　引言

檔案工作由來已久，但真正意義上的近代檔案工作始于法國大革命中資產階級性質的檔案工作改革?！皺n案的人權宣言”——法蘭西穡月七日檔案法的誕生，標志著檔案管理模式的轉變和近現代意義上檔案管理工作的開始。法國是近現代檔案工作的開創者，但隨著時間的推移，北美地區成了西方乃至世界范圍內檔案工作的“領頭羊”，涌現了謝倫伯格、特里·庫克等近現代著名檔案學者，開創了深刻影響當代檔案管理工作的理論和實踐方法。作為西方檔案工作的典型代表和當代檔案事業的“標桿”，北美檔案事業非常值得我們去回顧與研究。本文以北美檔案學界著名刊物The American Archivist原版文章為基礎，其中不乏發表于1975年的珍貴文獻，利用文獻調研法，對北美檔案工作的歷史和現狀進行了初步探索，以期為當代我國檔案事業的發展提供一定的借鑒。

2　北美對檔案及檔案工作的基本認識

在對檔案工作和檔案事業進行探討之前，要先研究檔案的價值和作用。因為檔案工作的目的，就是實現檔案的價值和作用，只有清楚地認識檔案的作用，才能發現實踐工作中存在的問題。

2.1對檔案的普遍認識

一般認為，檔案是知識與權威的代表，同時它也有嚴格的內部控制，具有很強的政治性。檔案館收集檔案，確定保管范圍，銷毀不需要保管的文件材料，并保存有價值的檔案，最終將檔案提供利用。這一切活動都體現了兩種形式上完全對立的職能。北美檔案學界對檔案館有一種形象的比喻，即神殿與監獄。但不管是神殿還是監獄，它都代表著一種力量或者權力，也就是說，檔案體現了一種力量或者權力。

北美十分重視檔案的歷史文化意義。美國有學者認為：歷史不是實體存在的，由于人類的大腦記憶是暫時的，歷史只能長期存在于流傳下來的檔案文件中，如果一個政黨控制了所有的檔案，那么它也就控制了這個民族和國家的歷史。歷史上有很多謎和真相到現在還不能為人所知，很大程度上是因為我們找不到相關的原始檔案材料。越來越多的人意識到，檔案在記錄歷史上發揮著不可取代的作用。實際上，北美地區對檔案歷史憑證價值的認同和重視遠遠高于我國。在美國著名系列電影《星球大戰》中，有這樣一句臺詞，“If an item does not appear in our records，it does not exist（檔案中不存在，那么現實中也就不存在）”。這句話雖然不夠客觀，但有很強的現實意義，這是檔案權威的生動體現［1］。

2.2檔案的三種價值比喻

北美檔案學者曾對檔案價值和作用開展了廣泛而深入的探討，其中廣為人知的，莫過于謝倫伯格的文件雙重價值論。此外，還有很多檔案學者對檔案和檔案工作的價值與作用進行過探討，其中Randall C. Jimerson對檔案價值和作用的研究十分生動，蘊含了其對北美檔案和檔案工作的深刻理解。

Jimerson運用了三個比喻向我們形象地展示了歷史上的北美檔案工作實況。首先，檔案館像一座神殿（Temple）。檔案工作最基本的作用是記錄和反映歷史，它支配著社會集體的歷史記憶。檔案收集與鑒定是構建社會記憶，聯系歷史與現實的重要過程。而作為檔案工作者，我們最重要的任務就是為后代保留有價值有意義的歷史。這就像古代社會的神殿一樣，控制著知識，支配著社會公眾對歷史的記憶與看法。神殿意味著權威與不朽，對于歷史記憶而言，檔案也是如此。而對于歷史檔案，我們很難證實它記錄內容的真實準確性，只能明確它是何時以何種方式存在。盡管檔案填補了歷史記憶的空白，但在實際操作中，檔案中所記載的信息是不會有明顯變化的，但我們的理解和解釋卻在不斷改變，人們的關注點也在不斷變化［1］。

其次，檔案館像一所監獄（Prison）。這個比喻可能稍有不妥，卻完美詮釋了檔案及檔案工作的特性。檔案的開放與保密是缺一不可的，不能重此輕彼。但檔案工作的保密性往往被過分強調，以至于被用來維護當權者和精英階級的某些不合法的利益。而我們對檔案工作的期待卻是要維護公共利益與公眾權利。

從形式上看，檔案館里鎖著一箱又一箱的文件，像極監獄里被監禁的囚犯。布滿監控設備的閱覽室，甚至還有武裝保安時刻監視著你的一舉一動。這和囚犯與親友相見的接見室沒有什么區別。不要以為這是假的，這是30年前美國國會圖書館手稿部的真實情況。而實質上，這體現了一種控制。檔案工作者擁有對檔案的解釋說明權，因此控制了這些“被囚禁”的檔案對于利用者的意義和內涵。我們知道，在奴隸社會和封建社會，檔案僅僅為統治階級的利益服務。在現代社會檔案則要對整個社會所有階層和團體的人負責，檔案要保護公民權利與公共利益［1］。

最后，檔案館也像一個餐廳（Restaurant），利用者希望在檔案館尋找知識和事實。檔案工作是一項服務性的工作，要為其他生產生活領域服務。某種意義上，檔案工作者的角色和服務員的角色是相似的，檔案工作者是檔案與利用者不可缺少的中介［1］。

3　北美檔案工作的歷史問題

在認識了理論上檔案作用的三種形態后，與實際工作相比較，北美檔案工作主要存在三個問題。

首先也是最主要的即檔案工作的傾向性。檔案的收集與鑒定是構建社會記憶，聯系歷史與現實的重要過程。但實際上，只有部分檔案會被呈現在世人面前，以代表過去“完整的真實的”歷史。檔案工作是有很大選擇性的，檔案工作者可以只留下部分檔案所記載的事實真相，以此來忽略一些事情。收集保留部分檔案而銷毀其他檔案，檔案工作者就這樣影響著人們對歷史的理解和看法，包括哪些應該被遺忘。檔案工作總是聚焦在社會中重要的、有身份地位的人或者重要事件身上，而忽略了那些在他們看來無關緊要的事實。檔案工作一直有失公平，目前我們有太多的檔案集中于反映社會、政府、商業及軍事領域的精英階層，而權勢低微的弱者成了檔案工作的邊緣。檔案工作的這種傾向性，會造成歷史的偏差。除此之外，目前甚至有一些檔案館和檔案工作者把時間與精力浪費在一些無關緊要的東西身上，其中一些檔案文件的價值都是有爭議的，這種做法僅僅是因為檔案材料形成者的身份地位。如果我們站在后代人的角度看，我們現在的館藏根本無法讓后人了解一個真實的歷史［2］。

檔案應該是對社會各階層生產生活實踐的原始記錄，而不僅僅針對政治、經濟、文化與學術領域精英階級的特權事務，這也是公眾對檔案工作的一種期望。但真正讓人擔心的是這種傾向性目前還沒有引起檔案工作者的關注，沒有人意識到當前的檔案收集工作是有失公正的。即使這種傾向性被認識到了，大部分的檔案工作者也抱著這樣的一種工作態度，他們認為，做好檔案工作是為了自身的發展和自己的成就，想利用自己良好的表現獲得自身利益。他們沒有意識到檔案工作中包含的這種歷史和社會責任，即使意識到了，也不愿為此付出努力。

而這種現象的出現也是有原因的，甚至有其合理性。追溯文件的歷史，文字與書寫的出現與等級社會是密切相關的，而文件的形成也和經濟政治權力的出現、社會等級化相關。歐洲檔案出現的最初目的是鞏固王室與國家權力，一開始，檔案就是政治的衍生物，是權力的重要工具。

其次，歷史上的北美檔案工作過分強調其保密性。檔案工作中存在著“檔案控制”，這種控制不僅僅體現為實體控制，還包括內容控制。所謂實體控制，就是指檔案工作者決定著利用者能否接觸到利用者所需要的檔案材料；所謂內容控制，是指在檔案管理環節尤其是在檔案著錄中，檔案工作者可以通過對檔案有意識的主觀性行為決定利用者所理解的檔案的內容含義，讓利用者對檔案內容產生一種誤解，影響甚至控制利用者對檔案的評價。這種“檔案控制”導致部分檔案無法被接觸，檔案依舊是當權者維護自身利益的重要工具［1］［2］。

最后，歷史上的北美檔案工作也過分強調檔案的證據價值而忽略其情報價值。檔案的憑證價值和情報價值是檔案價值兩種基礎形態，在具體的檔案文件中，兩者可能有所側重，但缺一不可。檔案的情報價值是檔案需要長久保存的主要依據，不能過分強調檔案的證據價值而忽略其情報價值。

4　北美檔案工作的變革

4.1檔案工作變革的背景原因

（1）社會的結構性變革

當前社會變得更加制度化、程序化，政府活動越來越多。我們應該承認，民族化和國家化等進程使得政治掌權集團的文件比個人及家庭文件更加珍貴，檔案工作重視它們也情有可原。但當前，隨著政府不斷成為經濟和社會的基礎性調節工具，其處理非精英集團事務的檔案文件會越來越重要，這些就是我們說的反映社會與經濟事實的檔案。這種應有的變化還沒有體現出來，北美檔案工作依舊堅持著傳統的做法，繼續這樣下去，會損失大量珍貴的東西。

（2）檔案數量的爆炸式增長

我們不可能把所有可能有價值的文件都保存起來，這不現實，更是不負責任的做法。現實情況是，如果選擇保留一部分檔案，就意味著可能要銷毀另一部分。這是一個非常重要的決定，但目前還沒有合理科學的方法論指導我們該怎么做，或者說傳統的方法早已不適應當前的檔案管理現狀［3］。

（3）檔案信息質量和價值的下降趨勢不可逆轉

有美國學者認為，打字機使得文件的數量飛速增長，電話卻導致文件價值迅速下降。比如，當一個重要人物有重要的緊急的事情要傳達，為了保密和效率，他可能就通過電話（當然是保密專線電話）傳達這個消息，而沒有生成任何文件。筆者認為，這種說法可能不夠客觀，但確實，數量的增長往往會伴隨著質量的下降［2］。

（4）特殊檔案比例的提高

這里的特殊檔案，是指瀕危檔案、易損檔案和含有敏感信息檔案等的一種綜合概念。這種檔案很難被長期保存，在產生之初就很容易消失，原因可能是人為或者非人為的，如果沒有立即保護，那么這些文件材料所記錄的信息可能永遠不被人所知。比如，上世紀60年代美國女權運動、學生運動和反越戰游行時，成立一些臨時性的組織，并產生了大量關于這些政治運動的原始文件，如果檔案館沒有及時把這些文件征集起來的話，很可能文件就隨著組織的解散被銷毀或者分散到很多人手中，以至于若干年后無法從中得知當時的完整情況，那么一些事實真相就再也不能被人們所知曉［1］。

4.2檔案工作變革的細節性措施

檔案工作的變革勢在必行，具體而言，檔案工作的變革必須實施好七個細節性措施。一是要培養檔案工作者的專業素質和行業素質，檔案人員應利用檔案為社會進步與知識普及、社會多樣化與社會包容、社會公平公正做出貢獻［2］［3］。二是要放棄自己所認為的中立客觀的立場，去虛心聽取利用者的意見與看法，對于檔案的收集、鑒定等工作，應接受社會監督。美國有學者認為，在民主社會，檔案的收集與鑒定應由開放的公眾討論決定，而不是檔案館閉門自鑒。但筆者認為，這種想法不具有可操作性，帶有烏托邦的色彩，這和社會檔案模式有相似之處。但檔案工作確實可以達到這樣一種形式，即archives of the people，by the people，for the people（民眾管檔，為民管檔）。三是檔案工作不能太過關心技術和操作層面的問題，這會導致檔案工作者對他們所必須承擔的社會與文化責任的忽視。檔案就像一個國家或民族的紀念碑，它不應該是領袖人物的個人傳記，而應該是整個社會歷史記憶的載體與保障，檔案工作者不是消極的檔案保管者，他們是歷史記憶與現實未來的中介。四是要做好檔案著錄工作，檔案著錄工作是聯系檔案工作者和檔案利用者之間的橋梁，關系檔案能否充分發揮其價值作用，實現社會功能。五是要改變舊的工作習慣和態度，檔案工作需要合作，館與館之間要合作，人與人之間也要合作。六是要建立一種全國性的有關檔案收集、鑒定工作的方法論、標準和策略體系，這個體系應該是靈活的，具有宏觀指導意義的，而不是僵硬的標準化的程序。當今時代，以往的指導方法和方法論體系都不再適用，我們需要把理論研究和實踐經驗結合起來，建立新的檔案工作方法論體系。七是要對檔案工作領域有限的資源進行重新分配，目前為止我們把太多的精力和資金投入到了那些我們已經做得很好的領域，是時候該彌補自己的不足了。而且，地方檔案館也沒有獲得足夠的資金支持［2］。

總之，旁觀者清，當局者迷。當我們一直在檔案工作中埋頭苦干，為自己所取得的成就沾沾自喜的時候，我們不妨以一種旁觀者的角度，從這個圈子走出來審視自己的工作。尤其是站在利用者和社會公眾的角度，我們就能看到更多以往看不到的東西，發現更多難以發現的問題。筆者研讀的文獻是對北美檔案工作歷史的回顧與探討，對我國檔案工作現實的意義也十分重大。筆者讀后，感受頗多，撰寫此文，與檔案界同仁共勉。

參考文獻

［1］Randall C，Jimerson.Embracing the Power of Archives［J］.the American Archivist，2006（8）：18-32.

［2］F，Gerald Ham.The Archival Edge［J］.the American Archivist，1975（1）：5-13.

［3］John A. Fleckner.“Dear Mary Jane”Some Reflections on Being an Archivist［J］. the American Archivist，1991（10）：8-13.

［4］Hilary Jenkinson. Reflections of an Archivist［J］. the European Tradition，1994 （6）：355-361

胡金濤，南京大學信息管理學院檔案學碩士研究生，主要研究方向為檔案學基礎理論、外國檔案事業史。

The Research on the History of Archival Undertaking in North America

Hu Jintao
（School of Information Management of Nanjing University，Nanjing，Jiangsu，210023）

Abstract：As the model of archival undertaking at present，the history of archival undertaking in North America is rough，there are many problems and experiences which worth our attention. The paper researches the history and development of archival work in North America based on the articles published in the American Archivist，and discusses the perspective to archival work in North America，the historical problems and its measures of archival work in North America for the purpose of promotion of archival undertaking in our country.

Keywords：Archival Undertaking；Archival Work；Archival Value；North America

［作者簡介］