高校科研檔案信息資源建設現狀與對策研究

周麗琴（江蘇理工學院社會科學處，江蘇常州，213001）

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高校科研檔案信息資源建設現狀與對策研究

周麗琴
（江蘇理工學院社會科學處，江蘇常州，213001）

［摘要］文章闡釋了高校科研檔案信息資源的內涵，通過對高校科研檔案信息資源建設現狀的分析，指出目前普遍存在的問題，在此基礎上提出推進高校科研檔案信息資源建設的途徑和對策。

［關鍵詞］高等院校科研檔案信息資源建設高校檔案科技創新

［分類號］G271

高校教師在從事專業教學工作的基礎上，圍繞學校人才培養、學科建設和社會經濟發展，開展各類科學研究活動，這些活動所形成的科研檔案中蘊藏著多種信息——科研檔案信息，它們是非常重要的科技信息資源。這些信息對黨和政府決策、社會管理、科技創新等都有著重要作用［1］。然而，目前大部分高校對科研檔案信息資源建設還不夠重視，資源建設的內容不夠豐富、技術手段滯后，以至于科研檔案信息資源的價值沒能得到充分體現。因此，高校檔案館應加強與科研管理部門的合作，推進科研檔案信息資源建設，提升科研檔案的管理和服務水平，發揮科研檔案的經濟效益和社會效益。

1　高校科研檔案信息資源的概念及其構成

科研檔案是指在科學技術研究過程中形成的，具有保存價值的文字、圖表、數據、聲像等各種載體的文件材料。科研檔案中蘊藏著原始數據、技術秘密、科研成果和經驗教訓等，不僅反映科研工作的研究領域和研究方向，而且成為科研信息的一種存儲形式。科研檔案工作是科研工作的重要組成部分，是科研活動的重要環節，大力開發科研檔案信息資源，能夠推動科研工作和社會經濟發展。

關于檔案信息資源的表述，國內業界有多種說法。根據現有可查閱文獻，筆者比較認同這樣的表述，即檔案信息資源是指以文字、圖形、圖像、聲音、動畫和視像等形式儲存在檔案和檔案信息產品上并可供利用的信息資源［2］。這一概念體現了檔案信息資源的本質是信息資源，同時表明檔案信息資源的特質是源于檔案本身和檔案信息產品。由此得知，科研檔案信息資源是指以文字、圖形、圖像等多種形式儲存在科研檔案和科研檔案信息產品上的、可利用的科研信息資源。高校科研檔案信息資源主要由學校、學術團體和教師個人在科研項目（課題）的綜合管理、研究實驗、總結鑒定、申報獎勵、推廣應用等階段形成的不同載體的文件材料，及其二次或多次開發的信息產品構成。

與一般檔案信息資源相比，高校科研檔案信息資源具有學術性、技術性、依附性、隱蔽性、有限共享性等特點。其中，學術性是指體現各種科學研究活動的學術價值，技術性是指含有大量的原始數據和技術秘密，依附性是指信息資源及其價值依附于科研檔案及其信息產品，隱蔽性是指隱含在科研檔案及其延伸信息產品中的灰色信息資源，有限共享性是指僅限于一定范圍內或保密期滿后共享。高校科研檔案信息資源具有保存歷史、傳遞學術信息、接續科研工作和科研人才，以及指導社會生產實踐等多方面功能［3］。

2　高校科研檔案信息資源建設和管理的現狀

總體上看來，高校科研檔案信息資源建設和管理取得了較快發展，主要體現在：一是隨著高校檔案管理體制的不斷強化和完善，眾多高校尤其本科院校設立了獨立建制的檔案館，對包括科研檔案在內的各種門類檔案信息資源實行集中統一管理和開發利用，改變了過去長期沿用的分散管理體制，為科學管理和有效利用高校科研檔案信息資源，確保高校科研檔案信息資源的完整性、準確性和系統性，提供了可靠的體制保障。二是隨著高校科研檔案信息資源管理和開發利用等規章制度不斷健全和完善，科研檔案信息資源從形成積累、整合處理到開發利用等各個環節，從外觀形式到內在質量等各方面都形成了一系列制度規定，高校科研檔案信息資源建設和管理逐步走上了制度化、規范化軌道。三是隨著高校科研檔案信息資源管理業務建設不斷深化和技術手段不斷創新，特別是科研檔案信息產品編研加工和科研檔案信息資源數字化管理水平的日益普及，高校科研檔案信息資源儲備更加豐富，形式趨于更加多樣，已經成為高校價值最重要、數量最眾多的檔案信息資源之一。

但是，我們也應當看到在高校科研檔案信息資源建設和管理方面也存在著一些問題，主要包括：一是部分高校科研管理涉及科技處、人文社科處、技術轉移中心等多個機構，而且相互之間溝通不夠，對科研檔案信息資源建設和管理的監管方面存在盲區和空白，出現管理不到位、制度不配套和要求不明確等現象，給高校科研檔案信息資源建設和管理帶來一定的影響。二是長期以來高校檔案部門沒有提前介入科研檔案信息資源建設和管理，沒有對相關項目（課題）所形成的檔案信息資源的質量進行超前控制，“坐等”科研業務部門和人員向檔案館移交材料，存在著“你交我收、交多少就收多少”的狀態，導致部分項目（課題）科研檔案信息資源缺失，影響科研檔案信息資源的質量，甚至造成無法挽回的損失。三是科研檔案信息資源開發利用水平較低，當前各高校開發出來的科研檔案信息產品數量少且品種單一［4］，不利于實現科研檔案信息資源社會共享和科研成果轉化為現實生產力，為提升生產力水平作出貢獻。四是高校科研檔案信息資源現代化管理水平較低，科研管理部門建立的科研管理系統與檔案管理系統各自獨立，互不兼容，以至于項目申報和成果申報階段形成的數字科研信息無法轉入檔案管理系統中，科研部門只能把紙質材料交給檔案館，眾多的科研檔案信息資源尚未數字化，嚴重制約了高校科研檔案信息資源的網上查閱和共享。

3　加強高校科研檔案信息資源建設的對策

3.1加強科研檔案信息資源建設的質量控制

科研檔案信息資源建設是一個系統工程，需要運用全面質量管理理論，對其形成的各個環節實施質量監督檢查，從而保證科研檔案信息資源建設的質量。全面質量管理是以組織全員參與為基礎的質量管理方式和管理理念，其原理是基于對質量形成全過程的控制，即質量環節的控制，并通過有效的質量體系為基礎來實施和體現［5］。

（1）科研檔案信息資源質量管理內容。科研檔案信息資源質量管理的內容主要包括全過程的質量管理、全員的質量管理，這二者之間相互交叉、相互交融。從全過程的角度看，科研檔案及其信息產品的質量產生、形成和實現的整個過程是由多個相互聯系、相互影響的環節組成，每個環節都或輕或重地影響著最終質量。為了保證和提高科研檔案質量，就必須對影響質量的所有環節和因素予以關注和實施控制。從全員的角度看，科研人員、科研管理人員與檔案館工作人員都參加到科研檔案質量管理中，都要有強烈的質量意識，各司其職，形成一個協作、高效、嚴密的質量管理工作系統。

（2）科研檔案信息資源質量環節控制。為達到質量控制的目標，首先要對科研初期的材料進行質量控制。科研人員認真對待課題申報書、實驗數據等原始信息材料的撰寫和記錄，對形成書面材料、數字材料或實驗樣本負有學術責任。其次在科研管理部門的整理、立卷環節，科研項目與成果管理人員應把科研檔案工作與計劃管理、課題管理和成果管理緊密結合，對各種應予歸檔的材料，嚴格按照“四同步”管理法進行建檔［6］，確保科研材料的前期質量。在組卷、移交檔案館前，由本部門的業務分管領導把關，同時有關部門之間增加相互溝通。再次是檔案館加強歸檔材料接收環節的質量審核驗收。檔案館負責科研檔案管理的工作人員，除了做好科研檔案文件歸檔前的業務指導和監督外，還要加強接收歸檔材料的質量驗收工作。因為高校科研檔案的形式內容、載體類型正處于多樣化快速發展期，特殊載體的文件質量已不像文字材料和圖樣材料那么直觀。科研檔案管理人員要認真研究、掌握各種載體科研檔案質量的基本鑒別方法，對移交來的材料逐一核查，對于不規范的材料要退回修改，不齊全的要補齊。兼顧紙質和電子材料，妥善驗收實體樣本，確保歸檔科研文件或實物的質量。

3.2加快科研檔案信息資源數字化建設

通過建立和完善科研管理與檔案管理平臺，增加數字存儲設備和網絡運行設備，提升科研信息保存和檢索功能。從而為加快高校紙質科研檔案的數字化工作提供基礎條件，為科研檔案信息網絡建設提供有力的支撐。

（1）規范科研檔案信息資源建設標準。高校科研檔案的全面數字化建設只有在解決了科研管理信息化標準的問題之后，才能實現校內不同子系統之間科研信息數據的對接、傳輸和統一檢索，實現本校科研信息數據與外單位科研檔案信息資源的共建共享。因此，高校網絡管理中心、檔案館、科研管理等部門要共同商討具體的科研信息編碼規范。在國家標準、教育部標準和行業標準的基礎上，結合學校實際并兼顧各個標準之間的兼容性、一致性以及標準的可擴展性，形成一套符合科研檔案的信息編碼，方便科研檔案信息資源的存儲、檢索和使用。

（2）擴大館藏科研檔案資源數字化的范圍。針對館藏科研檔案的形式和內容，利用OCR技術、數字攝影技術、數據存儲技術等信息技術，通過自建或業務外包方式，把紙質、聲像等形態的科研檔案轉化成數字化的資源信息，以數字化形態保存在本地存儲設備上，形成有序、可檢索的目錄數據庫、圖像數據庫、全文數據庫等科研檔案信息資源庫。對于在科研檔案數字化過程中產生的及后期開發的檔案信息產品，按照內容類別建立相應的專題科研檔案信息資源庫，便于全文檢索。

（3）加強科研檔案信息資源建設的社會合作。高校檔案館應當運用檔案信息資源數字化技術手段，加強校內各部門之間的合作，從科研檔案產生的源頭出發，尋找可利用的途徑，進行數字檔案的整合，在實現校內數字科研檔案的合作存儲和批量、快速掛接的基礎上，加強與本地區科研檔案供給部門的合作，開展紙質科研檔案數字化工作的技術、人員共享，進行相互間的科研檔案目錄信息共建，進行專題數字科研檔案的分類合作存儲，實現科研檔案信息資源在更廣范圍內的共享。

3.3加大科研檔案信息資源開發力度

隨著高校館藏檔案數字化和信息化程度的提高，面對科技創新對信息資源的需求，高校檔案館與科研管理部門應從以下幾方面努力開發科研檔案信息資源。

（1）開發實用性強的科研檔案信息產品。高校檔案館可利用網絡技術、信息技術對科研檔案信息進行深度開發，所開發的信息產品要能夠為校內外科研人員申報新課題提供實踐依據，為初始者的科學研究提供信息素材，以提高項目申報質量，既避免同一課題的重復研究，也利于同類研究的不斷深入。對累積的科研成果檔案材料進行系統梳理和編輯，以技術成果形式直接提供給本地企業，服務地方社會經濟建設。

（2）編研品種多樣的科研檔案信息成品。由于科研檔案內容十分豐富，不同專業、部門和人員對其需求各具特色，科研檔案編研成品呈現出多樣化的特點。在科研檔案信息成品編研工作中，要根據本校學科特色和科研情況，調研本地區科學技術、企業創新、產品開發等領域的研究方向，以此為導向，在館藏科研檔案中查找到具有價值、符合開發需要的科研檔案信息。依據科研檔案信息的可靠性、先進性、適用性的標準，采用個人分析與集體研究相結合的方法，按初選、復選、定選三個步驟來遴選。對于篩選出的科研檔案信息，及時開展編輯、加工等編研工作。

（3）研發具有學校特色的科研檔案數據庫。一般來說，高校在學科建設和科學研究方面都具有自己的特色，在哲學社會科學和自然科學的不同專業方向上形成了系列研究成果，并以科研檔案的形式保存下來。高校科研檔案信息資源的開發建設應充分挖掘本單位的特色科研成果材料，建立若干特色科研檔案全文數據庫。比如針對某一社科領域的研究建立科技智庫，為政府決策提供信息服務；圍繞本地區主導產業，結合學校科技創新成果，建立相關產業產品技術信息庫。學校特色科研檔案數據庫建設是高校科研檔案信息資源高層次、高水平的開發工作，高校檔案館應予以重視，并組織人員、技術力量和經費投入，確保信息資源開發工作的順利進行。

參考文獻

［1］國務院《國家突發公共事件總體應急預案》總則第三條.

［1］吳建華.科技檔案管理學［M］.南京：南京大學出版社，2002.12：33-34.

［2］于曉慶.也談檔案信息資源概念［J］.檔案與建設，2014（2）：13.

［3］袁增強.科研人員看檔案工作［N］.中國檔案報，2014-06-16（2版）.

［4］李小燕.對科研檔案信息資源開發與利用現狀的思考［J］.蘭臺世界，2013（8）87.

［5］馬林，羅國英.全面質量管理基本知識［M］.北京：中國經濟出版社，2001.7：30.

［6］國家科委，國家檔案局.科學技術研究檔案管理暫行規定［Z］.國檔發［1987］6號：2.

周麗琴，江蘇理工學院社會科學處副處長、副研究員，管理學碩士，主要研究方向為科研管理、高等教育管理。

Study on the Status of Scientific Research Archives Information Resource Construction in Colleges and Universities and Its Countermeasures

Zhou Liqin
（Jiangsu University of Technology，Changzhou，Jiangsu，213001）

Abstract：This paper illustrates the connotation of scientific research archives information resources of university，analyses the status of its construction，and points out the common problems at present. On this basis，the article puts forward some ways and countermeasures to promote the construction of scientific research archives information resources in colleges and universities.

Keywords：Colleges and Universities；Scientific Research Archives；Information Resource Construction；University Archives；Technology Innovation

［作者簡介］