檔案數字化平臺建設的定位及措施

章　瑾（江蘇省檔案局，江蘇南京，210008）

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檔案數字化平臺建設的定位及措施

章瑾
（江蘇省檔案局，江蘇南京，210008）

［摘要］根據國家“十三五”規劃提出的大數據時代到來和國家檔案局文件精神，針對當前檔案館數字化建設與有關各行業相比的差距較大，就檔案部門如何履職盡責，加快檔案數字化平臺建設，從檔案形成規律提出數字化平臺建設應具備遠程分散建設、分布存儲、統一檢索、資源共享的功能定位。

［關鍵詞］檔案數字化平臺規律職責

［分類號］G271

1　建立檔案數字化資源共享平臺的依據及平臺功能定位

2014年5月，中共中央辦公廳、國務院辦公廳印發了《關于加強和改進新形勢下檔案工作的意見》，對檔案部門檔案信息資源共享，提出了兩條建設性的指導意見。文件第九條指出，建立以檔案行政管理部門為主導、各行業主管部門密切配合、檔案館（室）集中統一管理的檔案資源管理架構。檔案行政管理部門要統籌規劃，支持和鼓勵打破部門和條塊分割，整合同一單位內不同部門、同一地區各檔案館（室）及不同地區檔案館（室）的檔案資源，推動檔案資源科學配置和高效利用。文件第十四條指出，各級黨委和政府要以實現檔案信息資源社會共享為目標，統籌協調，充分利用已有的信息傳輸網絡和平臺，積極推進城鄉檔案信息資源共享，支持檔案館（室）把可公開的各類檔案、信息上傳網絡，開展遠程利用。國家檔案行政管理部門要搭建全國開放檔案平臺，并與政府公開信息系統對接，實現資源共享，逐步把各級綜合檔案館已開放的檔案以及各級政府的公開信息上傳到平臺上，建立起方便人民群眾的檔案利用體系，使檔案公共服務惠及廣大人民群眾。

筆者認為，今后國家檔案部門應該重視并強化在信息化時代整合所有檔案資源數字化，實現社會共享，真正建立方便于民的檔案利用公共服務體系，打破部門和條塊分割，充分利用已有的信息傳輸網絡搭建全國開放檔案平臺。國家檔案行政管理部門要盡早搭建一個科學的適合各級檔案部門檔案數字化工作的開放平臺。全國檔案開放平臺的功能定位應把各部門各地區開放檔案以數字化形式傳輸到國家公共信息開放平臺，并應具備數字化加工、數據分析處理等功能，以適應時代發展的要求。

十八屆五中全會的“十三五”規劃建議提出：“實施國家大數據戰略，推進數據資源開放共享。”大數據不僅是一場技術革命，一場經濟變革，也是一場國家治理的變革。大數據時代，互聯網是政府施政的新平臺。單純依靠政府管理會使政府在面對規模大而復雜的數據時應接不暇、不堪重負。政府機構要提高服務水平，就要推進政府和社會信息資源開放共享，提高政府運用大數據的能力。檔案館是政府服務型事業單位，又是重要的檔案信息資源中心，更應解放思想，及早進入角色，承擔和履行自身職責，建立能適應和應對大數據時代需求的檔案數字化平臺。

2　從檔案形成規律看加快檔案數字化平臺的意義

根據國家檔案局8號令的規定，機關文件材料是機關工作活動過程中形成的各種門類和載體的歷史記錄。機關文件材料歸檔范圍包括：本機關起草形成的文件材料；本機關需要貫徹執行的上級機關、同級機關的文件材料；下級機關報送的重要文件材料；其他對本機關工作具有查考價值的文件材料。從這四種文件來源和文件去向，可以看出存在著檔案內容部分重復或完全重復的情況。根據文件運行規律及歸檔要求，機關有長期保存價值的檔案最終流向是國家級、省級、市級、區級檔案館，無論從橫向還是縱向來看，檔案部門檔案實體的內容必然出現許多重復。如果按照全部檔案都數字化的要求來做，并且各自進行數字化工作，特別是今后可能需要全文數字化，必然是許多實體檔案的重復數字化，這將造成人力物力等浪費。因此盡早搭建全國或全省數字化平臺，是檔案行政部門建立科學統一的檔案數字化標準、分散任務、整合資源、資源共享，加快檔案數字化效率和節省資源的有效手段。

3　社會文獻數字平臺的開發運用對檔案館數字化平臺建設的啟示

檔案館與圖書館都是國家文化事業公共服務單位，承擔著收集保管和提供信息服務的重任。但因保管主體的差異性，利用者群體數量、受眾面、數字化內容、數據開放程度都有較大差異。相對于檔案館的管理利用開放體系，圖書館的發展更加成熟，值得檔案部門學習借鑒。

（1）跨庫共建，資源共享。如：2010年文化部建成SAP6.0數字資源分布式建設與共享平臺，解決了全國公共圖書館特色數據庫建設過程中存在的缺乏統一的組織與檢索平臺等問題，實現了分散于各地的特色數據庫之間的全文檢索，實現了特色資源數據庫“分散建設、分布存儲、統一檢索、資源共享”。其功能包括：第一，特色資源數據庫的跨館聯合共建。可以方便地實現跨地域圖書館間特色數據庫的聯合在線編目，統一保存、審核。第二，異構特色數據庫資源的網絡共享。不但可以檢索本地的異構數據庫資源，還可以實現跨地域的透明檢索。第三，充分利用分散在各個圖書館的存儲資源，解決了由于存儲空間不足，無法實現海量特色數據庫資源建設的問題。第四、實現了各種多媒體資源的統一檢索與單獨檢索，保證了海量數據快速、準確的檢索和使用。

（2）自主建設，有償進行社會化利用。北京愛如生數字化技術研究中心成立十多年來，自主研發了十余項古籍數字化軟件、獨立創編了百余種古籍數字化產品，其中15個大型數據庫，構建起涵蓋全部中國歷史與文化的數字源，開發的各類數據庫被世界各大圖書館及著名大學圖書館等文化機構購買。它的發展過程值得我們檔案部門借鑒學習，同時其中的一些數字產品可以豐富檔案館館藏，以避免相同資源重復加工。

各級綜合檔案館是集中統一保管各級政府機關、團體、企業、事業單位檔案資料的基地，是社會各方面利用檔案信息資源的中心。目前全國許多有條件的檔案館正在緊鑼密鼓地對館內檔案分批分量地進行數字化加工，對準備移交進館的機關檔案要求在館外完成數字化后實行實體檔案與數字化電子檔案雙套制移交。各地檔案部門在注重自身館內數字化平臺建設同時，開始構建省、市級以上的檔案數字化平臺。

檔案數字化平臺上的應收錄的數據應該不僅有2007年國家規定的已公開信息內容，還應有大量經過鑒定可以開放的檔案信息。本文強調國家檔案行政部門搭建的檔案數字化平臺不應只有信息資源開放共享功能的數字平臺，還應具有檔案數字化前期加工整理等功能的數字平臺。

4　加快檔案數字化進程實現資源共享的措施

隨著大數據時代的來臨和社會對檔案部門需求的加大，今后將有更多的檔案需要全文數字化，這是一項任務繁重、耗資巨大的工作，需要檔案部門分工協作，避免重復性工作，實現資源共享。如中國第一歷史檔案館在十多年前依托最新信息技術和古籍數字化技術，有計劃、分步驟地建成了最具規模的清代檔案文獻專業數據庫。該數據庫完成了全文數字化《大清歷朝實錄》3645萬字，原文圖像127971頁，全文數字化《大清五部會典》2610萬字，原文圖像85582頁，實現了字字可查、句句可檢、即檢即得等功能。目前各檔案館、機關檔案室投入大量人力、物力對其所藏的絕大部分非電子政務下形成的老檔案進行圖片掃描、加工、掛接。僅這類檔案的數字化就需要檔案部門花費大量時間與財力，更不可想象全文數字化的代價。這就需要檔案部門本著對黨和國家檔案事業的高度責任心，本著有利于社會經濟科學發展的理念，提前全盤規劃檔案資源共享模式與數字化平臺的功能架構，充分利用已有的圖書文獻等各類數字平臺建設經驗，結合檔案部門的實際，建立科學高效的檔案數字化平臺。

（1）解放思想，充分履行檔案行政部門的職責。國家檔案行政管理部門強化對檔案事業實行統籌規劃和宏觀管理，加快推進檔案工作的科學化管理和現代化建設。國家和省級檔案行政管理部門在檔案數字化平臺建設中，要全盤考慮，統籌規劃，調研摸底，系統開發，合理利用。數字化不是急著上馬就能做好，也不是國家財政投入越多越好。省級國家級檔案部門在檔案數字化工作中應發揮好率先示范、指導、監督和協調作用，應在使用數字化平臺、檔案數字化專業技術人才隊伍、科學適用的各類標準和運用軟件等方面給予保障。

（2）加快推行電子政務，提前規劃應對大數據時代的到來。電子政務可以使現行文書檔案實現數字化管理，避免今后不必要的浪費。對于沒有實現電子政務的單位，必須強化現行電子數據歸檔，為實現檔案信息全文檢索，檔案大數據庫的建立提前做好信息儲備。筆者認為，有關項目上報的電子數據也應歸檔保存，這部分電子數據可以作為今后檔案全文數據備查部分，如果項目檔案的利用率不大，則全部檔案全文掃描數字化的必要性有待研究；在完成大量的掃描工作后，要重視區域內館際檔案資源的共享，力圖避免或減少重復性的經費投入與勞動。

（3）突破定式，搭建檔案數字化平臺，實現資源共享。搭建國家或省級檔案數字化平臺，具有在檔案行政管理部門統籌規劃下，實現同級、上下級分工、聯合運作，進行前期數字化加工處理的功能。如可以根據文檔責任主體合理分工，完成檔案數字化及整理過程中對各類文件進行必要項標注及不同權限的共享設置（根據需要可以對一份完整的歸檔文件標注，也可以對一份歸檔文件的不同畫幅標注），這些標注及共享權限設置內容就是平臺上的數據重新整合后需要自己抓取的內容。

（4）處理好檔案數字化的保密與開放關系。檔案部門不能只擔心泄密而把到期應該開放的檔案不及時開放，也不能為了開放輕易把沒經過嚴格鑒定的檔案提供開放。總之，檔案部門要隨著國家大數據建設需求，檔案開放程度的提高，認真研究和制定數字化環境下檔案信息資源的安全保護策略，定期鑒定開放檔案，統籌規劃，合理分工，建立檔案信息資源共享和數字化加工的平臺。

章瑾，江蘇省檔案局征集接收處副研究館員，從事檔案征集接收工作研究。

Some Thoughts on Speeding Up the Construction of Archives Digitization Platform

Zhang Jin
（Jiangsu Archives，Nanjing，Jiangsu，21008）

Abstract：According to the national " The thirteenth five-year development planning" plans to put forward the big data era and the arrival of the National Archives of the spirit of the document，the gap between the demands of the current at all levels of the National Archives Digitization Construction and relevant industries compared and the era of big data larger files can be assumed responsibility for the performance of their duties，speed up the platform of the digital archives construction，also from agency documents and other files form of digital platform construction should have the remote scattered construction，distributed storage，unified retrieval，resource sharing function.

Keywords：Archives；Digital Platform；Law；Duty

［作者簡介］