高職院校數碼照片檔案的科學管理方案探析

貴州省黔西南民族職業技術學院 曾 娜

高職院校數碼照片檔案的科學管理方案探析

貴州省黔西南民族職業技術學院 曾 娜

數碼照片在檔案管理使用中為高職院校的人員管理、教學和科研都帶來很大的便利。本文從高職院校數碼照片檔案的管理出發，分析高職院校數碼照片檔案管理中可能存在的問題，提出一定的解決策略，以科學的角度，研究高職院校數碼照片的檔案管理。

高職院校 數碼照片 檔案管理

一、高職院校數碼照片檔案管理工作的主要問題

1.管理制度不完善。數碼照片近些年人們普遍使用的新興事物，數碼照片管理存在一些問題。數碼照片管理的有關制度不是很完善，科學管理不完備。一部分高職院校的數碼照片檔案管理處于混亂狀態，包括不重視照片的即時存檔、有序排列和確立相對應部門等。

2.不規范的整理。數碼照片拍攝結束后，一些人將照片保存在計算機里。很少有專門的人員分門別類地整理照片。久而久之，如此存放的照片越來越多，使數碼照片整理工作困難變得大，整理者往往因為文件內照片信息過于繁雜和時間事件的不確定將其整理工作擱置。

3.照片損失的情況比較嚴重。目前，高職院校數碼照片損失情況是檔案管理工作的難點。首先，一些數碼照片的拍攝人員不是專業攝影師，對照片保存和數碼相機的使用不專業。其次，高職院校對存儲數碼照片的計算機等儲備設備不進行及時檢查修理，導致設備出現故障后照片缺失。

4.照片查閱器的開發難度大。高職院校沒有專業的照片查詢檢索儀器，照片調出時會有較大難度。“高職院校普遍沒有專門的數碼照片檢索系統，數碼照片檢索查閱現象嚴重，再加上數碼照片的漏歸及歸檔的不規范，更使高職院校數碼照片檔案資源難以得到有效的開發和利用。”

5.影像資料對學校檔案管理的重要性以及其在實際中的被忽視。高科技飛速發展的今天，普通的文字檔案和照片檔案早已不能滿足高職院校對檔案管理的需要。影像資料將數碼照片包括于其中后，作為學校檔案的重要組成部分，對保存當時的事件具有極大的價值。由于高職院校檔案管理不足，影像資料的管理處于混亂狀態。

二、高職院校進行數碼照片檔案科學管理應該達到的條件

1.軟件設施。首先要建立起數碼照片數據檢索系統和數碼照片的收集系統。從高職院校的工作流程來看，在使用數碼照片最多的部門應該是黨政辦公室以及教學科研部等。大部分高職院校并沒有設立一個專門管理數碼照片檔案的部門，并沒有做到專人專管的機制，因此，這個部門可以采用兼職的方法進行管理。另外，必須要及時歸檔，保證數碼照片檔案的準確性和及時性。“各高職院校可以根據自身需求、依據當前工作實際內容，制定出一整套適合于本校、本部門的數碼照片檔案管理制度，并明確數碼照片檔案管理人員的職責范圍，通過相關制度的建立，對有關的管理規范和操作要求加以層層落實。”軟件管理是可以在各自高職院校的學校上進行變通，摸索出適合本校的管理方法。

2.硬件設施。對數碼照片來說，數碼的拍攝離不開數碼相機，存儲環境離不開計算機、存儲卡、光盤等。從硬件設施上看，高校的數碼照片管理處應有數碼攝像機（高分辨率的單反攝像機最好）、數碼存儲工具等，還需要打印機，計算機和光盤刻錄器等。

三、高職院校數碼照片檔案科學管理的措施

1.入檔數碼照片的甄選。數碼照相機拍攝結束后，未經處理的照片進入檔案管理處，檔案管理處的工作就開始了。為保證照片的全面性，攝影師要拍攝活動中值得記錄的畫面。因此，檔案管理員要根據活動的主題對所拍攝的照片進行過濾篩選，只有針對活動主題并且具有代表性的照片才會被留到檔案中。所以，進行照片篩選時，管理人員要考慮到照片的分辨率和清晰度，考慮到照片的真實性，考慮照片的價值、照片的整體效果，考慮照片對時間的記錄，使其在日后可以提供準確的信息。

2.明確數碼照片的收集歸檔范圍。一般在學校各種活動中直接形成的，反映學校工作活動，具有考察利用價值的照片都屬于收集范圍。在范圍上，照片可以分為以下幾個方面：①教學科研方面：高職院校舉辦某科研成果的表彰會或者研討會時所記錄的數碼照片，高職院校教師進行教學示范時所記錄的數碼照片等；②黨政開會活動的照片；③學校的重要活動所拍攝的數碼照片，如運動會、大型晚會、校慶和學校外交活動等；④人物方面，如學校領導、專家和教授等來校交流與訪問的照片；⑤校園建筑風景等照片。

3.對數碼照片檔案進行明確標注。新聞信息的標注有時間、地點、人物，事件發生的起因、經過、結果。數碼照片檔案的標注需要：來由、時間、地點、背景、人物、拍攝者這六個要素。這六個要素需要在檔案中進行說明，在不完整的數碼照片檔案中及時補充說明，使其成為完整的數碼照片檔案。隨后，管理者要對歸檔的文件進行必要的修復，“主要工作是對選中的應歸檔文件進行必要的處理，如影像文件的修復、說明的編輯、說明文件與影像文件的對應關系的設置等”。

4.高職院校數碼照片檔案的保存。檔案的保存以長期保存和完整性為基本目標。數碼照片的保存依托于電子載體。因此，為保證高職院校數碼照片檔案的安全性，保存方式應為光盤脫機保存。一份資料可以根據高職院校的情況進行分份保存，對應的紙質版可以放在一起保存，方便需要時進行查閱。

［1］吳定宜，周華青.高校數碼照片檔案的規范化管理［J］.蘭臺世界，2009

［2］張信薇，王亞達.高校數碼照片檔案管理的問題及對策［J］.上海檔案，2007

［3］夏 中.簡論高校數碼照片檔案的科學管理［J］.鎮江高專學報，2007

ISSN2095-6711/Z01-2016-10-0080