采供血機構(gòu)財務(wù)檔案管理存在問題及對策*

蘇錫云　李　泉（南京紅十字血液中心，江蘇南京，21100000033）

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采供血機構(gòu)財務(wù)檔案管理存在問題及對策*

蘇錫云李泉
（南京紅十字血液中心，江蘇南京，21100000033）

采供血機構(gòu)會計檔案，是指血液中心（血站）財務(wù)部門在采供血及其他經(jīng)濟活動中直接形成的，按統(tǒng)一規(guī)范保存起來備查的會計憑證、賬簿、報表等會計核算專業(yè)資料。采供血機構(gòu)會計檔案是反映本單位經(jīng)濟業(yè)務(wù)活動的重要憑據(jù)和真實記錄，是單位的重要經(jīng)濟檔案。建立資源真實、有效整合、權(quán)威而實時更新的采供血機構(gòu)會計檔案管理機制，是財務(wù)部門檔案管理和資源利用的基本要求。

一、采供血機構(gòu)會計檔案管理面臨的主要問題

隨著檔案數(shù)字化管理技術(shù)的不斷發(fā)展，采供血機構(gòu)的會計檔案管理逐漸從傳統(tǒng)管理方式轉(zhuǎn)變?yōu)槔糜嬎銠C管理平臺實施信息化管理方式。但是，目前檔案信息化管理的實施面臨著兼職人員缺乏專業(yè)素質(zhì)、動態(tài)管控難、安全管理與保密要求脫節(jié)等問題。

1.采供血機構(gòu)檔案管理員缺乏專業(yè)素質(zhì)。長期以來，由于對會計檔案工作重要性的忽視，會計檔案管理工作一般由財務(wù)人員兼任，這些兼職檔案員雖然熟悉會計檔案管理中的相關(guān)財務(wù)知識及會計核算等專業(yè)內(nèi)容，但他們?nèi)狈n案管理專業(yè)技能，尤其是電子檔案安全管理等專業(yè)知識。兼職檔案管理員的專業(yè)素質(zhì)不高，僅能勝任基本的會計檔案資料收集、整理和保管工作，對會計檔案數(shù)字化的重要性認(rèn)識不夠，信息化意識淡薄，導(dǎo)致單位會計檔案數(shù)字化管理水平落后，會計檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)目錄的管理與檔案信息化歸檔要求脫節(jié)。

2.財務(wù)電子檔案實時更新使得檔案動態(tài)管控難。采供血機構(gòu)會計檔案管理滲透在日常財務(wù)管理活動中，實時反映了會計核算過程中的動態(tài)管理與控制過程，采供血機構(gòu)的會計賬薄、財務(wù)會計憑證等資料具有較強的動態(tài)變化性，其所形成的電子會計資料不斷更新。而目前采供血機構(gòu)紙質(zhì)會計檔案的管理是由財務(wù)部門定期集中打印后，移交綜合檔案室統(tǒng)一裝訂和保存，電子檔案的動態(tài)性、連續(xù)性和準(zhǔn)確性，對會計檔案清冊的移交、保管和銷毀，以及與電子會計檔案的動態(tài)更新帶來嚴(yán)峻的挑戰(zhàn)。

3.會計檔案管理與保密要求脫節(jié)。據(jù)調(diào)查，目前采供血機構(gòu)幾乎沒有設(shè)立專門的會計檔案管理部門，各中心（血站）會計檔案管理規(guī)章制度少，會計檔案信息化管理系統(tǒng)的功能有待完善；缺乏檔案管理專業(yè)人才和計算機專業(yè)人才，尤其是基于局域網(wǎng)的財務(wù)管理系統(tǒng)，一旦網(wǎng)絡(luò)遭到非法訪問、黑客入侵、病毒破壞或篡改，其信息資源的原始性、真實性、權(quán)威性、保密性和不可更改性將受到嚴(yán)重挑戰(zhàn)。加上紙質(zhì)檔案歸檔的滯后性，雙套管理機制雖然落實但是恢復(fù)原始電子文件將十分困難。

二、提高采供血機構(gòu)會計檔案管理水平的對策研究

全國各血液中心（血站）財務(wù)信息化管理的推進(jìn)，提高了會計檔案管理的效率，但會計檔案的安全保密工作也面臨著挑戰(zhàn)。在信息化社會，會計檔案管理必須在管理制度、人員素質(zhì)和技術(shù)革新等方面，建立起與財務(wù)管理、血液中心（血站）綜合檔案管理相匹配的會計檔案信息化管理體系。

1.規(guī)范檔案管理制度。通過建章立制來提高會計檔案管理水平，是加強會計檔案管理的重要舉措。一是要建立健全會計檔案保管制度。各級檔案（業(yè)務(wù)）管理部門要高度重視，積極制訂并落實檔案管理的各項措施。兼顧傳統(tǒng)紙質(zhì)會計檔案管理制度與電子文件歸檔制度的制定與落實，規(guī)范電子會計檔案的編號、年代、文件內(nèi)容以及文檔目錄等管理制度；紙質(zhì)和磁性介質(zhì)的會計檔案，要嚴(yán)格落實電子與紙質(zhì)雙套檔案管理機制。二是要建立電子會計檔案定期備份、歸檔制度。要定期將財務(wù)數(shù)據(jù)以規(guī)范的格式備份到磁性介質(zhì)，并在備查登記簿上記錄備份時間、數(shù)量、內(nèi)容等細(xì)節(jié)信息，妥善保管并保留副本；按照稅務(wù)、審計等有關(guān)管理部門的要求，及時打印相關(guān)的賬簿、報表進(jìn)行紙質(zhì)歸檔；在存儲方式上要采用熱備份、冷備份、異地存儲等措施，以便檔案系統(tǒng)遭到攻擊或癱瘓后，能安全恢復(fù)會計檔案數(shù)據(jù)。三是要建立會計檔案借用手續(xù)制度。會計檔案管理是一項保密性很強的工作，為便于會計檔案的審計和查（對）賬，需要嚴(yán)格規(guī)范會計檔案的利用，查閱會計檔案通常需經(jīng)財務(wù)部門負(fù)責(zé)人，必要時還需要由血液中心（血站）分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定，辦理借閱手續(xù)；血液中心（血站）其他各科室查閱會計檔案，要有單位分管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。

2.提高檔案管理人員素質(zhì)。管理人員是否具備專業(yè)的信息素養(yǎng)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，是會計檔案信息化管理的關(guān)鍵。采供血機構(gòu)會計檔案管理，必須要建立一支高素質(zhì)的專業(yè)人才隊伍為人才保障。要重視培養(yǎng)專業(yè)的會計檔案管理人才，使他們成為既能掌握采供血機構(gòu)財務(wù)會計專業(yè)知識，又能掌握檔案業(yè)務(wù)專門知識，可以結(jié)合會計檔案的特點運用計算機進(jìn)行管理的復(fù)合型人才。要強化會計檔案管理意識，通過在職教育、短期培訓(xùn)來提高管理人員業(yè)務(wù)能力和安全意識，確保管理人員嚴(yán)格遵循檔案管理制度，保證檔案信息安全。

3.強化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)革新。目前，各血液中心（血站）財務(wù)管理軟件大多使用的是用友軟件辦公系統(tǒng)，該系統(tǒng)與采供血綜合檔案管理系統(tǒng)基本不相兼容。本單位通過“基于網(wǎng)絡(luò)的采供血業(yè)務(wù)檔案智能化管理系統(tǒng)”省檔案局立項課題（項目編號：2011-L05），研制開發(fā)了采供血“業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)”和“檔案管理系統(tǒng)”的數(shù)據(jù)接口兼容技術(shù)，但目前還只能錄入會計檔案目錄，而如何將財務(wù)管理所使用的用友軟件辦公系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)定期安全橋接到綜合檔案管理系統(tǒng)中，是迫切需要解決的問題。因此，需要強化信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)革新，將采供血檔案管理系統(tǒng)嵌入到用友財務(wù)管理系統(tǒng)之中，定期記錄并同步存儲財務(wù)電子信息資源，形成電子檔案并按照檔案歸檔模塊要求進(jìn)行歸檔，實現(xiàn)前端控制，確保電子會計檔案歸檔的實時性、原始性和完整性。

4.加強會計檔案信息系統(tǒng)安全管理。采供血機構(gòu)會計檔案是各血液中心（血站）的重要財務(wù)信息資源，尤其要重視網(wǎng)絡(luò)信息安全，嚴(yán)格進(jìn)行內(nèi)外網(wǎng)物理隔離，特別是對于安裝了用友軟件辦公系統(tǒng)電腦的內(nèi)部局域網(wǎng)，更要加強系統(tǒng)防病毒安全管理，安裝并不斷更新查毒殺毒軟件，發(fā)現(xiàn)有病毒入侵及時提示、報警，并自動采取相應(yīng)措施；要安裝具有對局域網(wǎng)服務(wù)器、客戶端以及其他網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行病毒監(jiān)控、消息監(jiān)聽的安全管理軟件，并能對局域網(wǎng)內(nèi)所有設(shè)備進(jìn)行自動查殺毒功能；要嚴(yán)格落實訪問權(quán)限控制，根據(jù)使用權(quán)限對會計檔案數(shù)據(jù)庫進(jìn)行數(shù)據(jù)加密，確定訪問等級控制；要采用數(shù)字證書、動態(tài)口令等加密手段，防止病毒攻擊和惡意篡改，當(dāng)非法用戶訪問的次數(shù)達(dá)到設(shè)定數(shù)值時，自動鎖定該賬戶用戶。

目前會計檔案信息化管理存在水平低、動態(tài)管控難、安全管理與保密要求脫節(jié)等問題，只有在管理制度、人員素質(zhì)和技術(shù)革新等方面緊跟時代發(fā)展步伐，提升會計檔案信息化管理水平，建立與綜合檔案管理相配套的會計檔案信息化管理系統(tǒng)，才能為采供血機構(gòu)提供準(zhǔn)確的采供血財務(wù)檔案數(shù)據(jù)和輔助決策支持。

*本文系江蘇省檔案局立項研究項目“基于網(wǎng)絡(luò)的采供血業(yè)務(wù)檔案智能化管理系統(tǒng)”（項目編號：2011-L05）的研究成果之一。

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