Excel函數在學生日常管理中的應用

黃宗正

摘要：隨著學生資料逐步電子化，班主任在整理資料中都會遇到很多頭痛問題，填寫學生信息表時經常出現錯誤，如身份證輸入錯誤、出生日期與身份證不符、計算學生年齡不準確、戶籍性質不規范等。該文重點介紹了vlookup、mid、countif、Indirect等4個Excel2013函數的使用方法，正確合理使用這些函數，對學生信息進行分析和提取，能大幅減輕學生管理工作中資料整理的壓力。通過近三年的實踐發現，開學初對班主任進行Excel2013函數培訓，能極大提高工作效率。

關鍵詞：Excel2013；函數；信息提取；vlookup；mid；countif

中圖分類號：TP399 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2016）02-0105-02

Abstract： With the gradual electronic data of students， the class teacher will have a lot of headaches in the sorting of information， when fill in student information representation often errors， such as identity card input error， date of birth and identity card does not match， calculate the age of the students is not accurate， the household registration is not standardized. This paper mainly introduces four Excel2013 functions： vlookup，mid，countif，indirect.Correct and rational use of these functions， the analysis and extraction of student information， can greatly reduce the pressure on the students' management work. Through nearly three years of practice found that the beginning of the class of the class teacher in charge of Excel2013 function training， can greatly improve the work efficiency.

Key words： Excel2013； function； information extraction； vlookup； mid； countif

利用電子表格Excel2013對學生數據進行分析統計等工作，能極大提高工作效率，一定程度上實現辦公自動化。在excel2013中利用函數可以對學生的數據核對、統計滿足某條件的人數，從身份證號碼中提取出生日期，判斷學生年齡等非常方便。

1 用vlookup函數從學生基本信息表中提取身份證號碼

Vlookup是一個縱向查找函數，可以根據查找值在某一區域內查到匹配值，其語法為：VLOOKUP（查找值，區域，列序號，邏輯值）。

“查找值”：為需要在數組第一列中查找的數值，它可以是數值、引用或文字符串。

“區域”：數組所在的區域，如“B2：E10”，也可以使用對區域或區域名稱的引用，

“列序號”：即希望區域（數組）中待返回的匹配值的列序號，

“邏輯值”：為TRUE或FALSE。它指明函數 VLOOKUP 返回時是精確匹配還是近似匹配。

例如，現在要根據圖1的學生信息表中的提取某幾個學生的身份證號，一般我們都是看到姓名在復制信息表中的身份證號碼到相應位置，很容易出錯。但是使用vlookup函數，不但速度快，而且可以避免出錯，具體做法：在C2列輸入=vlookup（B2，學生基本信息！B1：C9，2，0），回車即出現B2內姓名鐘才望的身份證號碼，下拉即出現相應B列相應姓名所對應的身份證號碼。

有時候根據身份證查找出來的值不準確或者查找不到，查找的條件最好是區域的第一列，并對姓名進行排序能有效避免這些錯誤。

2 利用mid和text函數從身份證號碼中提取出生日期并計算年齡

我們知道學生身份證后，通常還要填寫出生日期，年齡等信息，這些信息可以按如下步驟進行提取。

2.1 提取出生日期

知道身份證號碼就可以從中提取相應的信息，需要用到MID函數和text函數。例如上圖要知道鐘才望的出生日期，只要在D2中輸入=TEXT（MID（C2，7，4）&"-"&MID（C2，11，2）&"-"&MID（C2，13，2），"YYYY-MM-DD"），就可以得到，其余的下拉即可。

MID函數主要功能：從一個文本字符串的指定位置開始，截取指定數目的字符。

使用格式：MID（text，start_num，num_chars）

參數說明：text代表一個文本字符串；start_num表示指定的起始位置；num_chars表示要截取的數目。

圖3 中MID（C2，7，4）的作用就是從C2中的身份證號碼中提取4位1999。

TEXT函數的作用是將數值轉換為按指定數字格式表示的文本。

語法格式為TEXT（value，format_text） ，其中Value 為數值、計算結果為數字值的公式，或對包含數字值的單元格的引用。如本例中的 Format_text 為“YYYY-MM-DD”，所以把C2中的1999，05，02提取出來后，按YYYY-MM-DD格式顯示出來：1995-05-02。

2.2 利用提出的出生日期判斷學生年齡

將“年齡”所在的E列格式按照格式->單元格->數字->自定義為“YY歲”；而后在E2中輸入Tody（）-D2，就得到了鐘才望的年齡，然后利用自動填充功能將公式復制下拉到下面的單元格中即可。

如果要知道圖5中A2到A8區域中大于等于16歲的學生人數，我們可以用countif函數，如圖5所示，在公式中選擇countif函數，在彈出窗口的range項輸入A2：A8，criteria項中輸入條件>=16，或者直接在空白單元格中輸入公式：=COUNTIF（A2：A8，">16"），回車既可看到結果。

3 結束語

Excel2013中常用函數的合理使用可以極大提高班主任統計學生信息的工作效率，這些函數近期整理中職學生資助中發揮了很大作用。但我發現班主任經常記不住函數的參數，或者選擇區域存在問題，一旦出錯就大面積的錯，而且不好查找出來，如何讓非計算機專業的員工有效記憶常用函數的參數，熟練正確地使用這些函數來提高效率，需要我們進一步探索。

參考文獻：

[1] 崔賽英. Excel函數學習方法與技巧[J]. 電腦知識與技術，2012（18）.

[2] 雎力芬. Excel在學生成績評定中的應用[J]. 中小企業管理與科技（下旬刊）， 2012（6）.

[3] 楊曉盼. 淺談Excel中常用函數的使用技巧[J]. 數字技術與應用，2012（6）.