制約企業檔案服務水平提高的因素及解決對策

黃韻佳

【摘要】在當前信息化時代，企業檔案工作發生了較大的變化，檔案利用率也不斷提高，這有效的確保了企業檔案作用的發揮。在這種新形勢下，傳統的檔案服務已越來越無法與當前對檔案的需求相適應，所以需要努力提高檔案管理水平，使企業檔案能夠更好的發揮其利用價值，為企業帶來更優質的服務，確保企業經濟效益的提升。文中分析了制約企業檔案服務水平提高的因素，并進一步對提高企業檔案服務水平的對策進行了具體的闡述。

【關鍵詞】企業檔案；服務水平；制約因素；對策

在當前很大一部分企業中，在其檔案工作中都存在著重藏輕用的現，一些有保存價值的檔案歸檔后，在保密性要求下，許多檔案都很少對外進行開放，再加之企業檔案還與企業自身的經濟利益息息相關，這就更導致大部分企業檔案被束之高閣，這就導致檔案對企業經濟效益促進的作用無法發揮出來。由于企業檔案開放受到諸多制約，用戶對檔案信息的需求得不到滿足，同時企業館藏較為豐富卻得不到有效的利用，企業檔案服務與利用者需求之間存在著較大的矛盾，這不僅給企業檔案的利用帶來了較大的制約，而且還不利于企業經濟效益的穩定提升。所以需要針對制約企業檔案服務水平提高的因素進行深入分析，從而找出切實可行的解決方法，確保企業檔案利用率的提升。

一、制約企業檔案服務水平提高的因素

（一）企業檔案人員素質不高，缺少服務意識

企業檔案管理人員，多來自于企業其他部門，部分檔案人員由其他部門人員兼任，經過專業系統檔案知識學習的人員較少。檔案人員自身觀念較為陳舊，對檔案對企業的發展的重要性缺乏認識，每天只是簡單的對檔案進行保管，對檔案工作創新意識較為薄弱，缺乏服務意識，從而導致企業檔案服務水平較低。

（二）基礎設施不完備

在部分企業中，并沒有設計檔案管理部門，沒有設置檔案室及檔案存儲的庫房，檔案沒有統一進行存放，由各個部門進行獨立管理，當需要利用某種檔案時，則需要到相關的部門進行調取，部分檔案當無處存放時則會被直接銷毀，給檔案利用工作帶來了較大的不便。

（三）檔案部門經費嚴重不足

在企業發展過程中，更注重生產和銷售部門的發展，而對于企業檔案部門一直較為忽視，這就導致檔案部門的經費嚴重投入不足。由于經費較少，不僅一些前沿技術無法在企業檔案管理工作中進行應用，也無法引進信息檢索技術和工具，對檔案服務效率帶來了較大的影響。

（四）宣傳力度不夠，檔案得不到有效利用

企業檔案主要是面對企業內部、同行業、其他企業及社會公眾提供利用服務。但在實際工作中，為了避免企業檔案中商業秘密被泄露，企業檔案只針對本企業進行提供服務，多數情況下都是被束之高閣，將企業檔案有效的保護起來。再加之長期以來我國社會公眾對檔案缺乏深入的認識，意識不到企業檔案的價值，這就導致檔案被孤立起來，檔案得不到有效的利用。

（五）效率低下，檔案服務缺乏統一規范

企業檔案管理工作中，長期以來一直存在著重管理輕服務的思想，這就導致企業檔案服務水平受到較大的制約，企業檔案服務也一直沒有統一的標準，再加之檔案人員對檔案服務具有較強的隨意性，利用者要對檔案信息有需求時，在利用時需要履行一些額外的手續，導致利用過程較為繁瑣，不僅影響了檔案的有效利用，而且還對其服務效果帶來了較大的影響。

二、提升企業檔案服務水平的對策

（一）提高檔案人員素質及服務意識

企業在選擇檔案人員時，應當考慮其是否具有一定的專業基礎或者實踐經驗；對于在職的檔案工作者，可以通過在職培訓、繼續教育等方式，提高檔案工作者的業務素質、心理素質、職業道德修養。加強檔案工作人員的計算機應用技能，加快轉變檔案人員的服務觀念，主動與利用者及時溝通，積極解決利用者遇到的問題，更好地提供檔案服務。

（二）完善企業檔案基礎設施建設

順應時代的發展，將企業檔案信息數字化，并盡可能地向利用者提供檔案復制品，以此來降低檔案原件的使用頻率，延長檔案實體的壽命；建立企業檔案網站，將可以開放的檔案信息最大限度地呈現在利用者面前，以主頁方式提供相關服務，提高利用者所需檔案信息的可獲取性。

（三）加大投入，更新企業檔案服務的相關技術

要克服以往企業對檔案管理和提供利用服務投入過少的缺陷，加大人、物、財的投入，建立計算機檢索系統，并開發或引用行之有效的檢索工具，建立合理的檢索體系，滿足用戶不同角度的需求以及對查全和查準的要求；加快檔案數字化進程，運用網絡安全技術保證上網檔案的安全。確保用戶方便、快捷地獲得準確、安全的檔案信息。

（四）適當宣傳，激發社會檔案意識

檔案的利用率在很大程度上取決于社會檔案意識，而檔案服務水平的高低又受檔案利用頻率高低的影響。在不違背企業檔案保密性要求的前提下，對可以對外開放的檔案適當地進行宣傳，通過各種傳播手段，宣傳企業檔案與檔案工作，使現實利用者和潛在利用者認識到企業檔案可能對其發揮的作用。

（五）提高企業檔案服務效率

利用者能否及時查到他們需要的檔案，是衡量企業檔案服務水平的標志。為了克服傳統服務方式程序復雜的問題，建立規范化服務流程，簡化利用程序，使具體的檔案服務工作有章可循，確保用戶的信息需求能在最短時間內得到答復。

三、結束語

在當前信息化環境下，企業需要充分的加快檔案的開發利用，向檔案利用者提供優質的服務，從而使企業檔案的價值更好的發揮出來。企業無論是檔案人員，還是檔案部門，也需要努力提高自身的素質和檔案服務意識，從而鄧得社會各界對檔案事業的支持，確保企業檔案能夠為單位、社會和國家的各項事業提供優質的服務。

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