房地產測繪檔案過程管理和服務利用

劉愷

【摘要】房地產測繪檔案過程管理涉及到很多問題，有關人員必須認真負責處理好每一個問題。房地產測繪檔案服務利用時要遵循相應的原則，切忌私人運用，一定要堅守保密原則。本文主要通過對紙質與電子測繪檔案過程管理的介紹，探討了房地產測繪檔案服務利用的相關問題，希望能夠為房地產測繪檔案管理事業的發展提供借鑒。

【關鍵詞】房地產測繪檔案；管理；服務利用

房地產測繪檔案主要是測繪單位使用，只是在使用之前一定要預先申請，待其得到批準后才能夠使用，使用后要立即歸還，不允許泄密。因為紙質房地產測繪檔案與電子房地產測繪檔案由于管理方式不同，也影響到了管理內容，這一點檔案管理人員一定要注意。

1、房地產測繪檔案過程管理

1.1紙質測繪檔案收集管理內容與要求

1.1.1收集整理內容。根據房產測繪、地籍測繪、工程測量等測繪類型的不同，單獨收集整理，形成資料卷。①測繪項目委托材料，如申請書、測繪合同等材料。②測繪任務書、技術設計書或房產面積測算項目策劃書等技術文件。③測繪過程中使用的儀器設備檢定證明材料。④測繪過程中產生的原始數據和記錄資料及相關說明。⑤委托單位及第三方提供的與測繪有關的基礎資料。⑥測繪成果、成圖資料。⑦測繪技術總結。⑧測繪成果檢查報告、質量驗收報告等資料。⑨收費憑證。1.1.2收集管理要求。①歸檔的測繪成果及相關資料，內容必須完整、真實，項目名稱及其他必要的名稱必須確切、統一，標識清楚、齊全。②歸檔的施工圖紙，圖幅規格應符合標準；計算資料應頁碼齊全；建檔目錄應字跡工整、格式一致。③測繪成果移交后應立即歸檔，對于完成周期長或分批次完成的測繪項目，可將測繪成果按完成的先后順序分階段歸檔。④立卷歸檔過程中，應對資料卷中保存的全部資料編制頁碼并建立歸檔文件目錄，新歸檔的圖紙卷也需編制頁碼。⑤測繪成果及相關資料立卷歸檔一般一式一份，比較重要和利用頻繁的成果資料可以復制，適當增加歸檔份數。

1.2電子檔案的收管理。①必須與紙質檔案同步立卷保存。電子版測繪檔案應按照測繪類別和行政區域存放于“成果資料服務器”中。②必須與紙質檔案進行一致性審查。上傳電子版測繪檔案至服務器之前，應對其與紙質檔案的一致性進行審查。③必須嚴格按照規定修改。上傳至服務器的電子版檔案任何人不得隨意修改。對于需要續檔的項目，只允許在原電子版檔案的基礎上附加新的電子版檔案并作出明確標識。④必須定期進行數據備份。檔案管理部門應安排專人定期對保存的電子檔案進行備份，以確保測繪檔案安全。、

1.3測繪檔案管理流程。第一，檔案移交。接收測繪成果及相關資料時，要認真查看各項測繪要件和建筑施工圖紙是否齊全，確認無誤后簽字接收。同時將電子檔案按照測繪類型和行政區域存放至服務器；第二，整理列目按照規定對紙質測繪檔案進行排列、編號、整理、裝訂，形成資料卷。對隨附圖紙按順序編號保存；第三，建立檢索數據庫按照系統要求將測繪項目的編號字段等錄入系統，便于檢索和調閱；第四，檔案進庫紙質測繪檔案歸檔立卷后，將整個項目的各卷按照一定順序歸入庫房。

1.4房地產測繪檔案保密管理。房地產測繪檔案與其他檔案一樣都需要進行保密管理。有關部門以及所有負責人員都必須要依照有關法律來進行管理，每一個步驟都要做到保密；有關管理人員在沒有任何允可的情況下，不能向其他人員談論房地產測繪檔案中的任何一點內容；不允許非涉密人員在沒有申請、批準的情況下私自查閱、閱讀相關檔案；相關涉密房地產測繪檔案需要依照相關保密法律來進行管理；測繪單位利用后歸還的房地產測繪檔案如果非常重要，要立即放入到保密柜中，避免泄密；房地產測繪檔案銷毀工作必須由指定單位進行；存儲涉密檔案的電腦定要與非涉密房地產測繪檔案應用電腦或者網絡隔離開來。

1.5銷毀的過程管理。第一，做好有關準備工作。對于那些經過奠定已經確定沒有任何價值的房地產測繪檔案進行銷毀，這其中包含圖紙卷。檔案管理者將需要銷毀的檔案記錄下來，編制成冊，在得到部門審查、領導批準后才可銷毀。如果條件允許，可以將即要銷毀的檔案進行信息化處理，將其電子版都保留下來，以便日后需要。第二，如果銷毀記錄經過審查后沒有任何的異議，就可以將這些檔案放置在指定地點進行銷毀。

2、房地產測繪檔案服務利用

房地產測繪檔案管理的最終目的是為了能夠應用于現實生活中，但是此類型的房地產檔案與其他類型的檔案相比，在服務利用時還有一定差別，這其中體現最為明顯的就是利用原則。房地產測繪檔案只會為集體提供服務，比如單位，而不是針對于個人；另一方面房地產測繪檔案利用時還需要遵循有限服務原則，必須在國家有關規范允許范圍內為用戶提供服務。當然此種類型檔案與其他類型檔案也有相同之處，即需要遵循保密原則，在服務利用過程中必須遵循有關保密法律，一旦侵犯隱私就要給予相應的處罰。房地產測繪檔案主要是為測繪單位提供服務，但是這種服務具有一定的范圍，通常情況下，能夠為測繪單位提供測繪成果成圖資料以及施工圖紙等，但只是復印件。房地產測繪檔案服務利用需要依照相應的程序，首先要單位申請，測繪單位向有關部門提出申請，準備好書面材料，而后司法機關會出具相應的協執通知；第二，檔案管理部門領導者經過嚴格審核后給予批準；最后，調檔復制。檔案管理部門根據領導批準情況調取有關案卷，待到所需案卷復制完成后要蓋印章，并且將其交給申請單位。

3、結語

綜上所述，可知房地產測繪檔案過程管理不僅僅只是簡單的收集整理，更重要的是保密管理與服務利用。由于房地產測繪檔案作為一定的特殊性，因此檔案管理人員管理過程中需要多加注意，不能任意為之。

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