傳統(tǒng)文件與電子文件的比較

傳統(tǒng)文件與電子文件的比較

信息化技術(shù)的發(fā)展極大推動(dòng)了電子文件的運(yùn)用。電子文件大規(guī)模代替?zhèn)鹘y(tǒng)文件的趨勢(shì)不可阻擋。文件保存、流通形式的轉(zhuǎn)變迫使辦公建設(shè)和檔案管理向信息化、自動(dòng)化的模式轉(zhuǎn)換。只有清晰的區(qū)別傳統(tǒng)文件與電子文件在使用過(guò)程中的差別，各自以科學(xué)的機(jī)制處理，才能保證檔案信息管理工作的順利開展。

1 傳統(tǒng)文件和電子文件的含義

傳統(tǒng)文件即較為原始的文件存儲(chǔ)方法，主要包括紙質(zhì)文件、音像文件等。其中影音文件包括音像片、錄音、錄像、影片檔案等形式。電子文件由數(shù)字化設(shè)備產(chǎn)生，依賴于網(wǎng)絡(luò)，它主要以數(shù)字化形式保存在磁盤、光盤、網(wǎng)絡(luò)云端當(dāng)中。電子文件的種類很多，包括文本文件、數(shù)據(jù)文件、圖形文件、程序文件、聲音文件和多媒體文件。

2 傳統(tǒng)文件與電子文件異同

2.1 共同點(diǎn)

傳統(tǒng)文件和電子文件都是將信息進(jìn)行一定轉(zhuǎn)換得來(lái)的。再者，二者均對(duì)系統(tǒng)有很強(qiáng)的依賴性，與存儲(chǔ)設(shè)備共存亡。最后，二者在一定的手段下可相互轉(zhuǎn)換，將紙質(zhì)的檔案信息錄入數(shù)字設(shè)備中，或?qū)㈦娮有畔⑥D(zhuǎn)化為音像檔案中的照片、音像。

2.2 不同點(diǎn)

二者技術(shù)支持不同。傳統(tǒng)文件由傳統(tǒng)技術(shù)支撐，紙質(zhì)文件由印刷技術(shù)推動(dòng)。音像文件由化學(xué)技術(shù)和模擬技術(shù)支持，包括照片、影片的化學(xué)技術(shù)和錄音、錄像的模擬電子技術(shù)。電子文件使用的則是先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，與傳統(tǒng)文件的模擬技術(shù)有本質(zhì)的區(qū)別。

二者復(fù)制能力不同。傳統(tǒng)文件的復(fù)制水平遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于電子文件。傳統(tǒng)文件中的音像檔案由于使用模擬技術(shù)，復(fù)制只能是有衰減的復(fù)制，每復(fù)制一次就會(huì)有信息的流失；電子文件因其數(shù)字技術(shù)支持，復(fù)制技術(shù)為無(wú)失真技術(shù)。

二者操作性能不同。傳統(tǒng)文件的后期處理較為麻煩，紙質(zhì)、石碑文字、圖像修改實(shí)行性不強(qiáng)，膠片磁帶等剪切、處理操作復(fù)雜。而電子文件操作起來(lái)快捷方便，準(zhǔn)確性高。二者使用成本不同。紙張、膠片等價(jià)格昂貴，重復(fù)利用率低； 電子文件保存在存儲(chǔ)器中，而目前的存儲(chǔ)器可擦寫次數(shù)遠(yuǎn)遠(yuǎn)滿足用戶需求。并且電子文件的處理成本低，長(zhǎng)期使用比較下來(lái)，其綜合成本遠(yuǎn)遠(yuǎn)低于傳統(tǒng)文件。

3 傳統(tǒng)文件與電子文件在應(yīng)用中的比較

3.1 管理上的差異

1、傳統(tǒng)文件的整理需要實(shí)體系統(tǒng)之間的聯(lián)系，需要建立完善的實(shí)體秩序，保障檔案檢索的順利進(jìn)行。電子文件整理方法需按照相應(yīng)的管理標(biāo)準(zhǔn)對(duì)磁盤載體或網(wǎng)絡(luò)云終端進(jìn)行分類、標(biāo)引和組合，使電子文件存儲(chǔ)格式科學(xué)有序的保存。

2、另外，當(dāng)前傳統(tǒng)文件的管理有統(tǒng)一的模式；而電子檔案的物理結(jié)構(gòu)和邏輯結(jié)構(gòu)往往不一致，導(dǎo)致文件中的文字、圖像等在載體上的存放不連續(xù)，影響正常的顯示輸出，因而需要相關(guān)部門制定集中統(tǒng)一的管理模式，促進(jìn)文件的統(tǒng)一。

3、電子文件管理機(jī)制是指協(xié)調(diào)電子文件管理基本要素之間相互關(guān)系、確定運(yùn)行機(jī)理并保障管理目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)的基本原理與方式。電子文件管理更加注重文件生命周期內(nèi)各個(gè)階段所有管理活動(dòng)和管理要素的統(tǒng)籌兼顧，強(qiáng)調(diào)管理內(nèi)容和管理要求的無(wú)縫連接、系統(tǒng)整合和總體效應(yīng)。此外，電子文件管理還強(qiáng)調(diào)“過(guò)程管理”，嚴(yán)格控制各個(gè)階段操作者的權(quán)限，并做到操作留痕，確保電子文件的真實(shí)可靠性。

3.2 真實(shí)性鑒定上的差異

1、傳統(tǒng)文件真實(shí)性主要體現(xiàn)在文件辦理過(guò)程中的維護(hù)和文件歸檔后的維護(hù)兩個(gè)方面。前者需要控制文件的使用范圍和相關(guān)人員的使用權(quán)限，后者需要檔案部門采取嚴(yán)格的安全措施。電子文件則不同，歸檔前文件形成、傳輸、辦理等過(guò)程是維護(hù)其真實(shí)性的關(guān)鍵因素。因此，電子文件一經(jīng)形成就要立即備份一份給檔案部門歸檔保存。

2、電子文件真實(shí)性的鑒定工作包括以下幾個(gè)步驟：第一，明確分析各類電子文件的組成要素用以確保文件長(zhǎng)期真實(shí)性。第二，根據(jù)預(yù)先的標(biāo)準(zhǔn)格式和模板編輯文件。第三，將電子文件轉(zhuǎn)換為非數(shù)字文件，采用縮微、打印等方式進(jìn)行保存。第四，電子文件的移動(dòng)進(jìn)行記錄，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的記錄和文件的著錄。

3.3 安全保護(hù)上的差異

1、傳統(tǒng)文件安全性主要依靠庫(kù)存環(huán)境保障，做好防災(zāi)措施、加強(qiáng)室內(nèi)溫濕度控制、做好文件后期處理等方式保護(hù)。電子文件保存硬件設(shè)備即服務(wù)器、終端、存儲(chǔ)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)設(shè)備。這需要保證設(shè)備的物理?xiàng)l件，同時(shí)相關(guān)單位需定期檢修保障設(shè)備的正常運(yùn)行。

2、當(dāng)前保護(hù)電子文件安全保存的主要技術(shù)途徑有：防火墻技術(shù)、存取權(quán)限限制、信息加密、數(shù)字水印。數(shù)據(jù)加密技術(shù)即

按照確定的加密變換方法處理未經(jīng)加密的數(shù)據(jù)，使其成為難以被受權(quán)限限制人員查看、修改、盜取。水印法是利用一定的技術(shù)方法，將文件所有者的標(biāo)志口如印簽、花紋等隱藏在電子文件中，保證電子文件拷貝時(shí)，標(biāo)志不被拷去。這些保證了電子文件信息的唯一性。若要保證歸檔期間電子文件在網(wǎng)上的登記時(shí)間無(wú)法改變，需要使用數(shù)字時(shí)間印章法，以使電子文件信息的真實(shí)性和原始性不受損害。電子文件的安全保護(hù)工作仍需在技術(shù)上進(jìn)行深入的研究和應(yīng)用。另外維護(hù)好網(wǎng)絡(luò)安全也是對(duì)電子文件安全的切實(shí)保護(hù)。

4 電子文件的應(yīng)用

從上述傳統(tǒng)文件與電子文件的比較可以看出， 電子文件當(dāng)今利用價(jià)值遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過(guò)了傳統(tǒng)文件，其技術(shù)支持為先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)，具有可操作性強(qiáng)、復(fù)制能力強(qiáng)、操作簡(jiǎn)便、準(zhǔn)確性強(qiáng)等優(yōu)勢(shì)。人們?cè)谵k理公務(wù)、處理信息過(guò)程中，在生產(chǎn)或科研活動(dòng)中已愈來(lái)愈多的采用電子文件進(jìn)行歸檔、傳輸和存儲(chǔ)。因此，在檔案管理工作的實(shí)際應(yīng)用中，一定要加快文件由傳統(tǒng)文件到電子文件的轉(zhuǎn)型。但是，電子文件的管理工作仍然存在很多問(wèn)題，例如，當(dāng)前人們沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到電子文件的意義和功用；電子文件容易被非法改動(dòng)和損失； 電子文件對(duì)網(wǎng)絡(luò)軟硬件設(shè)備有較強(qiáng)的依賴性，造成電子檔案管理工作的難度加大。

目前我國(guó)電子文件已經(jīng)有了較為成熟的戰(zhàn)略體制，各機(jī)構(gòu)電子文件已經(jīng)有了廣泛的應(yīng)用。我覺(jué)著還要做好以下幾點(diǎn)：一是要進(jìn)一步提高研發(fā)效益對(duì)于電子文件的規(guī)范化管理的作用；二是要進(jìn)一步構(gòu)建具有我國(guó)特色的電子文件管理體系：三是要研究出原創(chuàng)的、本土的電子文件應(yīng)用和管理理論體系；四是要培養(yǎng)電子文件專業(yè)人才，在學(xué)位教育、在職培訓(xùn)等方面加強(qiáng)電子文件管理的內(nèi)容。只有這樣才能實(shí)現(xiàn)電子文件管理的目標(biāo)即在其整個(gè)生命周期有效開發(fā)和利用電子文件，確保電子文件的真實(shí)性、完整性和有效性。