淺談新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的問題及對(duì)策

●胡靜

淺談新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的問題及對(duì)策

●胡靜

檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的核心所在，但我國(guó)大部分醫(yī)院的檔案管理方式都采用傳統(tǒng)的模式進(jìn)行，這與現(xiàn)代化醫(yī)院管理結(jié)構(gòu)存在沖突，不利于現(xiàn)代醫(yī)學(xué)研究與醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展，更不利于醫(yī)院作為最短時(shí)間內(nèi)給民眾提供醫(yī)療服務(wù)機(jī)構(gòu)責(zé)任的發(fā)揮，基于此，本文對(duì)新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理工作中存在的問題進(jìn)行分析，并根據(jù)相應(yīng)的問題找到最佳解決對(duì)策。

新醫(yī)改；檔案管理；現(xiàn)代化

前言：醫(yī)院檔案管理工作是隨著現(xiàn)代醫(yī)院管理工作產(chǎn)生的病例管理、病例研究與數(shù)據(jù)收集的信息記錄手段，是醫(yī)院作為救死扶傷、維護(hù)人類身體健康公益性機(jī)構(gòu)的財(cái)富，是保證現(xiàn)代醫(yī)院管理工作正常開展，幫助現(xiàn)代醫(yī)院借鑒傳統(tǒng)有效的醫(yī)療手段進(jìn)行高效醫(yī)治服務(wù)的價(jià)值導(dǎo)向，是現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的依據(jù)。在新醫(yī)改的推動(dòng)下，醫(yī)院檔案管理工作越來越就重要，但醫(yī)院管理工作中仍然存在眾多問題，針對(duì)此，應(yīng)該找到醫(yī)院檔案管理中存在的問題，并針對(duì)此提出相應(yīng)的對(duì)策。

1 檔案管理現(xiàn)狀分析

1.1 檔案管理分析

檔案管理是所有社會(huì)組織工作中的重要組成部分，但與普通的檔案管理工作相比較而言，醫(yī)院檔案管理還存在相對(duì)特殊性，這主要是因?yàn)槲覈?guó)的醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)相對(duì)特殊，需要服務(wù)于全球人口規(guī)模最大的群體結(jié)構(gòu)，且我國(guó)醫(yī)療改革也隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展在不斷變化，醫(yī)院的檔案管理必須在醫(yī)療改革體系中不斷發(fā)展與改變。醫(yī)院的檔案管理工作是國(guó)家信息資源整合與匯總的重要內(nèi)容，在資源的整合過程中發(fā)揮著憑證作用，為現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的臨床應(yīng)用與發(fā)展提供了必要的資料依據(jù)，因此，在醫(yī)院管理工作中，檔案管理工作是醫(yī)院管理工作的核心與關(guān)鍵?，F(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展必須適應(yīng)新的醫(yī)療改革，跟上時(shí)代的步伐，現(xiàn)代醫(yī)院建設(shè)在此過程中應(yīng)該通過學(xué)習(xí)與改革不斷強(qiáng)化、升級(jí)自身醫(yī)院檔案管理工作的科學(xué)性與協(xié)調(diào)性，同時(shí)注意規(guī)避傳統(tǒng)的檔案管理工作模式，對(duì)于無法確定的檔案資料應(yīng)該格外重視，但從另一角度來看，檔案的不確定性、系統(tǒng)性也是保證醫(yī)院管理工作室正常開展的基本要素，醫(yī)院在運(yùn)行過程中會(huì)面對(duì)各種問題，一個(gè)高效的醫(yī)院檔案管理系統(tǒng)可以為醫(yī)院的管理工作帶來最佳的結(jié)果。

1.2 檔案管理改革的必要性

傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作已經(jīng)不能適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院管理工作，不利于現(xiàn)代醫(yī)院的建設(shè)，因此，檔案管理改革已是迫在眉睫，國(guó)家與醫(yī)院必須做出相應(yīng)的動(dòng)作以面對(duì)相應(yīng)的社會(huì)需求。破除醫(yī)院各部門潛在的社會(huì)利益已成為必要舉措，應(yīng)該借鑒先進(jìn)、成功的案例建立一個(gè)完善、系統(tǒng)、科學(xué)的檔案管理體系，并明確檔案管理工作的責(zé)權(quán)、范圍與功能。建立一個(gè)檔案樞紐系統(tǒng)，以各個(gè)院內(nèi)科室作為分節(jié)點(diǎn)收集資料，明確不同節(jié)點(diǎn)檔案管理工作的職責(zé)，以此為主線建立一個(gè)檔案管理流程體系，包括病歷檔案、人事檔案、醫(yī)學(xué)影像資料等，并對(duì)不同的資料進(jìn)行分門別類的存儲(chǔ)與管理了，達(dá)到高效資料管理的目的。在醫(yī)院的檔案管理工作中，如果檔案管理體系不清晰，就會(huì)影響檔案管理工作的效率，很難對(duì)特殊情況做出緊急應(yīng)對(duì)，醫(yī)療工作就會(huì)出現(xiàn)混亂文體。長(zhǎng)久以來，我國(guó)的醫(yī)院管理工作并不重視醫(yī)院的檔案管理工作，檔案管理工作在整個(gè)醫(yī)院管理工作體系中屬于獨(dú)立的工作體系，與醫(yī)院管理體系并不交叉，科研處的檔案由科研部門管理，人事部的檔案由本部門進(jìn)行管理，病患病例的檔案則由病例管理部門進(jìn)行管理，以此為主要形式形成了各自為陣的檔案管理形式，如果院內(nèi)需要對(duì)某一病例或醫(yī)療事件進(jìn)行檢查與分析，而無法短時(shí)間內(nèi)完成交叉分析，影響了醫(yī)療管理工作的效率。因此，有必要在新醫(yī)改的推動(dòng)下，根據(jù)現(xiàn)代醫(yī)療體系的發(fā)展建立一個(gè)高效的醫(yī)院檔案管理體系。

2 醫(yī)院檔案管理工作的問題

當(dāng)前醫(yī)院檔案管理工作仍然存在一些問題，主要問題表現(xiàn)在以下幾個(gè)層面：

第一，從事醫(yī)院檔案管理工作的工作人員意識(shí)不強(qiáng)，在從事醫(yī)院工作時(shí)，相應(yīng)的工作人員及領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為醫(yī)院的檔案管理工作并不重要，主要工作中心應(yīng)該以醫(yī)院經(jīng)營(yíng)為主，檔案工作屬于可有可無型工作，受傳統(tǒng)經(jīng)濟(jì)思維影響，醫(yī)院工作者一致認(rèn)為醫(yī)院應(yīng)該以利潤(rùn)最大化為工作核心，并沒有從根本上認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作的重要性。正是由于長(zhǎng)久來對(duì)醫(yī)院檔案工作重視程度村存在偏差，導(dǎo)致我國(guó)大多數(shù)醫(yī)院的檔案管理存在明顯缺失，信息資源開發(fā)的力度明顯不足。

第二，檔案管理的工作還不規(guī)范。大部分現(xiàn)代化醫(yī)院雖然內(nèi)部都建立了相對(duì)健全的醫(yī)院管理體系，并對(duì)相應(yīng)工作人員職責(zé)做出了非常明確的規(guī)定，但是在實(shí)際工作開展過程中，所涉及的檔案管理工作制度、考核等細(xì)項(xiàng)的規(guī)定仍然處于空白，不同的科室管理本科室的檔案，醫(yī)院檔案不交叉而影響醫(yī)院的工作效率。這樣分離式的檔案管理工作就如同在檔案管理工作體系中加入了人為隔離帶，最終導(dǎo)致醫(yī)院的檔案信息缺乏完整性[1]。

第三，檔案管理人員素質(zhì)相對(duì)不一致，內(nèi)部差距較大。從目前來看，醫(yī)院檔案管理工作的人員的文化層次、理論素養(yǎng)與專業(yè)修養(yǎng)等多個(gè)方面仍然存在明顯的差異，工作人員的流動(dòng)性強(qiáng)，工作年限短，一般從業(yè)人員都是院內(nèi)其它崗位進(jìn)行調(diào)配的人員，沒有經(jīng)過專業(yè)的學(xué)習(xí)，學(xué)歷層次相對(duì)較低，專業(yè)知識(shí)明顯不足，對(duì)現(xiàn)代企業(yè)、醫(yī)院管理模式認(rèn)識(shí)不到位，不能以身作則為醫(yī)院的發(fā)展注入活力。

第四，檔案管理的水平相對(duì)有限。醫(yī)院的用地與病患需求本身相對(duì)緊張，整個(gè)醫(yī)院內(nèi)部并沒有非常充裕的空間專門為檔案管理工作提供辦公場(chǎng)地，一些檔案管理的設(shè)備更新頻率只能讓行于專業(yè)的醫(yī)療服務(wù)，所采用的管理方法以傳統(tǒng)方法為主，無法與現(xiàn)代化技術(shù)的應(yīng)用相結(jié)合。隨著現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，眾多社會(huì)組織在進(jìn)行檔案管理時(shí)都開始采用數(shù)字化技術(shù)，但由于醫(yī)院內(nèi)部的人力資源與財(cái)力、武力有限，高新技術(shù)大部分被應(yīng)用于醫(yī)療診治技術(shù)的提高，而忽略了醫(yī)院檔案管理工作，工作形式與模式依然停留在手工操作層面，檔案信息量所涵蓋的內(nèi)容相對(duì)有限，此外，醫(yī)院檔案系統(tǒng)長(zhǎng)期以來一直屬于機(jī)密工作，因此一般處于封閉式工作環(huán)境，許多檔案管理的工作人員仍然以“重管輕用”方式進(jìn)行檔案管理，但對(duì)資料的使用卻微乎其微。

3 醫(yī)院檔案管理改進(jìn)措施

針對(duì)現(xiàn)階段醫(yī)院檔案管理工作存在的問題，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手進(jìn)行改進(jìn)與更新：

第一，宣傳教育強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)、工作人員對(duì)醫(yī)院檔案管理的重視程度。醫(yī)院檔案管理工作必須以領(lǐng)導(dǎo)重視為出發(fā)點(diǎn)，將檔案管理工作作為醫(yī)院管理的基本內(nèi)容為出發(fā)點(diǎn)，并將其納入到與醫(yī)院同步發(fā)展的階段，積極進(jìn)行醫(yī)院檔案管理工作的宣傳，讓工作人員從本質(zhì)上認(rèn)識(shí)到醫(yī)院檔案管理工作的重要性。此外，在學(xué)習(xí)的過程中必須“以人為本”，堅(jiān)持創(chuàng)新思維，在遵從現(xiàn)代化醫(yī)院檔案管理方式的基礎(chǔ)之上，根據(jù)本工作特點(diǎn)不斷創(chuàng)新，找到更好的管理模式與方法。

第二，醫(yī)院檔案管理的創(chuàng)新。醫(yī)院檔案管理工作需要以較強(qiáng)的邏輯性為基礎(chǔ)，在新醫(yī)改的帶動(dòng)下，醫(yī)院應(yīng)該將醫(yī)院檔案管理的中心與醫(yī)院事務(wù)管理工作相提并論，可以將檔案管理部門單獨(dú)分離出來，成立醫(yī)院檔案管理職能部門，掌握決策的主動(dòng)權(quán)。在醫(yī)院發(fā)展過程中應(yīng)該注意醫(yī)院的發(fā)展方向，保證在醫(yī)院發(fā)展的過程中注重檔案人才培養(yǎng)與檔案管理環(huán)境塑造的同步進(jìn)行[2]。

第三，加強(qiáng)檔案人才培養(yǎng)。檔案管理人員水平直接影響檔案管理質(zhì)量，醫(yī)院應(yīng)將檔案人員培養(yǎng)納入醫(yī)院人才培養(yǎng)計(jì)劃，要特別注重復(fù)合型專業(yè)人才培養(yǎng)。通過專業(yè)培訓(xùn)、繼續(xù)教育和進(jìn)修學(xué)習(xí)等方式，不斷提高檔案管理人員的文化知識(shí)和專業(yè)水平，增強(qiáng)運(yùn)用專業(yè)理論知識(shí)解決實(shí)際問題的能力，不斷總結(jié)探索檔案管理工作及業(yè)務(wù)發(fā)展，推動(dòng)檔案管理水平提高。同時(shí)，要建立相應(yīng)的檔案管理人員考核、晉升機(jī)制，激發(fā)檔案管理人員學(xué)習(xí)的積極性和工作主動(dòng)性[3]。

第四，加快檔案信息化管理步伐。堅(jiān)持公共醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的公益性質(zhì)，建立基本醫(yī)療衛(wèi)生制度，為群眾提供安全、有效方便、價(jià)廉的基本醫(yī)療衛(wèi)生服務(wù)是國(guó)家新醫(yī)改的基本目標(biāo)。為實(shí)現(xiàn)這個(gè)目標(biāo)，醫(yī)院必須建立檔案信息資源共享平臺(tái)。此外，開發(fā)館藏資源，增大數(shù)據(jù)庫建設(shè)。數(shù)據(jù)庫不單純是網(wǎng)絡(luò)的信息資源，而且還是醫(yī)院檔案館信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的非常重要的組成成分，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的前提是必須加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫建設(shè)，要盡快的對(duì)小型數(shù)據(jù)庫的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化改造，增強(qiáng)數(shù)據(jù)庫容量，增強(qiáng)數(shù)據(jù)的上網(wǎng)率。此外還要增強(qiáng)對(duì)數(shù)據(jù)庫的維護(hù)工作[4]。

結(jié)論：綜上所述，新醫(yī)改穩(wěn)步推進(jìn)預(yù)示著我國(guó)醫(yī)療服務(wù)工作正朝向現(xiàn)代化方向發(fā)展，傳統(tǒng)的醫(yī)院管理模式已經(jīng)明顯不適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院的發(fā)展，尤其是醫(yī)院檔案管理工作，這就需要以新醫(yī)改為主線，穩(wěn)步推進(jìn)醫(yī)院檔案管理工作，才能促使現(xiàn)代醫(yī)院管理體系的完善。

（作者單位：山東淄博市中心醫(yī)院）

[1]康紅巖．淺談新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)措施[J]．中國(guó)衛(wèi)生產(chǎn)業(yè)，2014，08：185-186

[2]張愛曾．新醫(yī)改下醫(yī)院檔案管理的改進(jìn)方法分析[J]．中國(guó)農(nóng)村衛(wèi)生，2015，06：68-69

[3]凌仁海．新醫(yī)改背景下醫(yī)院檔案管理存在的問題及解決對(duì)策[J]．黑龍江檔案，2015，04：92

[4]劉繼雄．新醫(yī)改下公立醫(yī)院財(cái)務(wù)管理存在的問題剖析及對(duì)策[J]．中國(guó)總會(huì)計(jì)師，2015，10：128-129

胡靜，女，大學(xué)本科職務(wù)，檔案館員，研究方向?yàn)闄n案管理。