編校合一模式下期刊校對工作的危機源管理探討

張學穎　羅 萍

?

編校合一模式下期刊校對工作的危機源管理探討

張學穎羅 萍

［摘 要］為了解決編校合一工作模式下，編輯人員校對工作時間較長、校對分工和責任不明確、校對效率低等問題，引入管理學中的危機源管理理論。理清編輯、作者、排版員等校對主體，校對質量和效率矛盾，校對方法盲目應用等危機源。通過增設計算機校對、作者校對、主編校對；調整各校次順序、明確校對人員職責和校對時間節點、靈活應用多種校對方法，優化了校對流程、提高了校對效率、減輕了校對人員負擔，保證了出版期刊的質量。

［關鍵詞］編校合一；瑞士奶酪理論；危機源管理；校對方法；校對流程；校對管理

［作者］張學穎，重慶醫科大學期刊社；

羅萍（通信作者），重慶醫科大學期刊社。

校對是編輯工作的最后環節，是對編輯工作的延續和完善，是編輯流程中對期刊內容、文字、版式的最后把關環節，其責任是將各種差錯消滅在期刊出版前，從而保證期刊的出版質量［1］。《期刊出版質量管理規定》規定［2］，期刊的差錯率大于萬分之三為不合格期刊。目前由于編輯部人員、編制的問題，通常沒有專職的校對人員，而是由編輯兼任校對；期刊編輯部也對校對工作重視不夠；但是對期刊出版時效性的要求卻在不斷提高。雖然少數期刊采取校對外包的模式，但由編輯進行校對仍是多數期刊采用的方法。如何在更短的時間里完成校對工作，保證期刊出版質量，值得編輯工作者關注和思考。通過思考和比較發現，校對工作類似于飛行員、航天管理員的工作，如果嚴格按照既定的操作流程進行，就能減少差錯產生，從而保證期刊出版質量。

一、瑞士奶酪模型理論

起源于航空業的機組資源管理模式強調有效團隊中非技術能力（non-technology）的培訓［3］。錯誤可以分為幾種：①執行錯誤流程時發生的錯誤；②忘記部分流程時發生的錯誤；③雖然流程正確無誤，但執行不到位而犯的疏忽性錯誤。造成這些錯誤的原因也有不同：①缺乏完成任務所需要的技能；②缺乏有關的專業知識；③缺乏規范的培訓；④缺乏完成任務的正確心態。其誘因也可以分幾種：與人員有關、與技術有關、與制度和流程有關，以及與其他因素，如時機、氣候、情緒等有關。針對以上錯誤，詹姆斯瑞提出了“瑞士奶酪模型”理論［4］，其核心思想是通過建立一套高效的、反應靈敏的安全防御系統，并利用該系統在人為失誤演變為災難前及時識別錯誤，并采用有效的措施避免其進一步發展。

二、防范措施：危機源管理理論

人犯錯誤是難免的，試圖完全消除人為錯誤是不現實的，因此，就需要人為地為失誤建立一個系統保障，即盡量創建一個不容易犯錯的環境。危機源管理是決策學的一個分支，由美國學者在20世紀60年代提出，最早運用于外交及政治領域，是指組織對所有危機發生因素的預測、分析、化解、防范等采取的行動。其管理模式為“PPRR”模式，即危機前預防（Prevention）、危機前準備（Presentation）、危機爆發期應對（Response）和危機結束期恢復（Recovery）［5］。在校對管理中，建立高效的、反應靈敏的校對管理制度和規范的流程，可以將系統失誤在轉變為差錯前將其識別，從而降低校對差錯率，保證校對質量。

三、校對管理中的危機源分析

（一）各校對主體存在的問題

1.編輯。受到人員編制緊張、體制、辦刊經費不足等因素的制約，目前多數科技期刊編輯部都沒有設置專職校對人員，而由編輯兼做校對工作，即采用“編校合一”的工作模式。但是，編輯和校對由于其工作目的側重不同，導致了兩者在工作中的操作方式和思維活動有較大的差異性。編輯在稿件加工過程中應當采用的思維方式是整體思維、邏輯思維和選擇性思維；但是，編輯在校對活動中更關注文章在表達方式和語言形式等方面的細節問題，并對這些細節問題進行糾錯補漏。校對的特殊職責和特定目的也決定了編輯在其工作中應具有的是微觀思維、遵循思維和逆向思維［6］。

2.作者及排版人員。一方面，受到一些主觀和客觀因素的影響，作者在查閱整理資料、撰寫稿件、數據分析處理和整合的過程中，難免產生疏漏和錯誤；另一方面，排版員在將編輯加工后采用的電子稿件導入專業排版軟件進行排版時，難免產生漏排或錯排，而且因排版員不熟悉文章中的專業術語及具體內容，很容易因誤解、誤讀而出現差錯。

（二）校對時間、效率和質量的矛盾

一般來說，在“編校合一”工作模式下，編輯每天校對2萬字效果較好，而專業校對員每天的工作量為6萬字，并保證三校后差錯率低于萬分之三［7］。但以筆者所在期刊社的編輯為例，3名編輯負責出版一本月刊，同時每名編輯還需兼任財務、辦公室、發行、網站管理等其他工作。因此，通常校對環節平均分配的工作量需達到6萬～8萬字/天，才能保證按時出刊。承擔校對工作的編輯需要在規定時間內完成校對，既要滿足數量指標，又要達到質量指標。因此，校對成為編輯的工作負擔，占用了他們大量的工作時間和精力。編輯在對稿件進行多次加工整理和校對后，極易出現感覺遲鈍，滋生疲勞倦怠情緒，如果不采取合理措施調節和疏導編輯的不良狀態，將會影響其校對效率和質量。

（三）校對中常見的錯誤

1.文中基本寫作規范方面的基礎校對錯誤。文章中寫作規范方面的基礎校對錯誤主要包括以下幾個方面：①標點符號錯誤，即文章中字、詞、句、段標點的校對差錯，需要認真檢查標點是否符合句意表達及規范。②語言文字錯誤。校對中容易出現錯別字；語法和修辭的使用不恰當；段落邏輯安排不合理，缺乏嚴謹性和條理性。③參考文獻的著錄不恰當、不規范。④社會科學期刊多刊登學術性文章為主，校對時還要注意準確規范使用相關學術領域的專有名詞。

2.排版規范中出現的校對錯誤。期刊通常有自己相對固定的版式要求，在校對工作中需要嚴格遵守排版規范，以維護期刊的學術性和嚴謹性。校對中排版規范方面的主要問題包括：①作者、作者單位、單位所在地、郵編等信息是否準確且書寫規范，作者姓名是否與總目錄中的作者姓名一致；②各級標題的書寫和語言表達是否準確、符合邏輯；③各級標題以及正文中使用的字體、字號、行距是否規范、和諧、美觀；④數字、公式的用法是否規范、準確；⑤文中圖、表的書寫是否恰當、規范，版式是否美觀；⑥頁碼、轉行、轉頁是否排序正確且符合排版要求；⑦參考文獻著錄格式、編碼順序是否正確、恰當；⑧頁眉、頁腳、封面、扉頁、版權頁、期刊出版日期等細節也需要仔細核實。

（四）校對方法的盲目運用

傳統的校對方法主要包括點校、折校、讀校、對校法，接校法、機校法、重點校對法、歸類校對法和分層次校對等多種校對方法［8］。但是在哪些校次中運用什么校對方法并沒有明確的規定，以至于編輯都根據自己的經驗進行盲目校對，使校對工作存在隨意性，校對質量不能保證。

四、危機源管理理論在現代校對管理中的應用

以筆者所在期刊社編輯部3名編輯，負責編輯出版每期118 P的社科月刊，約刊發30篇文章為例，通過明確分工，優化原來的“三校一讀”制度，現將改進的校對工作管理流程介紹如下。

（一）引入計算機校對

隨著科學技術的發展和電腦、網絡的普及，校對工作已從傳統的人工校對向“人機結合”的校對模式轉變，校對軟件的出現為這一轉變提供了良好的技術保障［9］。有文獻報道，校對軟件平均消滅稿件差錯率為60%，最高可達90%以上［10］。因此，編輯部增設計算機校對，由責任校對安排約1天時間，利用黑馬校對軟件，對稿件進行檢查，主要識別字、詞語以及固定詞組搭配等常見性錯誤。

（二）將一校改為通讀

將一校改為通讀，分別由責任校對、校對員1、校對員2（均為編輯兼任校對），平均分配10篇稿件同時進行校對，每名編輯約用1天時間完成校對后輪流交換校對稿件，直至每名編輯都通讀完一校稿后結束，通常需要3天時間。本次校對中主要采用點校法和交叉校對法。3位校對人員分別需要通讀全文，逐段、逐句、逐字地進行校對，將注意力集中在具體字面上，對全文的語言文字、量、單位、標點符號、圖表、參考文獻、專業術語、格式錯誤等細節部分進行一一校對。尤其注意隱形的政治性、思想性和知識性錯誤，并注意從邏輯性方面進行校對，也發現計算機校對中遺漏的差錯。同時，用不同的筆標注指出需要作者補充完整的信息和內容，以及需要作者核實的專業問題和數據結果。

（三）增設作者校對

一方面，本著服務作者、認真落實作者“文責自負”的態度；另一方面，為提升稿件的成熟度和確保科技期刊質量，增設作者校對環節［11］。由責任校對利用1天時間，將排版員修改后的二校對紅后，謄抄一校中編輯提出的需要作者修改的地方，并將PDF校稿和責任校對制定的校對說明同時通過郵件發送給作者進行校對，要求其在3天內完成校對后返回，并在校樣上附上電子簽名，以便編輯部存檔。在作者校對環節需要注意：①責任校對需要示范引導作者進行校對，書寫校對說明，告之其詳細的校對內容和方法；②責任校對要及時與作者溝通交流，共同探討雙方在校對中發現的問題，共同努力，把稿件的差錯率降到最低，以保證文章的質量；③由于特殊情況，往往有部分作者不能及時返回校稿，因此責任校對在最初安排本期稿件時，需要多提供30%的稿件，讓不能及時返回修改稿的作者自動順延刊期，以免延誤出版時間。作者自校的優勢在于，其對原稿的學術內容和專業知識熟悉和掌握，可以減少校對中可能出現的專業知識和作者信息差錯等。

（四）二校設置為分項校對

責任校對將作者返回的校稿復印后，一份用于編輯部存檔，另一份用于二校。本次校對采用分項校對、“數數”校對法，對校樣中易出現差錯的地方進行重點排查。首先，責任校對負責排欄目和頁碼。然后，將校樣中除正文外的其他相對獨立的文稿部分，按照其屬性劃分為不同的子系統。具體包括刊眉（出版事項、標識、欄目名稱）、摘要系統（摘要和關鍵詞）、文章檢索標識系統（作者簡介、基金項目、中圖分類號、責任編輯、收稿日期）、標題及編號系統（文章標題是否準確簡潔、各級標題的序號是否連續編碼）、圖表系統（圖表題名及其注釋是否準確、按某一方式對齊方式）。分別合理分配給校對員1、校對員2進行重點分項核查校對。完成本次校對通常需要2天時間。

（五）增設編輯部主任把關

將排版員修改后的校稿提請編輯部主任把關，其利用1天時間，從整體上對期刊進行全面細致的檢查，重點檢查欄目設計及編排是否合理，對不合理的地方及時提出修改意見，以便責任校對及時修改。

（六）簡化三校、四校

三校僅由責任校對利用1天時間在對紅的基礎上，采用掃描校對法對校樣進行審查，這一較次相對比較輕松，校對的重點主要在文章的體例和版式上。重點核查封面封底書脊（文字內容、出版參數、顏色是否準確）、中英文目錄（目次與正文的題名和作者姓名等是否一致）、各種參數（出版年、卷、期、DOI編號是否準確）、版權頁信息是否完整、準確。并對全文的整體排版體例、規范化和統一性以及各篇文章的版式統一性進行把關。最后，待排版員修改后，四校稿主要由責任校對利用半天時間對紅，并將全都校樣進行整理，做到“齊、清、定”再送交印刷廠付印。

五、結語

校對是一項復雜、枯燥的工作，在編校合一模式下，編輯承擔了更多的工作，并且要求其在保證校對質量的前提下，提高校對效率。重視危機管理的原則會使編輯在校對中有更好的結局，在不增加編輯工作量的前提下，縮短校對時間，提高校對效率，減少差錯率的發生。

【參考文獻】

［1］張琪.論期刊校對［J］長江大學學報：社會科學版，2014（8）：121-123.

［2］新聞出版總署.期刊出版質量管理規定［S］.http：// www.gov.cn/gongbao/content/2006/content_369227.htm.

［3］Howard SK，Gaba DM，Fish KJ，et al.Anesthesia crisis resource management training：teaching anesthesiologists to handle critical incidents［J］.Aviat Space Environ Med，1992（9）：763-770.

［4］Reason J.Human error：models and management［J］. Biomed J，2000（7237）：768-770.

［5］劉燕，周靜花，李艷.護理危機管理理論在呼吸科安全管理中的運用［J］.實踐探索，2013（2）：95-98.

［6］黃崇亞.編輯加工和校對中的思維差異與轉換分析［J］.科技傳播，2014（5）：2-4.

［7］章強.多種校對方法并用 努力提高校對質量［J］.學報編輯論叢，2005（00）.

［8］董冰媛，魏華.對醫學期刊校對工作的幾點思考［J］.實用醫藥雜志，2013（4）：369-371.

［9］楊琳.關于提高校對質量的幾點建議［J］.活力，2013 （4）：56.

［10］劉再升.校對工作的助手——黑馬軟件［J］.商情，2011 （22）：53.

［11］林加西，陳嶸諱，李南.科技期刊開展作者清樣校對指引芻論［J］.廣東科技，2015（6）：58-60.