淺析加強農業科技檔案科學管理的有效措施

程錫敏

（榆次區科技信息中心，山西晉中　030600）

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淺析加強農業科技檔案科學管理的有效措施

程錫敏

（榆次區科技信息中心，山西晉中030600）

摘要：以提高農業科技檔案科學管理的主要標志，分析了農業科技檔案科學管理的重要性。結果表明，農業科技檔案是在農業科學技術研究過程中形成，也是今后繼續進行科學研究的依據和基本條件，在農業科技檔案科學管理的主要標志和措施上進行了研究與分析。為今后建立一支強有力的檔案干部隊伍、建立農業科技檔案數據庫、加強檔案科技信息的安全保護和加強農業科技檔案科學管理提供了有效措施。

關鍵詞：農業科技；項目檔案；科學管理

進入新世紀，隨著科學技術的不斷進步和改革的不斷深化，科研檔案的管理工作也發生了變化。農業科技檔案是科研管理的重要組成部分，因此農業科技檔案管理工作怎樣適應新機制的需求及怎樣加強農業科技檔案科學管理成為科技檔案工作者的重要任務。農業科技檔案，在振興農村經濟中有憑證、參考、借鑒作用，使農業檔案的信息資源有效開發出來，轉化為直接生產力，對提高農業經濟效益和新農村建設起到了關鍵的作用。提高農業科技檔案管理工作水平，在搞好農業科技檔案管理信息資源的充分利用以及加快促進知識創新和農業科技快速發展中扮演著重要角色。

為此，針對農業科技檔案的科學管理進行了研究，提出了幾點加強農業科技檔案的科學管理方法有效措施，從而保證科技檔案的規范、完整、系統、全面。

1　提高對農業科技檔案的認識

隨著“科技是第一生產力”廣泛宣傳，科技檔案管理工作也顯得日益重要。農業科技檔案是記述和反映在農業生產過程中的科學研究、生產服務、技術培訓記錄等活動，經過檔案人員整理并歸檔保存的有價值的重要科技文件資料。具體說，農業科技檔案就是科技人員在生產、科研及技術推廣活動中衍生出來的成果，是農業科技檔案的重要組成，具體包括文字資料、計算圖紙、圖片（照片）、音像資料、實物標本等。農業科技檔案的主要特點是，工作大部分都是在田間地頭第一線上進行，因此所研究的數據內容和分類也較復雜，而且農業生產的周期比較長、數據采集量大，從生產開始到中期、末期，所有數據都得記錄、所有圖片都需要保存，這就使農業科技檔案的形成、積累有了一定的難度，同時農業檔案的收集、保存工作做得規范與否，直接關系到農業科技檔案的完整性和有效性。只有把農業科技檔案管理的基礎工作做好，才能充分發揮科技檔案的作用，使之更好地為科技發展提供服務。要根據實際工作情況，制訂出詳細可行的農業科技文件及檔案的歸檔范圍，讓檔案管理者清楚地明白上報歸檔的材料是什么、要求是什么，認真對農業科技檔案進行收集、保存和利用，使農業科技成果更好地被交流和利用，為科研工作提供高質量的信息資源[1]。

2　農業科技檔案科學管理的主要標志

按照“走上去，走下去”“引進來，放下去”的理念積極鼓勵大專院校與農業企業進行合作，甘當農業科技成果轉化的“紅娘”，大部分科研院所都有很多的科技成果掌握在手中沒有進行轉化，而一些農業企業空有資金和場地，但是亟需一些科研成果，因此把科技成果盡快轉化為生產力，是一項迫在眉睫的大事。通過轉化科技成果可使農業企業增加效益，使科研院所的成果進行生根發芽，這個轉化目標可以通過提高農業科技檔案的利用率來實現。農業科技檔案作為科研工作的歷史記錄，是許許多多科研工作者的心血和知識積累的精華，有較高的分析研究價值。在生產過程中，依據檔案中的記載數據，需要不斷地總結經驗，吸取經驗教訓，使農業科研工作更加規范化和科學化。

2.1收集完整、整理科學、統計簡便，便于快速查找

科研部門保管的科技檔案，能反映出本單位技術活動的基本面貌，項目負責人在申請時提出計劃，明確項目組科研人員形成積累有關科研項目文件材料的任務，并責成專人負責科研項目文件材料的收集、整理、立卷。項目組的科研人員從一開始的項目申報、項目立項、項目結題，在科研活動的每個階段過程中，都積極地參與，要按照歸檔范圍，認真收集、整理所形成的科研項目文件材料（包括一些文字、圖片、實物、音像資料），并進行科研材料的建檔歸檔，及時交給項目文件管理人員。在工作中要應做到對科研項目檔案內容、數量、編號、期限等做到統計簡便，各類檔案原則上按檔號存放，保證統計精確性，建立統計制度，編制必要的、切實可行的檢索工具。

2.2科學保管、存放安全，建有規范檔案管理制度

科研檔案應按期進行檢查，按照檔案管理“八防”（防火、防潮、防高溫、防光、防塵、防蟲、防鼠、防盜）做好工作。嚴禁存放與保護檔案無關的各類雜物品，防止受到自然破壞，最大程度地延長檔案的“使用壽命”。科技檔案的核心內容是科技成果，大部分都具有自主知識產權，很多檔案都具有機密性，因此在存放過程中密字文檔必須有加密措施，紙質文檔加鎖放置在柜中儲存。文檔傳遞、查閱、借閱要必須要有登記、簽字手續，必須在規定時間內歸還，防止因時間長造成檔案的遺忘或遺失。在處理廢舊文檔的時候，要先充分考慮其的安全性，嚴格按規定程序處理。

2.3現代化查詢、檢索系統，建有檔案管理的安全程序

“精、準、廣、快”是信息社會人們對科技檔案信息需求的基本特點，運用先進技術手段管理檔案是實現科技檔案科學管理的必然趨勢。科技計劃檔案數量多、面廣、專業性強，需要不斷完善服務方式和手段。現代社會是科技發展飛速的社會，科技檔案管理者要借助先進的科技手段，充分利用信息處理和網絡技術，搭建起快捷、實用的查詢檢索系統，來滿足農業科研工作者對技術檔案的檢索需求，提高檔案服務效率、質量和利用率。

2.4信息數字化、配備現代化設備，保證數字真實可靠

科技人員在農業生產中通過生產積累了大量的真實、可行的資料，這些資料大部分都以紙質材料的形式進行保存，存放這些資料需要消耗很大的物力和財力，尤其是存放空間的選定，同時還在注意保管和存放。隨著電子信息技術的發展，尤其是計算機的廣泛應用，檔案工作也由傳統手工操作朝著自動化方向發生了轉變，檔案的形式也由最初的紙質文本、實物向電子文檔、圖片和數據等形式發生了轉變。檔案數字化目前用的效率最高的是掃描法，經文字識別、校對后，轉化為可編輯的數字化檔案，便于廣大科技人員查詢使用[2]。

3　實現農業科技檔案科學管理的有效措施

農業科技檔案科學管理是當前檔案工作的一項重要任務，做好科研檔案科學管理工作有效措施如下。

（1）加強領導重視，把科技檔案管理工作列入日常工作是進行科技檔案科學管理的重要保證。單位領導都應該把科技檔案這項工作納入議事日程，在日常工作中經常且不定期地詢問和檢查檔案工作，使國家頒布的最新的各項檔案工作方針、政策得到落實。另外，還應建立完善明確的獎懲制度，把檔案管理工作納入科技人員的工作職責范圍內，并把它作為科技人員年度考核、晉級、評聘職稱的條件，調動工作人員的積極性，同時還必須強化檔案意識。只有這樣才能從制度上保證科研檔案的完整、系統、準確，有效促進科研工作開展。

（2）建立科技檔案干部隊伍，是實現科技檔案管理的重要因素。農業科技檔案工作是一項具體而又繁瑣的技術性工作，有的單位檔案管理人員的專業素質參差不齊，因此形成了檔案整理工作中各式各樣的不規范。檔案人員要適應檔案事業發展的需要，必須提升自身檔案專業水平，同時還要不斷加緊對現代信息技術的學習、吸收和運用，增強創新意識與時俱進，樹立服務意識，要有不怕苦、默默奉獻、保守機密的良好職業道德，做好電子文件接收、收集、分類、儲存、保護、開發、利用等一系列工作，為檔案管理工作奠定堅實的基礎[3]。

（3）加強收集和整理工作，健全科技檔案管理制度，是進行科技檔案科學管理的前提。檔案整理工作是科技檔案的最基本的工作，只有做好科技檔案的鑒定、保管和統計的基礎，才能實現檔案科學管理。科技檔案管理制度應包括收集、整理、保管、統計、鑒定、利用等內容。在工作的同時，還應注意積累經驗，以便定期修改，進一步完善科技檔案管理制度。

（4）建立檔案數據庫，是完成科技檔案科學管理的重要環節。通過建立農業科技檔案數據庫，數據庫可以存儲綜合的科技檔案數據，可以把數字化檔案存儲于數據庫中，包括業務檔案、文書檔案、會計檔案、科技檔案、聲音錄像檔案（音頻、視頻、照片、光盤等檔案）、設備檔案等多種檔案對象，該數據庫能完成檔案的所有管理環節，可以兼容多種不同介質的檔案，包括紙質檔案、電子檔案、音頻、視頻、圖片、光盤、獎杯、獎牌、錦旗等，方便檔案管理員對數據進行網絡化管理，同時也有利于科研人員通過搜索關鍵字迅速準確獲取所需信息。這不僅提高了科研人員工作成效，也提高了檔案的利用率，進而加速科研發展進程[2]。

（5）加強檔案科技信息的安全保護，是做好科技檔案科學管理的關鍵。近年來，科學技術日新月異，科技信息越來越被重視，農業科研單位承擔著重大科研項目的申報和實施，新技術、新品種、知識產權都具有較高的社會經濟價值，作為存儲些信息的檔案人顯得尤為重要。因此，一定要加強對檔案工作者進行保密教育培訓，要通過舉辦各種形式的培訓，讓工作者掌握《檔案法》和國家有關檔案工作規定的相關法律法規，使檔案工作者提高認識，增強自覺性，為提高效率創造條件，確保科技資源的安全[3]。

參考文獻：

[1]蔡月仙，姚錫鎮.對新時期科研管理工作的思考 [J].農業科技管理，2005，24（2）：58-59.

[2]王雪梅.論紙質和電子期刊并存的管理 [J].河北科技圖苑，2007（9）：21-22.

[3]梅盈潔，邱俊榮，劉軍，等.加強農業科研檔案管理提高農業科研管理水平 [J].農業科技管理，2011，30（2）：14-17.◇

中圖分類號：G275.3

文獻標志碼：A

doi：10.16693/j.cnki.1671-9646（X）.2016.06.015

文章編號：1671-9646（2016）06a-0054-03

收稿日期：2016-05-03

作者簡介：程錫敏（1973— ），女，本科，助理館員，研究方向為農業科技項目管理。

Analysis on the Effective Measures to Strengthen Scientific Management of Agricultural Science and Technology Archives

CHENG Ximin
（Yuci Science and Technology Information Center，Jinzhong，Shanxi 030600，China）

Abstract：In order to strengthen the scientific management of agricultural scientific and technological archives effective measures.The importance of scientific management of agricultural science and technology archives is analyzed based on the main marks of scientific management of agricultural science and technology archives.Show that agriculture science and technology file is formed in the agricultural science and technology in the course of the study，but also in the future to scientific research basis and basic conditions，in the main mark of the scientific management of archives of agricultural science and technology and measures of research and analysis.We showld strengthen the leadership attention，establishing a strong science and technology archives cadres，strengthen the collection and collation，the establishment of agricultural science and technology archives database，strengthen scientific and technological archives information security protection is to strengthen the scientific management of archives of agricultural science and technology and effective measures.

Key words：agricultural science and technology；project file；scientific management