淺談加強檔案管理工作的意義與途徑

李惠勇

【摘 要】檔案是人類文明發展到一定歷史階段的產物，檔案物化并延續了人類的記憶，成為聯系過去、現在和未來的信息紐帶。檔案作為無形資產的重要載體，對于無形資產的保值、增值起著重要的法律憑證作用，是社會發展的“記錄儀”，是社會信息的“儲存庫”。科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個企業的管理水平，做好檔案的開發和利用工作，不但可以實現檔案管理工作的自身價值，而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。加強檔案管理工作，以標準化、規范化模式進行檔案管理，加強檔案管理工作創新，同時提高檔案管理工作者的素質，對于推動檔案管理工作有著重大的意義。

【關鍵詞】規范化；標準化；創新；素養

1 加強檔案管理工作的意義

檔案管理工作是一項科學性很強的工作。一方面，從檔案工作本身來看，它是一項專門的管理業務。另一方面，從特定的部門或一定機關單位的檔案工作來看，它又是某種工作管理的組成部分。其次，從檔案工作同其他工作的關系來看，它屬于一項服務性的工作。檔案部門管理檔案是為了滿足經濟社會部門利用檔案的需要。檔案管理部門盡管開展檔案研究，但是檔案部門研究檔案、進行編著活動，其主要目的還是為了更好地適應社會各界的需要，加強檔案管理工作有著十分重要的意義。

1.1 有利于提高管理水平，增強競爭力

做好檔案管理工作是一個部門或企業健康發展的需要，檔案管理工作是企業管理工作的一部分，是提高企業工作質量和工作效率的必要條件，是維護歷史真實面貌的一項重要工作。檔案管理工作做好了，一方面，為企業高層管理人員及時了解企業整體經營狀況，適時調整經營策略提供準確依據，為經營決策提供支持性證據；另一方面，有利于社會各方準確認定企業經營成果，為企業與各有關方面進行有益合作奠定堅實的基礎。在我國經濟全面發展的歷史背景下，做好檔案管理工作，不斷地更新檔案管理觀念，勇敢探索和嘗試新的檔案管理手段，以全面、真實地反映企業整體發展狀況和經營成果。檔案管理成果同企業經營管理的有機結合決定了該企業資源配置的取向和模式，決定著企業的商業版圖和未來發展，對于實現該企業經營戰略，不斷提高管理效率具有深遠的影響。

1.2 有利于促進依法治檔

法制化是做好檔案管理工作的基礎，要做好檔案管理工作就必須以依法治檔為根本，實現檔案管理制度化。檔案事業的發展必須堅持走依法治檔的道路。只有實現檔案管理的制度化，檔案管理工作才能發揮應有的作用。為了加強對檔案的管理和收集、整理工作，有效地保護和利用檔案，為社會主義現代化建設服務，《中華人民共和國檔案法》應運而生，經過20多年的發展，為我國檔案管理工作的良性發展打下了堅實的基礎。然而，新的形勢對檔案管理工作提出了更高的要求，這就要求各地方要充分利用地方的立法權限，建立一整套有地方特色的檔案法律法規，是檔案管理工作與時俱進，有法可依。

1.3 有利于檔案再利用

檔案管理的根本目的在于檔案利用，全面加強檔案管理工作的根本目的在于充分發揮檔案的作用，為實現建設小康社會的目標服務。檔案利用工作是檔案自身價值得以實現的直接手段，做好檔案的開發和利用是檔案管理自身價值的重要體現，檔案開發利用已經成為全社會重要的不可或缺的信息資源。要加強檔案的開發利用，實現信息資源的共享，就必須加強檔案基礎管理。檔案員除了在檔案收集、整理、鑒定、保管等方面下功夫外，應著重做好檔案的編目、檢索、編研工作，編制較適用的檢索工具，建立健全檢索體系和檔案文件匯編等參考資料，及時、系統、完整地提供、滿足檔案利用工作的需要。同時加強檔案庫房設施建設，減少外界條件對檔案造成的損害。在管理好檔案的基礎上，檔案管理工作也要適應社會需求的變化，尋求更為有效的服務新途徑，以提高檔案利用的質量和水平，把“死”檔案變成“活”檔案，更好地發揮檔案的作用，在創造社會效益的同時，促進檔案事業的發展。

2 加強檔案管理工作的有效途徑

2.1 公文制是推進檔案工作規范化、標準化的前提

公文是檔案的前身，檔案由公文轉化而來。可以說公文制發的怎樣，不僅僅決定公文本身的質量，同時，也影響日后檔案的質量，決定了檔案工作規范化、標準化的質量的問題。首先，公文用紙質量要好，幅面尺寸規格要統一、規范、標準，符合國家的有關規定。排版形式為橫寫橫排，左側裝訂。二是，注意檢查制發公文是否履行了簽發手續，是否符合審批權限，公文標題是否準確，主送單位和抄送單位準不準，落款是否與公文一致，有無日期等。三是，公文字跡要牢固清晰。四是，使用文種要合理，擬制格式要規范，行文不要濫用簡稱和使用不規范的字，以利于日后標準化、現代化檢索手段的實施應用。

2.2 實施“以我為主”的立卷歸檔原則

相近公文的重復與立卷組合的無序是阻礙檔案工作實現規范化、標準化的最大問題。實現檔案工作規范化、標準化的根本目標就是要實現檔案保管利用價值的最大化和案卷完整化、檢索利用便捷化。而“以我為主”的立卷歸檔工作則是解決問題、實現目標的關鍵性工作。“以我為主”的立卷歸檔原則，即歸檔的文件要以本單位形成的文件為主的原則，不僅是在我國文書立卷歸檔工作實踐中形成并堅持下來的一條原則，而且還是推進檔案工作規范化、標準化，乃至現代化的一個重要原則。要注意解決好三個問題：一是，要準確把握文件立卷歸檔的時效性，完成現行文件階段任務的，才能予以立卷或歸檔，而沒有完成的，則不能立卷或歸檔，否則，將會給檔案管理造成無序和混亂。二是，明確立卷歸檔的重點和進行合理的立卷分工。要在“以我為主”原則指導下確立立卷歸檔的重點，在實際工作中要注意區分文件與資料，特別是要注意區分在內容、形式和作用等方面都具有很多相似之處的文件資料之別，具體問題具體分析，以減少檔案管理中的重復度和信息冗余度，提高檔案利用的效率和效果。三是，在堅持貫徹“以我為主”歸檔原則的前提下，要注意有效地維護全宗的完整性。在歸檔工作中既要掌握重點，分清主次，把住全宗的入口關，使不該歸檔文件不致混入，同時，又要注意防止應歸檔文件的散失。

2.3 提高案卷質量

不斷深化的工作實踐證明，案卷材料收集的是否完整是決定和影響檔案價值的因素，而立卷方法問題與案卷裝訂質量問題則可能是決定和影響檔案工作規范化、標準化質量的操作性因素。因此，在推進檔案工作規范化、標準化的工作進程中，我們必須一方面要注意解決好立卷方法問題，以有利于檔案標準化管理中的分類和檢索，另一方面，要注意解決好案卷裝訂質量問題，以有利于檔案規范化管理。

2.4 積極推進檔案管理工作的創新

檔案事業的發展離不開創新建設，只有通過檔案工作的創新，使我們的檔案事業適應和服務于社會各項事業；才能使檔案工作充滿生機和活力，促進檔案事業可持續發展，跟上當今和未來世界發展的步伐。創新是一個民族進步的靈魂，是一個國家興旺發達的不竭動力。開拓創新是引導社會前進的強大力量，是我們適應新形勢，認識新事物的思想武器。根據時代和實踐的要求，勇于和善于不斷創新，才能使我們對客觀世界的認識不斷深化。在我國進入全面建設小康社會的新時期，檔案工作作為黨和國家的一項重要事業，也必須根據時代和實踐的發展要求持續發展。要實現檔案事業的可持續發展就必須在檔案管理工作中不斷創新，這也是檔案管理所面臨的社會性、開放性的必然要求，只有通過創新才能開創檔案工作的新局面。

3 檔案工作者在檔案管理工作時注意事項（下轉第267頁）

（上接第255頁）3.1 增強現代化意識、市場意識和法律意識

一是，檔案職業道德意識。檔案工作者必須維護檔案和歷史事實的原貌，既不能任意篡改和歪曲檔案的內容和特征，也不允許主觀臆斷隨心所欲地鑒別檔案。無論在什么情況下，都要實事求是，堅持據實立檔，據實用檔，尊重歷史，忠于職守，維護黨和國家檔案的歷史真實面貌，同一切篡改檔案、歪曲歷史的行為作斗爭。二是，檔案信息傳播需要檔案工作者增強其對信息性的認識程度，提高鑒別水平和處理能力，增強開發檔案信息資源的意識，滿足社會各方面對檔案信息日益增長的需求。三是，檔案工作者要開發檔案信息并主動與市場經濟接軌，參與市場經濟活動，為市場服務。四是，檔案信息傳播要求檔案工作者努力學習現代化設備的應用技術，促進檔案工作的發展跟上時代節拍。五是，檔案信息傳播要求檔案工作者在履行服務職能時要有強烈的依法辦事意識，按照黨和國家有關規定進行檔案的開發、開放、公布與利用，正當參與市場競爭。

3.2 始終堅持科學文化知識學習

語言文字與檔案管理和服務是不可分割的，具有較強的語言表達能力，對于搞好檔案信息管理工作具有重要作用。通曉歷史，才能了解檔案產生的歷史背景和作用，更好地熟悉、管理和開發檔案信息資源。書寫水平也很重要，因為檔案工作的各個環節，如編目、著錄、標引等與書寫水平是分不開的，若所寫的文字難以辨認會直接影響檔案作用的發揮。

現代檔案學與相關學科的滲透日益加強，檔案工作者應有重點地學習和掌握相關學科知識。如現代管理學、情報學、圖書館學，還應具有一定的經貿、法律知識。

隨著檔案管理現代化技術建設和科學技術管理手段在檔案工作中的應用，要求檔案工作者必須熟悉和掌握復印、縮微、音像以及電子計算機等現代化技術知識，才能適應檔案工作發展的需要

3.3 堅持進行各項技能培訓

網絡改變了人們傳統的生活習慣，檔案工作者需要借助現代的傳播媒介進行有效的檔案信息傳播。因此，檔案工作者要接受相關的技能培訓。一是，軟件操作和維護技能培訓，提高辦公速度，更好地促進檔案信息的傳播。二是，網絡知識的學習和培訓，可以使檔案工作人員及時捕捉社會信息，針對受眾需求進行組織，提高傳播效率。三是，檔案管理信息系統、電子文件的發展和計算機病毒等知識的培訓，都有利于檔案工作者正確應用現代技術，在安全與保密的條件下，進行更有效的檔案信息傳播。檔案工作者除了堅持自學的學習方式外，還可以到高校進行充電，充分利用高校人才聚集、師資力量雄厚、教育資源充足的優勢，在短時間內系統地掌握常用的信息知識和基本技能，為以后優質、高效地完成檔案工作奠定基礎。

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[責任編輯：王楠]