信息化條件下檔案管理工作改革的途徑與方法

信息化條件下檔案管理工作改革的途徑與方法

陳博

隨著信息化技術的快速發展，大數據云計算為檔案管理工作帶來了前所未有的發展機會，傳統的檔案管理模式面臨新的挑戰。適應信息化發展的需要，推進理論創新，改進檔案管理模式，提升檔案管理人員的專業素質，探索符合信息化特點的檔案管理新思路、新方法，以適應信息化條件下檔案管理工作的需要。

信息化、檔案管理、效率、發展

隨著信息化技術的快速發展，大數據云計算為檔案管理工作帶來了前所未有的發展機會，傳統的檔案管理模式面臨新的挑戰。為適應新的形勢，需要樹立與信息時代相適應的檔案管理工作新理念，以信息化建設推動檔案管理工作發展。

檔案信息化管理中存在的不足

1.側重于具體的檔案實體管理

現代信息技術在提高管理工作水平中發揮著極其重要的作用，是現代管理工作中不可或缺的工具，檔案管理工作若仍停留在“以紙質檔案為主”的狀態下，僅僅側重于具體的檔案實體管理，則與時代的要求及事業的發展不相適應。

2.信息處理設備軟硬件更新不足

由于信息處理設備軟硬件的更新不足，檔案信息資源的格式相容性不夠高，一些電子文件得不到適當處理，導致檔案信息資源的流失。數據庫建設不夠立體，有的僅限于數字化錄入和歸檔，信息資源分散，檢索途徑單一，勢必影響工作效率。

3.檔案信息化管理安全隱患

信息時代下，由于計算機網絡的開放性、黑客及病毒的威脅，如果不及時提高安全意識，疏于管理，檔案的安全保密工作方面就存在一定的安全隱患，如檔案數據的丟失、檔案資料遭到非法訪問等。

4.信息化技術應用能力有所欠缺

檔案管理人員尚未全部掌握相關的信息化技術，知識結構有待進一步更新，對信息化技術的應用能力有所欠缺，不利于檔案管理工作快速發展。

關于改進措施的建議

檔案信息化管理中存在的不足，迫切需要加以改進。如何采取改進措施，以適應信息化條件下檔案管理工作的需要，是檔案管理人員面對的新課題。以下是關于改進措施的一些建議：

1.積極推進檔案管理模式轉變

隨著社會的發展，檔案信息的數據不斷增加，規模也越來越大，如果仍然采用傳統的檔案管理模式，可能無法完全適應當前社會發展的要求。因此，應當采用先進的設備與技術，使檔案管理工作朝信息化、現代化、數字化方向發展，推動經濟社會發展。檔案信息化要求檔案管理模式從以面向檔案實體保管為重點,向以檔案實體的數字化信息這種主要形式向社會提供服務為重心轉變。積極推進檔案管理模式轉變，推進檔案管理以手工為主的傳統手段，向采用現代化先進技術管理手段過渡。

檔案管理工作不能只停留在“以紙質檔案為主”的狀態，僅僅側重于具體的檔案實體管理。要結合具體需求和信息化發展要求，積極改變傳統檔案管理方式，將檔案管理與電子化、信息化緊密結合，要從檔案的形成到歸檔處理都有效使用電子化、信息化管理。

2.進行信息處理設備軟硬件更新

為實現檔案管理信息化，需要進行信息處理設備軟硬件更新。

建立更為有效的文件檔案管理計算機信息系統。改進和規范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使其更加適應信息化的需要。著力于檔案信息化系統軟件功能設計，使檔案信息化建設與辦公自動化系統相容，豐富檢索手段，改善檢索效果，檔案信息能夠迅速自動完成登記、匯編、檢索、補充等多項工作。能夠建立起相應的管理平臺，各個不同科室的檔案人員也能夠在安全登錄相應的用戶名之后，進入檔案管理計算機信息系統，對于檔案信息數據的調用也更加方便，不僅為檔案信息的使用提供了更大的便利，還使檔案信息使用率得到提高。

在檔案存儲設備的選用方面，做到及時升級更新，保持硬件設備的適用性和先進性，保障檔案的完整性、可靠性、真實性，更加有利于檔案管理信息化的實現。

同時，加強行業及部門間的溝通，積極促進實現彼此的資源共享，促進信息化條件下檔案管理工作的發展。

通過對信息處理設備軟硬件更新，加強電子檔案信息系統維護和管理，優化管理過程和管理體系。積極改變原本局部的、封閉的信息資源，轉變成為真正意義上的信息化檔案管理，達到充分、合理、安全地為檔案服務利用，改善了檔案管理過程，檔案利用率提高，檔案管理工作整體效率也進一步提升。

3.檔案信息化管理安全保障

遵循嚴格管理、預防為主、防治結合、確保安全的原則，強化安全防范過程。

制定落實相應的安全管理守則，切實提高檔案管理人員的安全防范意識，增強檔案管理人員的安全防護能力，守住檔案信息化安全的第一道保護屏障。

注重軟硬件日常安全管理，制定實施身份認證、防火墻、數據備份等安全防護制度。管理人員及時通過相應的管理平臺，針對所上傳的數據來掌握當前設備運行的狀態，并且對各項統計數據采用科學的計算方式進行分析，確保分析結果更加精確、客觀。在加強軟硬件的日常維護管理當中，充分做好數據保護、備份、更新工作，保障軟硬件安全運行，消除檔案信息化管理安全隱患。

4.提高檔案管理人員信息化管理技能

信息化條件下檔案管理工作必須與時俱進，需要更新檔案管理人員的觀念與知識結構，提高檔案管理人員信息化管理技能。

檔案管理人員需要深厚的檔案學基礎理論，同時也應當具有多元化的知識結構，增加知識儲備，不斷積極主動地學習和掌握科學文化和管理等有關知識。

檔案管理人員應培養和增強信息化技術的應用能力。更新觀念，充實信息化技術知識，提升計算機應用等相關技能，不斷增強信息技術應用能力。養成良好的應用習慣，認真學習，積極思考，勇于探索，將信息技術融入檔案管理工作等各個環節，在學習和實踐中提升信息技術應用能力，為全面推動檔案信息化管理奠定堅實基礎。

繼續堅持對檔案管理人員的崗位培訓，有計劃地選送檔案管理人員進行深造，鼓勵檔案人員參加繼續教育，增強信息化管理技能。

繼續開展學術交流活動，保持良好的科研氛圍，促進檔案學術研究與檔案業務探討。檔案管理人員應積極探討檔案管理工作，理論指導實踐，提高信息化條件下檔案管理工作效率。

加強對檔案管理人員的培訓教育，深化學術交流，使檔案管理人員及時掌握檔案信息化管理的新規定、新理念、新技能，保持思想理念和管理技能的與時俱進。鼓勵檔案人員發揚鉆研精神、創新精神，加強檔案理論研究。同時，檔案管理人員應認清自身素質與新形勢對檔案工作需要的差距，堅持積極探索、學習熟練運用信息化技術，創新更科學、更先進的管理方法，提升信息化條件下檔案管理工作水平，為優質高效地完成工作任務奠定堅實的基礎。

小結

檔案作為人類社會活動的伴生物，以其記錄信息的原始性和真實性，成為信息家族中的重要一員。信息化的不斷發展，為檔案管理工作帶來了新的挑戰,也帶來新的機遇。發現信息化條件下檔案管理工作中的不足，正視所存在的問題，充分認識檔案信息化管理工作的重要性和迫切性，切實做到積極改進，才能促進檔案管理工作的與時俱進，為檔案事業的發展提供強有力的支撐和保障。

丁耀琪，朱曄.“檔案信息化行政監管系統”研發動因（之一）.中國檔案，2016（5）：32—34.

（作者單位：黃河檔案館）