淺談檔案管理的發展趨勢
——檔案管理的信息化

（泗水縣高峪鎮計生辦，山東 濟寧 273212）

為了滿足現當代信息量龐大、保存難度高、情況相對復雜的要求，檔案管理的信息化應運而生。信息化檔案管理帶來了機遇，能夠促進檔案管理的發展、提高管理的效率，但同時也面臨具安全隱患、管理人員缺乏良好意識等挑戰，如何把握機遇并正確積極應對挑戰成為其發展的重要命題。

一、檔案管理的信息化概念

檔案管理的信息化是指在管理作為信息重要載體的檔案時，全面的應用現代化的信息技術，如網絡技術、圖文技術等對檔案信息資源進行安排、管理與配置并最終實現資源共享的過程。也是一種基于傳統檔案管理的改革，改革將傳統檔案資源轉化為數字電子檔案既利于檔案的保存、共享，也利于管理部門提高工作效率更好的為人民服務，是符合現代化發展需求的表現。通俗來說，檔案管理信息化發展是我國目前檔案事業前進中的主要項目之一，是推動守舊檔案管理邁向新型高科技技術檔案管理的保障，是時代進步給檔案事業提供的新方向和新未來。提高檔案管理的信息化發展不僅可以大大的提升檔案管理層次，而且還可以對檔案實操注入新的血液，增加其管理工作，提供了更多機會。與此同時，還能夠提高檔案工作的綜合服務能力。檔案管理信息化的價值和意義是格外突出的，我們務必要推動檔案管理信息化的發展和完善，使其檔案管理信息化邁向新未來。

二、檔案信息化發展的影響因素

1.檔案信息化發展的水平因素

在檔案管理信息化發展的過程中，因為受到守舊和單一的檔案管理和技術的作用，就會致使在檔案管理的處理不夠合理，盡管檔案管理的相關部門具有較好的高科技技術和計劃，但是，其操作人員在實際操作的過程中難以把技術和檔案管理的實際工作高效的進行結合，僅僅把這些機器設備應用于平時的操作中。因此，檔案管理人員是否能使用計算機技術來增加自身的操作性能，對檔案管理內容實施數據化分析和管理，高效的提升檔案管理層次和利用效率，而這個是約束我國檔案信息化發展中非常關鍵的因素。緊跟著我國新型高科技術和計算機技術的迅速發展，大眾對于檔案信息管理的需要不停的提升，而在這樣的情形下，對于守舊的思想實施高效的轉變，發展和完善檔案管理的新型技術，這也是我國目前來說檔案信息化開發中至關重要的問題。

2.檔案信息化發展的認知因素

在檔案信息化發展中，檔案管理中相關部門高層對檔案信息管理的關注度不夠，在相關的檔案管理程序中，沒有完整的檔案信息管理體制，對其檔案信息發展的管理認識遠遠不足。而在檔案管理的進程中，因為其檔案操作人員受到了守舊的管理思想的作用，對檔案信息實施了搜集，并無法實施較為具體的處理與使用，無法發揮其自身檔案的作用，造成了檔案無法實施其存在意義。

3.檔案信息化發展的觀念因素

在守舊的檔案管理程序里，處理檔案管理的人員僅僅把檔案數據進行搜集和保存，并沒有進行其他工作了。而這樣的檔案工作是遠遠不夠的，緊跟著大眾對于自身檔案信息資料完整性和安全性重視度的不斷提高，對儲存的檔案信息的應用已逐漸大于了數據自身的意義。因此，處理檔案管理的相關操作人員需要推陳出新守舊的管理思想，格外關注檔案信息化發展，充分利用檔案的作用。但依據現狀來說，許多檔案管理人員并沒有對檔案信息化的發展有過多的關注，使檔案管理信息化的發展舉步維艱。

三、發展檔案管理的信息化的具體舉措

1.重視檔案管理信息化的安全問題

加強檔案管理的安全防止檔案信息的泄露，一方面要不斷發展科技，使得檔案管理的信息化改革的相關設備得到進一步的升級。另一方面，要求檔案管理人員乃至普通民眾都應該認識到檔案管理的安全性、重要性，要求全民素質的提高，要求全民的關注與重視。

2.提高檔案管理人員的綜合素質

良好的檔案管理的信息化發展要求工作人員不斷的提高自身的綜合素質，既包括專業素質、心理與身體素質，又包括思想道德素質。一方面，檔案管理人員要熟練掌握電子檔案的規范化的管理方式，要熟悉相應的網絡技術以及圖文、表格技術等計算機技術。另一方面，檔案管理人員要有認真、負責的工作態度，要有強烈的責任感和服務態度。最后，檔案部門要積極開展學習與研究活動，在具體的工作中關注資料的收集、整理與保存，各組織與單位檔案員應就工作方法與經驗進行交流，取長補短，推進檔案管理的信息化發展。

3.配備專業設備，統一檔案管理的信息化的管理標準

統一的配備專業的數字化設備，建立專業的檔案管理系統，利用統一的設備與系統實現全體檔案信息資源的共享，實現字符識別以及自動轉化、編目、檢索，實現自動的全文存儲與上載，使文檔一體化管理實現。另外，根據科技發展進程要不斷的使之同步更新換代以適應新的發展與挑戰。在全國范圍內建立起檔案管理的信息化的統一管理標準，才能使其得到好的發展。首先，借助相關的法律法規及相關機關的行政力量，制定標準化檔案管理規范，破除各級單位與部門參差不齊的管理局面。其次，錄入計算機的各種檔案資源與信息要具備一定的邏輯性，錄入方式與程序也應遵循相關規范。

四、小結

檔案信息化的發展讓原來檔案管理操作過程中的一些工作內容產生了顯著性的改變，使原來檔案管理工作中僅僅只是對紙質的檔案管理方式產生了變化，逐漸開始利用數字化的管理方法進行實施。而這樣管理方法的改變適應了數字環境的進步。對檔案文件實施處理和分類后，

需要錄入到計算機中，而這樣就使得日后人們對檔案信息的調動更具有合理和便利。因此，我國檔案管理工作是未來發展中必須適應信息化發展的朝向。

檔案管理的信息化發展是離不開社會進步的。而檔案管理信息化對社會是具有推動作用的，所以，需要提高檔案信息管理的建設，完善檔案管理機制，建立檔案管理體制，不斷提升檔案管理效率。而本文主要在介紹了檔案管理信息化的概念和影響因素，同時也提出了相應的檔案管理信息化的發展對策，具體是從轉變思想觀念，樹立信息化管理意識、制定信息化發展目標，并嚴格執行、信息化建設過程中的系統軟件和硬件設備一體化管理以及檔案信息化標準制定中開展，為檔案管理邁向信息化提供了切實保障。