建立施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)資料管理檔案的重要性

王 春 蓮

(昌陸建筑工程集團(tuán)有限公司，山西 太原 030000)

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建立施工企業(yè)經(jīng)濟(jì)資料管理檔案的重要性

王 春 蓮

(昌陸建筑工程集團(tuán)有限公司，山西 太原 030000)

論述了施工企業(yè)建立經(jīng)濟(jì)資料管理檔案的必要性，分析了經(jīng)濟(jì)資料管理的主要內(nèi)容，并針對(duì)經(jīng)濟(jì)資料管理中各種問(wèn)題的產(chǎn)生原因，提出了具體的管理措施，以提高施工企業(yè)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)資料管理水平。

經(jīng)濟(jì)資料，項(xiàng)目管理，竣工結(jié)算，現(xiàn)場(chǎng)簽證

0 引言

實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目利潤(rùn)的最大化是每個(gè)施工企業(yè)的必然追求，在當(dāng)前市場(chǎng)環(huán)境下，項(xiàng)目人工、材料等單價(jià)逐步提升，導(dǎo)致工程成本的相應(yīng)提高，因而，企業(yè)要不斷地提升管理水平，降低工程成本來(lái)參與市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)，過(guò)程中，我們不僅要加強(qiáng)企業(yè)的項(xiàng)目管理，同時(shí)還要善于發(fā)現(xiàn)索賠機(jī)會(huì)，及時(shí)整理索賠資料，爭(zhēng)取得到應(yīng)有的合理補(bǔ)償。但同甲方索賠結(jié)算需要有理有據(jù)，這就要求施工方在履行合同的過(guò)程中，要全面收集整理相關(guān)文字資料、圖片以及影像資料等具有說(shuō)服力的相關(guān)資料，獲取有效的計(jì)價(jià)依據(jù)，為竣工結(jié)算時(shí)合理調(diào)整工程造價(jià)，提供合理依據(jù)和書(shū)面資料支持，因此施工項(xiàng)目應(yīng)高度重視和加強(qiáng)項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)資料檔案的管理工作。

1 加強(qiáng)企業(yè)經(jīng)濟(jì)資料管理檔案工作的必要性

1)項(xiàng)目過(guò)程經(jīng)濟(jì)技術(shù)資料的及時(shí)和完整，可避免因資料缺失造成項(xiàng)目虧損。經(jīng)營(yíng)企業(yè)的最終目的是盈利，在經(jīng)過(guò)招投標(biāo)、中標(biāo)的過(guò)程后甲乙雙方關(guān)系即確定為平等的經(jīng)濟(jì)合同關(guān)系，中標(biāo)方要在合同約定的條件下完成承包范圍內(nèi)的工作，才能獲得工程價(jià)款，但由于工程產(chǎn)品本身的特殊性——施工周期長(zhǎng)、產(chǎn)品具有固定性、露天作業(yè)受氣候影響大、產(chǎn)品單一性等原因，一個(gè)工程項(xiàng)目可能要經(jīng)歷2年～3年甚至更多年份，在施工過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生許多不確定的因素，如工程地質(zhì)不同或發(fā)生變化、天氣情況對(duì)工程施工進(jìn)度影響、合同約定中甲方資金不到位、圖紙不到位、甲供材料不能及時(shí)供應(yīng)等，造成不能按合同履約的情況，會(huì)出現(xiàn)大量的工程變更和需要辦理簽證的項(xiàng)目，若不能及時(shí)從甲方獲取有效簽證，取得甲方的認(rèn)可，就會(huì)造成施工方的工人窩工、機(jī)械租賃設(shè)備的閑置、管理費(fèi)用的加大等導(dǎo)致成本的加大，在進(jìn)入工程竣工結(jié)算審核及審計(jì)過(guò)程中，就會(huì)因資料不充分，索賠證據(jù)不足，而無(wú)形中造成不應(yīng)當(dāng)承擔(dān)的損失甚至項(xiàng)目成本虧損。

2)通過(guò)建立經(jīng)濟(jì)管理檔案，對(duì)建筑施工過(guò)程中，收集項(xiàng)目經(jīng)濟(jì)資料及數(shù)據(jù)相對(duì)系統(tǒng)完整，在項(xiàng)目結(jié)束以后，企業(yè)要依據(jù)相關(guān)制度和項(xiàng)目承包合同，依托工程經(jīng)濟(jì)檔案中相關(guān)資料，對(duì)項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)狀況進(jìn)行內(nèi)部成本核算，以及對(duì)各項(xiàng)目人員進(jìn)行兌現(xiàn)結(jié)算和獎(jiǎng)勵(lì)。

3)可對(duì)經(jīng)濟(jì)資料檔案中相關(guān)數(shù)據(jù)分析結(jié)果加以運(yùn)用。工程竣工后，企業(yè)可對(duì)各項(xiàng)目經(jīng)營(yíng)盈利或虧損結(jié)果原因進(jìn)行分析，針對(duì)不合理管理行為及現(xiàn)象出臺(tái)相應(yīng)管理制度，提升企業(yè)項(xiàng)目管理水平；同時(shí)，可對(duì)同類(lèi)型項(xiàng)目數(shù)據(jù)進(jìn)行分析整理，建立企業(yè)經(jīng)濟(jì)指標(biāo)數(shù)據(jù)庫(kù)，積累企業(yè)管理項(xiàng)目相關(guān)成本資料，可提升企業(yè)報(bào)價(jià)管理及定額水平管理；另外，在合同履約過(guò)程中，因客觀原因?qū)е碌慕?jīng)濟(jì)合同糾紛，如項(xiàng)目能提供完整的各項(xiàng)經(jīng)濟(jì)技術(shù)資料，更具有相當(dāng)重要的現(xiàn)實(shí)意義。

綜上所述，各項(xiàng)目在施工過(guò)程中，應(yīng)及時(shí)辦理相關(guān)經(jīng)濟(jì)技術(shù)資料，施工企業(yè)需要建立和加強(qiáng)項(xiàng)目的經(jīng)濟(jì)資料檔案管理工作。

2 施工單位資料管理中容易出現(xiàn)的問(wèn)題

2.1 相關(guān)影響成本的經(jīng)濟(jì)資料不能及時(shí)得到收集

施工過(guò)程中甲方或監(jiān)理常常會(huì)因要改變建筑的某些功能而口頭提出對(duì)施工圖進(jìn)行變更，或提出對(duì)一些圖紙中不包括的項(xiàng)目進(jìn)行施工等要求，而往往因工期要求比較緊而先行施工，結(jié)果導(dǎo)致因各種主觀和客觀原因，使施工方后補(bǔ)簽字時(shí)相對(duì)困難的局面，造成由于經(jīng)濟(jì)資料得不到及時(shí)簽認(rèn)，而項(xiàng)目上不能準(zhǔn)確報(bào)量和核算，致使施工成本不實(shí)甚至發(fā)生當(dāng)月賬目虧損。

2.2 客觀原因?qū)е驴赡馨l(fā)生的項(xiàng)目資料漏簽現(xiàn)象

業(yè)主和施工方均存在向社會(huì)招聘工程管理人員或聘請(qǐng)兼職人員的情況，因招聘人員崗位的相對(duì)不穩(wěn)定，使得人事變動(dòng)幾率相對(duì)較大，當(dāng)項(xiàng)目上已發(fā)生了需簽證的項(xiàng)目，而由于各種客觀原因，對(duì)沒(méi)進(jìn)行及時(shí)辦理的簽證，在發(fā)生人員變動(dòng)后，尚未簽證的項(xiàng)目就會(huì)因新接任管理人員對(duì)項(xiàng)目情況的缺乏了解，而造成現(xiàn)場(chǎng)簽證的延誤或漏簽。

2.3 收集到的相關(guān)資料內(nèi)容不夠全面

項(xiàng)目上管理人員習(xí)慣于多年以來(lái)在一個(gè)相對(duì)固定的環(huán)境中形成的工作程序和模式下進(jìn)行工作，以及專(zhuān)業(yè)知識(shí)和工作經(jīng)驗(yàn)的局限性，對(duì)一些新政策給施工單位帶來(lái)的沖擊和影響估計(jì)不足，加之對(duì)新知識(shí)學(xué)習(xí)不夠和合同管理意識(shí)不足，認(rèn)識(shí)不到同甲方簽證索賠資料的重要性，形成相關(guān)經(jīng)濟(jì)資料的過(guò)程缺失，從而在辦理正式結(jié)算時(shí)喪失了相關(guān)的結(jié)算權(quán)利。

2.4 簽證資料本身的質(zhì)量還有待完善

在組織簽證的過(guò)程中，因簽證人員知識(shí)結(jié)構(gòu)的局限性，對(duì)待簽證的內(nèi)容及語(yǔ)言表述上顧此失彼，對(duì)技術(shù)經(jīng)濟(jì)兩個(gè)方面不能很好的結(jié)合，造成竣工后同甲方的最終結(jié)算時(shí)會(huì)形成損失。

2.5 資料收集和傳遞程序不夠完善

由于索賠資料形成的涉及范圍較廣，項(xiàng)目相關(guān)崗位在索賠事件發(fā)生時(shí)沒(méi)有索賠意識(shí)，或收集到相關(guān)資料后認(rèn)識(shí)不到其經(jīng)濟(jì)性和重要性，從資料的傳遞程序上形成障礙，收集不到造價(jià)員手中，從而形不成結(jié)算資料，最終造成收入的流失。

2.6 項(xiàng)目管理人員對(duì)資料的形成不夠重視或策略不當(dāng)

有些項(xiàng)目因在施工過(guò)程中同甲方關(guān)系相處比較融洽，主觀上認(rèn)為甲方不應(yīng)也不會(huì)刻意損害施工方的利益，認(rèn)為早晚都一樣，對(duì)結(jié)算存在僥幸心理，客觀上擔(dān)心在辦理一些資料過(guò)程中會(huì)傷雙方和氣，造成以后工作中的溝通困難，致使對(duì)簽證事件和資料采取先擱置的做法，但當(dāng)甲方人員變動(dòng)或發(fā)生其他預(yù)計(jì)不到的變化時(shí)，往往處于被動(dòng)局面，從而給項(xiàng)目造成不可挽回的損失。

3 針對(duì)以上問(wèn)題應(yīng)采取的相應(yīng)策略

1)企業(yè)要根據(jù)實(shí)際情況，針對(duì)具體問(wèn)題，制定出臺(tái)相關(guān)管理制度：如資料整理時(shí)限、內(nèi)容等具體要求、人員調(diào)動(dòng)交接程序、定期整理和檢查簽證辦理情況等措施。

2)對(duì)項(xiàng)目相關(guān)人員及造價(jià)員要職責(zé)清晰，并須加強(qiáng)項(xiàng)目各部門(mén)人員的及時(shí)溝通，防止漏項(xiàng)等情況的發(fā)生。

3)要加強(qiáng)對(duì)新上崗造價(jià)員及在崗造價(jià)員的繼續(xù)教育和相關(guān)知識(shí)的培訓(xùn)，提高造價(jià)員業(yè)務(wù)水準(zhǔn)和成本意識(shí)，逐步培養(yǎng)復(fù)合型人才。

4)加強(qiáng)檔案管理工作，要有統(tǒng)一的整理資料標(biāo)準(zhǔn)，定期或階段性的按制度進(jìn)行檔案的檢查。

5)同時(shí)，項(xiàng)目人員的合同交底、技術(shù)交底等資料，對(duì)竣工結(jié)算也非常重要，要加強(qiáng)項(xiàng)目所有人員的成本意識(shí)教育和索賠知識(shí)的普及。

6)要讓每個(gè)管理人員都體會(huì)到項(xiàng)目成本是整個(gè)項(xiàng)目全過(guò)程、全員、全方位的管理，要建立溝通制度，定期組織召開(kāi)管理人員會(huì)議，充分重視資料的收集和整理工作。

4 經(jīng)濟(jì)資料管理檔案工作及相關(guān)內(nèi)容

鑒于建立和加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)資料管理檔案的重要性，企業(yè)出臺(tái)相關(guān)制度，各項(xiàng)目應(yīng)按要求收集整理相關(guān)資料，列入經(jīng)濟(jì)資料管理檔案的內(nèi)容應(yīng)有以下內(nèi)容：

1)投標(biāo)預(yù)算過(guò)程中的相關(guān)資料。

招標(biāo)文件、招標(biāo)補(bǔ)遺、答疑記錄、投標(biāo)書(shū)副本、甲方回函及通知、傳真等中標(biāo)前所有形成的書(shū)面資料。

2)施工過(guò)程中應(yīng)收集的經(jīng)濟(jì)技術(shù)資料。

中標(biāo)通知書(shū)、施工許可證、施工合同、施工組織設(shè)計(jì)、開(kāi)工報(bào)告及開(kāi)工令、圖紙會(huì)審記要、分層分段工程預(yù)算及工料分析、臨建設(shè)施預(yù)算及工料分析、工程分承包合同及結(jié)算、 勞務(wù)分承包合同及其結(jié)算、工程變更、現(xiàn)場(chǎng)簽證、調(diào)整預(yù)算及工料分析、月計(jì)劃、月報(bào)表、安裝工程及其他分包項(xiàng)目相關(guān)資料、工程相關(guān)會(huì)議記錄、來(lái)往函件、資料簽收單、施工日志、竣工報(bào)告、竣工驗(yàn)收證明書(shū)、請(qǐng)款或催款報(bào)告、甲供材料具體日期、甲方或監(jiān)理口頭交底記錄、工程圖片等與合同約定內(nèi)容相關(guān)資料均應(yīng)進(jìn)行收集整理。

由此可見(jiàn)，在企業(yè)項(xiàng)目管理工作中，建立和加強(qiáng)經(jīng)濟(jì)資料管理檔案工作非常重要，但在檔案管理質(zhì)量上也要制定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行一定程度的規(guī)范。另外，因施工項(xiàng)目、施工環(huán)境、合同簽訂形式等方面的不同，索賠原因和事項(xiàng)會(huì)有千差萬(wàn)別，文中所列檔案內(nèi)容并不能完全囊括完成工程合同約定內(nèi)容的全部索賠簽證事項(xiàng)，應(yīng)在實(shí)際的操作過(guò)程中靈活掌握。對(duì)簽證和索賠資料形成的問(wèn)題，還需要同大家共同學(xué)習(xí)，深入探討，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，以促進(jìn)經(jīng)濟(jì)資料管理檔案工作水平的提高，為能從資料管理入手，給項(xiàng)目尋求和創(chuàng)造更多的利潤(rùn)空間，做到更好。

[1] 劉艷玲，劉貴蘭.談電力建設(shè)施工企業(yè)的項(xiàng)目成本控制[J].山西建筑，2012，38(30)：257-259.

The importance of establishing the management archives of economic data in construction enterprises

Wang Chunlian

(Changlu Construction Engineering Group Co., Ltd, Taiyuan 030000, China)

This paper discussed the necessity of establishing the management archives of economic data in construction enterprises, analyzed the main contents of economic data management, and put forward specific management measures according to the causes of variety of problems in economic data management, in order to improve the economic data management level of construction enterprise project.

economic information, project management, completion settlement, field visa

1009-6825(2016)30-0252-02

2016-08-16

王春蓮(1973- )，女，工程師

G271

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