淺談現代化管理對企業科技檔案管理人員素質的要求

任英姿

淺談現代化管理對企業科技檔案管理人員素質的要求

任英姿

近年來，隨著檔案信息載體日益多樣化，企業科技檔案的現代化管理手段不斷加強，對檔案管理人員的綜合素質提出了越來越高的要求。如何提高企業科技檔案管理人員的素質，適應企業檔案發展新形式的要求，是當前亟需解決的問題。

制約檔案管理人員素質提升的因素

企業科技檔案管理人員主要存在的問題包括文化程度低、專業知識匱乏、知識面狹窄、計算機及外語水平差、思想觀念老化、管理水平落后等。究其根源，主要有以下幾個方面。

企業對檔案的重視程度不夠。由于檔案管理工作屬于服務性工作，長期以來，相當一部分人員甚至包括部分領導干部對檔案工作的認識都存在一些誤區，認為檔案工作就是抄抄寫寫、保管保存的事務性工作，不是單位的關鍵部門，不能給單位創造經濟效益，只要“守好攤”、不丟失、不泄露就行。忽視檔案管理工作的思想在很大程度上體現了一些人對檔案工作缺乏了解，已無法適應現代的管理需求。

管理能力薄弱，管理水平不高，人員流動性大，管理手段落后，對本單位所從事的專業了解不夠。這些問題主要體現在一些工程項目檔案的管理上。部分企業為了節省資金，低薪聘請無任何檔案管理經驗與計算機操作能力的編外人士從事檔案管理工作。這些人沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等專業掌握得不夠，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，往往不能及時整理歸檔或歸檔材料不全，影響了檔案質量，一些歸檔的材料不夠真實和準確。這些問題的存在，導致難以從根本上提升檔案管理工作的效率與質量，在檔案管理的各個階段出現問題。

專業檔案管理人員對本職工作的重要性認識不足。由于企業存在對于檔案管理工作人員工作的重要性認識不夠，導致檔案管理人員自己對本職工作的重要性也存在認識不足。一些檔案管理人員職業情感淡薄，敬業精神欠缺，業務不精，缺乏知識更新的主動性與自覺性，經常滿足于自己已掌握的知識，實際工作中很少或不習慣將新技能應用其中，不愿花費時間和精力學習，導致工作能力下降，職業素養降低。很多檔案管理人員日常工作拘泥于檔案室，針對于檔案方面的深入調查及工作上的新想法、新思路基本欠缺。

個別單位檔案管理人員經常變化。單位檔案管理人員經常變化，造成檔案管理人員適應新工作時間較長，導致檔案管理工作的開展不順暢。而且在人員調換中，工作交接上容易出現紕漏，也會在一定程度上影響檔案的完整性和準確性。

企業科技檔案管理面臨的新趨勢

當今社會，企業科技檔案管理事業日益重要，檔案管理內容日益豐富，檔案管理的信息載體日益多樣化，隨著科技檔案管理現代化逐步推廣，對檔案提供利用的要求也日益提高。為了提高科技檔案管理工作的效率，使之適應改革開放新形勢的需要，提高科技檔案管理人員的素質是現代檔案管理工作的重中之重。

目前新形勢下科技檔案管理工作面臨三大趨勢。一是技術越來越先進，集中體現在檔案管理中普遍采用計算機和網絡技術，極大提高了檔案管理的效率和效果；二是內容越來越豐富，主要是由于知識爆炸時代衍生出更多的信息，許多重要信息被納入檔案管理范圍之內；三是分工越來越專業，意味著檔案管理作為一門專業化管理工作，已在眾多單位中得到重視和普及。然而，新形勢下的檔案管理也存在著保密、保存、保讀取等難題，為檔案人員的能力素質提出了新挑戰。

科技檔案管理人員應注重三個“強化”

“現代化要先化人后化物”，檔案管理現代化是不斷完善深化的過程。在這過程中，始終要依賴于檔案工作人員素質的提高，主要應當從思想意識、知識結構和操作技能等方面著力。

強化自身現代化意識。在發展檔案事業的過程中，科技檔案管理人員要樹立與時代發展和社會進步相適應的思想觀念，最主要的是樹立依靠科技進步和科學管理的觀念。

由于歷史原因，檔案管理人員向來是以手工操作為主的作業方式。企業在改革開放形勢的推動下，科技檔案管理現代化，已從探索研究、規劃設計開始走向試驗和應用。檔案管理人員應當抓住機遇，走上與時代發展相同的步伐，要把科學技術引進和移植于檔案管理之中，依靠進步的觀念，從實際出發，形成和強化現代化管理意識，才能為檔案管理現代化的實現打下堅實基礎。

檔案工作者面對信息化的時代要求，必須自覺地從傳統實體管理向檔案信息管理發展，不能再像以往那樣僅僅提供實體性的檔案服務和維護檔案的物質安全，要意識到自己的首要職責是以最高的效率提供檔案信息服務。工作中，檔案工作者應把加工和完善室藏檔案、加強檔案數字化建設，以滿足檔案利用者的需求為工作的主動力，把檔案的利用率作為衡量自身工作成績的一個重標準。同時，應開放自己的工作，通過與其他相關部門的合作來推進檔案信息化的開發和利用，如實現檔案部門、電子文件行成和計算機與信息管理部門三結合。

強化能力提升調整知識結構。實現檔案管理現代化，要求檔案工作人員相應地調整自身的知識結構，建造多元化知識結構，就是要求具有理論、文化、專業和科學技術等多種知識結構。要全面系統地掌握檔案專業知識，包括掌握檔案應用理論知識、檔案學基礎理論和保護技術知識，根據檔案的價值和社會各方面的需求變化，相應地做好檔案收集、管理和開發利用工作。現代化科學技術成果的運用，迫使檔案管理人員去學習和掌握科學技術的有關知識，其中尤為重要的是數學、計算機、生物學、化學、光學、物理學等學科知識，它們對檔案管理現代化的實現更有直接的作用。

調整知識結構，一是在職培訓和在實踐中學習，使在職人員補上欠缺的現代科學知識和管理科學知識，從而提高理論水平和業務工作能力；二是調配一定數量的工程技術人員從事科技檔案工作，由于他們較系統地掌握了現代科學技術知識，再補上檔案專業知識，在各項工作中是能夠適應的；三是調整教學內容，在檔案專業的教學內容中增加一個學科，使新培養出來的管理人員的知識結構與現代化的需要一致。總之，通過調整知識結構，訓練和培養出復合型專業人才，才能有效地提高科技檔案管理人員的素質，適應現代化的需要。

強化掌握設計和操作技能。針對傳統紙質檔案工作者對網絡技術的陌生，檔案部門應引進部分高科技人員，通過他們所帶來的計算機前沿知識和檔案后臺管理技能，實現對檔案的初步數字化和網絡化過程。其次，必須加強對在職檔案工作人員的觀念和技能培訓，使他們盡快熟悉現代化技術、技能的運用，壯大適應信息時代要求的檔案管理隊伍。

隨著先進技術和手段的應用，企業的科技檔案管理已出現一批專門從事現代化的管理人員：有系統分析和系統設計人員，系統軟件和程序設計人員；有設備、儀器等硬件的檢測維護人員；有機器設備的操作人員；還有大量從事由手工向機械操作過渡做準備的人員，即前處理工作人員。

總之，現代化技術和手段的采用，給企業檔案管理人員提供了各種先進的工作手段。這就要求檔案管理人員對所使用的先進設備的原理有所了解，并會具體操作，使先進技術和手段在檔案管理多方面發揮作用。同時，檔案管理人員應該加強學習，引進現代化管理技術方法，在檔案管理中掌握使用這些技術方法的本領，在學習各種知識的基礎上，努力提高自身的技能。

（作者單位：中鐵二院工程集團有限公司檔案館）