人事檔案信息管理系統的設計與實現

摘 要： 設計并實現了一種人事檔案信息管理系統，經過分析用戶需求、設計系統、測試系統等一系列工作，實現了登錄和權限控制模塊、查詢模塊、維護模塊、報表統計模塊以及使用幫助模塊。開發的人事檔案信息管理系統能夠幫助人事部門有效管理檔案及員工信息，該系統的開發對于檔案管理和應用具有重要意義，為人事檔案管理的規范化發揮了重要的作用。

關鍵詞： 人事信息管理； 數據窗口控件； 權限控制； 工程對象

中圖分類號： TN911?34； TM417 文獻標識碼： A 文章編號： 1004?373X（2016）15?0152?04

Abstract： A personal archives information management system was designed and implemented. A series works of user requirement， system design and system testing are analyzed to realize the login and authority control module， query module， maintenance module， report form statistics module and usinghelp module. The personal archives information management system can help the personal department manage the archives and staff information effectively. This system development has great importance in archives management and application， and plays an important part for the standardization of the personal archives management.

Keywords： personal information management； data window control； authority control； project object

0 引 言

人事檔案是人事部門開展工作的重要基礎和管理個人信息的主要依據，對優秀人才的提拔，干部的識別考察，干部人才隊伍建設的推動，各項工作的推動開展具有重要意義[1]。本文以研究院為背景，進行人事檔案信息管理系統的設計工作。

由于人員信息改動復雜，研究單位人員流動大，開發此類信息化管理系統具有四大優點：檔案管理員的工作水平可以得到有效提高；有利于提高檔案管理人員日常工作的效率；有利于保護人事檔案紙制載體；有利于改革干部人事制度[2]。利用本系統的查詢、修改、刪除等功能可以減少人事部門人員的工作時間，進一步提高工作效率。工作信息化后，人員的信息都可以從數據庫中求得，減少了工作人員與原始材料的接觸，有利于人事檔案紙制載體的保護。

本文的研究目標是按照管理信息系統的方法和原理，基于PowerBuilde以及SQL Server數據庫技術，滿足研究院人事部門和上級領導不同崗位和不同層次上使用者的實際需求[3]。

1 系統需求分析

1.1 系統功能需求分析

系統采用從上往下式開發模式，根據研究院人事部門員工管理人事的工作流程和該部門對員工檔案、考評、職稱、工資等員工各類信息屬性的管理，系統的主要功能模塊包括：添加模塊，主要是用于新進員工錄入信息；修改模塊，主要錄入員工信息、刪除、修改以及報表模塊功能；權限控制模塊，主要是用來約束管理員和一般用戶對人事檔案信息管理系統的操作權限。人事檔案信息管理系統的子模塊功能圖如圖1所示。

其中，人事檔案信息管理系統通過登錄模塊進入到檔案、查詢、設置、管理和退出單元；人事管理單元包括基本信息、年度考核、員工退離功能；人事查詢包括員工生日、基本信息查詢、年度考核查詢、員工退離查詢等。系統具有如下五方面的任務和目標：錄入員工的信息；修改員工的信息；可進行模糊查詢，也可按照某種條件統計、查詢各類符合條件員工的信息；刪除辭職、轉出、離退員工的信息； 輸出打印統計、查詢結果。

1.2 系統實現的策略

本系統開發選擇快速原型法[4-6]進行開發，先實現出具有簡單功能的系統，然后根據使用情況進行詳細設計。

1.3 數據流圖

通過考核表可以實現各單位與子單位之間統一化的人事管理，人事管理系統可查詢人事檔案，同時完成對信息的增加、刪除和修改等功能，上述功能可以被政工部門充分利用，其中人事部門主要負責分配員工職務[7]，如圖2所示。

根據各個部門或單位的員工考核表，人事信息管理部門可以進行人事信息的錄入以便于各個部門或單位人員查詢人事方面的信息，人事部門還可以修改人事調動、分配信息從而進行人事方面的各類安排。通過數據流圖可以清晰地發現各實體之間的關系以便詳細設計和編碼階段對系統功能的實現，增強可用性。

2 數據庫設計

基于企業和事業員工人事管理過程的實際數據，該系統處理的數據流程如圖3所示。

2.1 數據庫結構實現

根據數據流可以清晰地發現系統中各項數據的處理和流動狀況，因此數據流設計過程中只需考慮基本邏輯功能而不用考慮實現方法，所以數據流圖是較好的邏輯系統圖[7]。人事檔案信息管理系統的數據流如圖4所示。

2.2 數據庫概念結構設計

E?R圖可以清楚地描述實體之間的關系[8?9]，E?R圖主要表述各個崗位是由員工來擔任，而且各員工是屬于其部門管理的，而工資應該發到各個員工的手里是工資和員工的關系，兩種不同的權限分屬不同的員工，其一是普通權限的員工可以進行查詢，其二是具有管理員身份的員工可以進行修改、刪除、增加等相應的操作。員工與職務的關系具體的體現在E?R圖中，每個員工都有其對應的職務[10]。

2.3 邏輯結構設計

各實體之間的關系采用E?R圖體現，將其轉化成如表1，表2所示的關系模型和數據庫表。

3 代碼設計與實現

3.1 系統菜單功能設計與實現

總體菜單下設系統、窗口切換、職工信息維護、部門信息維護、崗位信息維護、工資信息維護、報表處理、幫助8個功能模塊。

部門信息維護及時更新部門動態，明確部門性質、級別，從而確定人員的性質（主要有行政、事業以及事業單位分類），界定人員身份（行政部門都是國家公務員）、職稱（只有事業單位才有）等，隨時可以掌握全地區各種身份工作人員的數量，克服了每年干部年報統計系統的及時性（干部年報每年統計一次，是上年情況）。

人員信息維護可以實現人員信息的動態管理，發生變動，即時更新，使人員的年齡、身份、學歷、工齡等一目了然，為工資套改、辦理退休等工作提供依據。

其中，各頁面都具有的功能是維護信息窗口，設計的主要目的在于實現原有信息的瀏覽、查詢、錄入、修改，包括員工號、姓名、性別、民族、籍貫等32項數據。

3.2 登錄與權限的設計與實現

（1） 登錄功能

登錄功能的目的是基于普通用戶登錄，對于不同業務科室的需求有獨立的交互頁面，為管理干部檔案的專職人員設計了登錄頁面進行相關信息的整理，后臺維護管理員具有獨立權限進行信息維護，可以對相關人員信息進行查看。登錄界面如圖5所示。

（2） 賬戶確認功能

根據信息的保密原則，在進入w_login窗口后設置賬號和密碼。據此，按管理權限的不同在登錄后彈出信息不同，其中彈出的w_accounts窗口用戶需要輸入賬號和密碼，同時設置一個保密程序，經過認證后直接進行信息操作。進入操作程序的前提是賬號和密碼的輸入無誤。

（3） 密碼修改功能

通過更改密碼可以進一步提高保密系數，因此根據工作的需要密碼必須可以修改，如圖6所示。

3.3 系統維護功能設計

（1） 職工信息維護模塊主要包括員工號、姓名、性別、民族、籍貫等32項數據。

（2） 部門維護模塊主要包括部門名稱、部門代碼、部門職能3項數據信息和密碼修改、錄入、保存、刪除、刷新、關閉、打印等21個功能鍵，具體的控件代碼和設計模型與員工信息維護窗口大致相同，而數據信息的不同是兩者的主要區別。部門維護窗口如圖7所示。

3.4 報表模塊實現

用戶登錄根據權限有不同的功能。普通員工可以對自己個人檔案信息、考勤、獎懲情況進行查詢；信息管理員可以對員工檔案信息進行管理：系統管理員可以對用用戶權限進行修改以及數據庫的更新維護，對用戶權限進行劃分，使不同權限的用戶功能范圍不同，有效地保護了數據庫中數據的安全性。

（1） 員工報表功能

w_bb_zg窗口是根據實際工作，幫助管理員全面深刻的熟悉職工的日常情況，為企業統計職位晉級、干部人數、退休養老等多項信息，為了高效地統計匯總管理系統中員工的數據，方便瀏覽，針對性的設計了員工報表窗口。另一方面，通過設置打印功能模塊的信息，可以將表格打印出來裝入各類檔案、文書，便于內部傳閱。

新進員工可在員工報表圖中進行搜索，在入職時間處填入入職日期范圍，在此范圍內的員工可呈現在列表中，操作人員可進行保存或者打印操作，打印選項中顯示需要打印信息的選項，可進行勾選，勾選出所需要的信息進行打印。在實際工作中員工報表模塊實用性很高，在考核員工或者更新員工信息時可利用此功能模塊打印出所需列表信息。

（2） 部門報表功能

w_bb_bm窗口的設計是為部門業績的考核和人員身份的判斷提供依據，該窗口為部門報表窗口。設置打印功能可以將表格打印出來裝入各類檔案、文書，或便于進行傳閱。

為了方便使用，排序和組合查詢控件組具有區別。把四個數據操作窗口從控件到數據窗口盡量做了一致安排，以便確保同一個軟件使用風格相同。將下述兩個數據操作窗口的差異進行比較。一般人員的權限只有對人事檔案的信息進行查詢，能對該信息進行管理的只有管理人員。輸入密碼和賬號是管理人員進行人事檔案信息維護的前提。一般用戶可操作菜單上的“窗口切換”、 “保存”、“插入”、“密碼修改”“刪除”、窗口關閉以及打印、瀏覽報表等功能。

4 系統實現結果與軟件測試

4.1 人事檔案信息管理系統模塊測試

在管理員登錄的頁面，用戶通過輸入賬號和密碼進行身份認證，登錄之后，對應的功能模塊窗口在用戶登錄后打開。如需修改密碼，在打開相應的彈窗之后，選擇密碼修改項的菜單，通過錄入相應用戶賬號、聯系方式、密碼保護問題，輸入正確之后就可以更新為新的密碼，再一次輸入確認即可。登錄及密碼修改功能完全符合要求已通過測試。

在用戶登錄成功后，通過點擊“修改”、“插入”、“確認”等選項，可以在職位信息、部門信息等的彈窗修改舊信息，修改完成之后點擊“保存”按鈕進行保存，則數據庫中已成功保存輸入的記錄，通過測試，系統維護模塊的功能一切正常。

4.2 可執行文件的生成

系統功能模塊、業務邏輯、數據庫等設計實現之后，用戶在脫離PowerBuilder開發環境時，需要可獨立執行的系統文件。必須將要提供給用戶的環境部件和全部應用程序進行整理打包，在分發應用程序之前進行。外部函數、聲音文件、圖形和位圖等內容是整理打包中需要包括的，其中部件包含了任何應用程序所接受的部件。可執行文件、資源文件（PBR）、動態庫文件是可執行文件的必要條件。

5 結 論

本文通過全面的調研和分析，最終確定了人事管理系統中用戶的實際需求，針對需求完成了系統數據分析，基于數據分析的結果進行功能模塊的設計，其中調試和編碼在規定界面風格的基礎上進行了針對性的設計和編輯。最終，系統實現了檔案信息登記、統計、查詢、分析、修改等功能。該系統的具體研發基于研究院人事部門的真實需求，其應用對于人事檔案管理的研究工作具有重要的參考價值。

參考文獻

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