淺談房管檔案信息化建設

孔祥武　煙臺市開發區住房和建設管理局

?

淺談房管檔案信息化建設

孔祥武煙臺市開發區住房和建設管理局

摘要：近年來，隨著現代信息技術、房產行業的快速發展，房管檔案工作要跟上國家信息化建設的步伐，政府、社會對房管檔案信息化的要求日益迫切，實現檔案信息化建設與國民經濟和社會同步發展。

關鍵詞：房管檔案信息房管檔案標準化信息網絡管理網絡實體檔案

隨著現代信息技術的發展，各行各業都處于數字化信息社會的環境之中。電子文件的大量出現，對傳統的檔案管理理論及其方法面對了嚴峻的挑戰。黨的“十六大”也強調，信息化建設是我國加快實現工業化和現代化的必然選擇。近年來，隨著城市化進程的加快和住房保障體系的建設完善，房管檔案數量激增，利用率也大幅度提高，并日益暴露處效率低下、查閱不方便、共享困難的弊端，舊的檔案管理模式已不能適應房管工作的發展需要。應逐步把房管檔案基礎業務建設的重心向信息化、現代化傾斜，以最大限度的提高房管檔案的利用率。從另一方面看，房管檔案工作必須跟上國家信息化建設步伐，實現檔案信息化建設與國民經濟和社會需要同步發展，筆者就房管檔案信息化建設談談粗淺的認識。

一、房管檔案信息資源建設

房管檔案資源信息化的核心內容即檔案信息資源的建設，而檔案資源信息化的對象主要是檔案資源。因此，房管檔案信息資源建設水平直接決定檔案信息化內在質量，關系到檔案資源的有效開發和利用程度。首先，房管檔案信息化離不開現代信息技術的支持。無論是檔案資源加工的數字化，還是檔案信息傳輸的網絡化，都是以計算機技術、通信技術以及相關信息技術為工作手段和技術基礎的，檔案資源信息化離不開信息技術在檔案領域的應用。房管檔案信息化建設通常所用到的信息技術主要包括數據技術、數據庫技術與數字化技術、網絡及數字通信技術、數字信息存儲技術等；其次，信息設備是實現房管檔案信息化的物質支持，基礎硬件設施主要包括網絡設備、服務器、檔案數字加工的輸入、輸出、存儲、傳輸及其他設備；最后，充足的高質量的房管信息資源是信息化的基礎。檔案的信息化建設，檔案部門對本單位的檔案信息資源進行合理配置、分工協調，形成檔案信息資源庫，以有效提供房管檔案信息。只有建立起資源配置合理、特色突出、利用方便的檔案信息資源庫，才能有效地實現房管檔案共享。

二、加強房管檔案標準化的建設

房管檔案專業工作的標準化，就是制訂、修訂各種類別、各種層次的檔案專業標準，并將其付諸實施的過程。必須認真組織力量，深入探索，把握房管檔案信息化建設的特點和規律，加速推進房管檔案信息化建設。要建章立制，進一步強化檔案信息化建設和制度規范，制定和完善房管檔案標準化建設和管理的法規標準，使檔案信息化建設駛入規范有序的發展軌道。

三、房管檔案信息安全保障系統建設

實施檔案信息網絡管理必須努力確保檔案信息的安全。與一般信息相比，房管檔案信息材料對安全、保密等方面要求更為嚴格，而計算機網絡的開放性、集成性、共享性等特點，又使上網檔案信息的安全受到一定的威脅。因此，實施檔案網絡信息化管理必須努力確保房管檔案信息的安全。首先，必須對檔案信息進行分析，分清開放檔案信息和非開放檔案信息，確定非開放檔案信息的保密程度以及對不同利用者的限制范圍；其次，制定嚴格的安全管理制度。應從機房管理、軟件管理、監督管理等幾個方面著手維護計算機系統的物理安全。再次，用戶分類，設置權限。既要保證有權用戶對房管檔案信息的有效利用，又要限制用戶的使用權限，保障檔案信息的安全可靠；最后，數據備份，防止電子文檔信息的丟失或失真。

四、對房管檔案信息建設的建議

房管檔案信息建設可以從幾方面入手：1.夯實實體檔案管理。夯實實體檔案管理，就是加強檔案的收集、整理和保管工作，從制度建設、整理方法、庫房管理等方面入手，逐步實現房管檔案管理的規范化、系統化和科學化。加強實體房管檔案管理，認真把好檔案的歸檔關，嚴格房管檔案收集、分類、整理、立卷、保管等規范操作，做到收集齊全、整理規范、編號科學、保管安全。2.建立信息化管理機制。必須從實際出發，建立規范的信息化系統，既要按照國家推薦信息化管理的標準，又要根據房管系統業務特點和自身需求來制定相關管理標準體系，并在實踐中不斷進行完善。3.分步實施信息化建設。在實施房管檔案信息化建設，應根據現有條件，有計劃、分步驟地實施。在現有的基礎上，再繼續推薦房管檔案信息數字化，規范數字化的流程和標準。建成統一的網絡構架和目錄數據庫，在統一的數據庫基礎上推進實體檔案的統一管理。4.重視系統安全管理。房管檔案信息化管理實現了工作方式的現代化，進一步規范了工作的流程，提高了工作效率，促進了檔案信息資源的共享與互通，但同時對網絡的安全管理提出了更高的要求，這包括信息系統、硬件、軟件、數據和網絡各方面的安全。因此，要制定詳盡的責任制度、安全保密制度，完善系統，做好服務器的配置，制定全面的安全措施。只有保證系統的安全順利進行，房管檔案管理現代化的目標才能實現。5.提高檔案人員的素質。房管檔案涉及到個人隱私、商業機密和國家機密，需要檔案管理人員具有良好的政治方向和良好的職業道德。因此，需要房管檔案管理人員進一步加強教育培訓，通過崗位培訓、繼續教育、房產業務、計算機操作、網絡應用等技能。此外，房管檔案管理人員隊伍應加大新鮮血液的加入，吸納既懂房管檔案管理工作有熟悉掌握信息技術的復合型人才，以適應房管檔案信息化建設的需要。

總之，計算機網絡、信息數字化的普及和應用，動搖了檔案管理工作的傳統觀念，為房管檔案管理信息化建設搭建了一個良好的平臺。只有在加強房管檔案信息資源建設、檔案標準化建設、檔案信息安全保障系統的建設等多方面多下功夫，不斷摸索和積累經驗，我們的房管檔案管理工作才能適應現代化管理需求，且可獲得自身的持續健康快速發展。