高校行政人員知識管理與行政效能關系的研究*

劉 娟

(福建江夏學院 黨、政辦公室，福建 福州 350108)

高校行政人員知識管理與行政效能關系的研究*

劉 娟

(福建江夏學院 黨、政辦公室，福建 福州 350108)

探討了高校行政人員知識管理與行政效能的現況及關系，通過文獻資料法和問卷調查法，對所得資料進行分析，結果顯示：高校行政人員的知識轉移、儲存和分享情形良好，但知識擴散和創造尚有改進空間；高校行政人員的學校氣氛、學校環境與設備情形良好，但行政人員溝通渠道仍有加強的空間；高校行政人員知識管理與行政效能間各構面均呈現正相關，即兩者之間具有密切的關連性存在，表示大學在知識移轉、知識儲存、知識分享、知識擴散及知識創造等構面表現越積極，則在行政領導、學校環境與設備及學校氣氛等構面將表現更佳。并提出教育行政機關應制定知識管理推動辦法、推動知識管理獎勵辦法以及高校行政人員應提升個人業務能力等建議。

高校；行政人員；知識管理；行政效能

教育是主導社會進步，衡量國家現代化的重要指標，世界各國莫不借著教育的力量提高國民素質培養人才，能夠在21世紀知識經濟時代中屹立不搖的組織，也正是那些掌握知識經濟關鍵的領先者。而知識就是力量這句話，更在知識經濟時代中，獲得了最佳的印證[1]。趙華指出：美國的公務人力管理也是經驗、文化的學習過程，強調預見環境變革及調整適應的重要性，其最終的企圖其實不僅限于人事體制而已，而是一個學習型政府的再造，它界定知識應用的過程是一個不斷填補差距的過程，也肯定知識界結合實務界產出創新的價值[2]。在教育的立場上，從因應社會變遷以及促進變遷的觀點，教育人員宜認識并接受知識經濟時代的來臨、具備電腦網絡的技能、實施創意的教學，行政體系宜提供創意的教學與學習環境，以共創知識社會的美好未來。由于近年來，學校組織與企業組織一樣，都處在充滿了多變與挑戰的時代，教育部諸多教育政策，均為學校組織提供及調整變革的方向。因此，將知識管理的概念落實在高等學校教育上，是學校謀求改進及提升效能的途徑[3]。知識管理在管理學與行政學領域的重要地位逐漸凸顯，成為新的焦點并深具重要性，學校行政組織的運作與企業組織有許多相同之處，學校行政欲提高其行政效率進而提升整體學校效能，可以借企業管理的經驗，重視知識管理所能帶給組織的實質效益，提升整體效能[4]56-60。21世紀是知識經濟的時代，面對全球化、國際化社會的來臨，誰能掌握知識、創新知識，誰就能掌握競爭優勢。而高等學校是匯集精英、培養精英的重要場所，大學應如何變革、管理以提升學校效能，將是未來教育發展上的一大課題[5]。因此，筆者論述目前知識管理發展的脈絡，了解目前各大學知識管理及行政效能的現況并提供建議，以為相關主管機關提供參考。

一、研究對象與方法

(一)研究對象

以2013學年度高校行政人員為研究對象，以福州地區10所大學的行政人員為本研究的母群體，分別選取8所省屬公立本科大學福建農林大學、福州大學、福建醫科大學、福建中醫藥大學、福建師范大學、福建工程學院、福建警察學院、福建江夏學院和2所省屬公立專科大學福建商業高等專科學校、福建船政交通職業學院，根據每所大學行政人員總數進行等比抽樣，以了解大學行政人員知識管理與行政效能的關系，共計發出問卷500份，回收問卷計484份，問卷回收率為97%。

(二)研究方法

先采用文獻資料法通過圖書館、中國知網等研究途徑，收集有關知識管理與行政效能之中外相關論著、研究報告、學術論文、期刊等文獻資料，依據本研究范圍及文獻分析的結果，另參考王楠[6]及鄧愛華等[4]56-60的研究編制而成問卷，經指導教授及邀請專家學者審題以建立專家效度，并針對問卷題目之適合性、文辭字句、問卷架構等提供修正、增刪的建議；經匯整相關意見并與指導教授討論后，最后編制成本研究調查問卷的基本架構，分成個人基本資料、知識管理量表及行政效能量表三部分。知識管理量表中又分成知識移轉、知識儲存、知識分享、知識擴散、知識創造五個構面；行政效能量表則分成行政領導、學校環境與設備、學校氣氛三個構面。問卷發放福州地區10所大學，共計發出問卷500份，回收問卷計484份，問卷回收率為97%，再以SPSS 12.0統計軟件進行資料分析，研究的統計檢驗皆以α=.05為顯著水準，所需之統計方法主要有描述性統計分析、獨立樣本t檢驗(t-test)與單因子變異數分析和皮爾森積差相關分析；透過高校行政人員以問卷調查的方式，分析運用知識管理提升大學行政效能的問題，了解大學行政人員面對全球化的來臨，如何應用及運作知識管理的情況，并作相關研究及探討。

二、結果與分析

(一)高校行政人員知識管理與行政效能現況

1.知識管理部份

本部份以李克特氏五點量表的贊同程度、次數分配、百分比、平均數、標準差來分析說明高校行政人員知識管理中知識移轉、知識儲存、知識分享、知識擴散及知識創造各構面中的現況。

知識移轉：本構面的問卷內容主要為使知識有效率的移轉，再將知識加以應用以促進組織學習。整體平均數為3.72，顯示高校行政人員的知識移轉構面屬中上程度，表明大學對學習型組織的重視，并鼓勵行政人員終身學習。

知識儲存：知識儲存的目的是使組織外來知識與內創知識能儲存為組織記憶，留存于組織與其成員之間，提供給其他成員及單位參考，以利組織知識的再使用。本構面問卷的整體平均數為 3.73，顯示了高校行政人員的知識儲存構面屬中上程度，說明了電腦信息在高校行政體系中的重要程度。

知識分享：信息科技與網絡的應用，可借由知識分類與編撰，轉換至信息系統由網絡傳遞，使得知識分享層面更為廣泛且快速達成知識分享的目的。本構面問卷的整體平均數為3.72，顯示高校行政人員的知識分享構面屬中上程度，說明高校行政人員是樂于分享并會給予同事相關協助的。

知識擴散：知識擴散是指學校將蓄積在學校內的知識透過教育訓練、研習進修、資料庫學習、工作輪崗等方式，使知識蓄積的涵蓋面更廣，以利于知識的創造。本構面問卷的整體平均數為3.55，顯示高校行政人員的知識擴散構面屬中上程度。“學校定期實施職務輪崗制度，促進行政人員彼此間的工作分享與成長”的平均數為2.97，說明高校目前的職務輪崗制度有加強改進的空間。

知識創造：指學校經由內部與外部知識的取得，透過一系列的實踐、實驗、共享的討論等應用知識的結果。本構面問卷的整體平均數為3.48，顯示高校行政人員的知識創造構面屬中上程度。“本校設立分享窗口，鼓勵行政人員樂于分享知識及創造知識的心得與看法”的平均數為2.95，說明高校知識管理的分享窗口尚有進步的空間。

根據以上結果得知，知識移轉、知識儲存、知識分享、知識擴散、知識創造等五構面的整體平均數為 3.72、3.73、3.72、3.55、3.48，其中以知識儲存的平均數最高，說明高校行政人員在知識儲存的情形良好，相較之下知識創造的部分則需再努力。高校行政的運作，應重視服務品質及提升行政效率，以充分支援教學與研究。同時采用工作流程的國際標準化作業系統，也是必要的措施。尤其有效地運用現代知識管理，增進工作知識分享與創新管理機制，更能創造競爭優勢。大學在知識社會中扮演著知識創新與培育優質人力的重要角色，如能率先落實知識管理的組織運作，必能有效提升行政效率，增進服務品質。因此，大學行政人員應破除僵化、永續維持組織活力并加強知識創造，以能因應時代的挑戰。

2.行政效能部份

行政領導：行政領導是指校長或主管能凝聚全體學校行政同事的共識，創造溫馨、專業的校園文化，并能利用激勵、關懷與團隊精神等，來達成學校教育目標。本構面問卷的整體平均數為3.30，顯示高校的行政領導構面屬中上程度。說明大學的領導者會利用機會宣傳本身的理念與想法，讓行政人員了解學校的目標與做法。

學校環境與設備：是指辦公室的環境與軟硬件設備是否滿足行政人員的工作需求，并提升行政效率。問卷的整體平均數為3.40，顯示大學的校園環境與設備構面屬中上程度，說明目前大學在經費充裕下，各項環境與軟硬件設備能適時更新。

學校氣氛：是指學校中各組織份子交互作用所形成的一種組織行政同事對團體的知覺。問卷的整體平均數為3.46，顯示大學的學校氣氛構面屬中上程度。說明高校行政同事間的組織氣氛良好且能相互支持。

根據以上結果得知，行政領導、學校環境與設備、學校氣氛等三個構面的整體平均數為3.30、3.40、3.46，其中以學校氣氛的平均數最高，顯示大學的學校氣氛情形良好，同事間常在歡愉氣氛下，共同完成團隊工作。新經濟時代，就是知識經濟的時代。在面臨知識經濟時代，誰能掌握最新的知識，有能力活用最新的知識，誰便掌握經濟大權；如何在變遷的動態環境中，取得有用的知識并加以加值運用，是組織適存及永續發展的關鍵。因此建構有效率的行政團隊，除了能提升學校行政效能，更能在變動的環境中永續發展。

(二)不同個人背景的高校行政人員在知識管理及行政效能之差異

本研究首先以獨立樣本t檢驗分析不同性別、是否擔任領導職務的高校行政人員在知識管理與行政效能的差異情形；再以單因子變異數分析不同年齡、學歷、工齡、任用資格、學校類型及創校歷史在知識管理與行政效能上是否具有顯著差異。

1.不同背景變項知識管理的差異分析

性別方面：由統計得知，高校行政人員在整體知識管理構面上的得分情形，男性平均數為3.72，女性平均數為3.60，t檢驗值為1.770，顯著性為0.435>0.05，故結果未達顯著水準，表示整體知識管理不因性別而有顯著差異。

擔任職務方面：由統計得知，高校行政人員在整體知識管理構面上的得分情形，領導平均數為3.81，非領導平均數為3.62，t檢驗值為1.964，顯著性為0.647>0.05，故結果未達顯著水準，亦即知識管理不因有無擔任職務而有顯著差異。

年齡方面：為了解不同年齡的行政人員在整體知識管理及各構面的得分情形，乃進行單因子變異數分析，所得結果，不同年齡的高校行政人員在整體知識管理的F檢驗顯著值為 0.79>α(α=0.05)，應接受兩母群體變異數相等的虛無假設，因此可知不同年齡的大學行政人員在整體知識管理上并未有差異情形存在。

學歷方面：為了解不同學歷的行政人員在整體知識管理及各構面的得分情形，乃進行單因子變異數分析，所得結果，不同學歷高校行政人員在整體知識管理的F檢驗顯著值為0.56>α(α=0.05)，應接受兩母群體變異數相等的虛無假設，因此可知不同學歷的公立大學行政人員在整體知識管理上并未有差異情形存在。

工齡方面：為了解不同工齡的行政人員在整體知識管理及各構面的得分情形，乃進行單因子變異數分析，所得結果，不同工齡的大學行政人員在整體知識管理的F檢驗顯著值為0.15>α(α=0.05)，應接受兩母群體變異數相等之虛無假設，因此可知不同工齡的大學行政人員在整體知識管理上并未有差異情形存在。

任用資格方面：為了解不同任用資格的行政人員在整體知識管理及各構面的得分情形，乃進行單因子變異數分析，所得結果，不同任用資格的大學行政人員在整體知識管理的F檢驗顯著值為 0.07>α(α=0.05)，表示不同任用資格的大學行政人員在整體知識管理上并未有差異情形存在。

學校類型方面：為了解不同學校類型的行政人員在整體知識管理及各構面的得分情形，進行了單因子變異數分析，所得結果，不同學校類型的大學行政人員在整體知識管理的F檢驗顯著值為0.16>α(α=0.05)，表示不同學校類型的大學行政人員在整體知識管理上并未有差異情形存在。

創校歷史方面：為了解不同創校歷史的學校行政人員在整體知識管理及各構面的得分情形，進行了單因子變異數分析，所得結果，不同創校歷史的學校行政人員在整體知識管理的F檢驗顯著值為 0<α(α=0.05)，表示不同創校歷史的大學行政人員在整體知識管理上有顯著差異情形存在。

在不同背景變項知識管理的差異分析部分可知，不同創校歷史的學校行政人員在知識管理中每個構面的知覺上均有顯著差異存在，其顯著值<0.05，經事后比較發現，創校歷史在21～30年的大學其知識管理各構面的表現最佳，其次為31 年以上，10年以下的大學則需再努力。

2.不同背景變項行政效能的差異分析

性別方面：由統計得知，大學行政人員在整體行政效能構面上的得分情形，男性平均數為3.47，女性平均數為3.32，t檢驗值為1.852，結果未達顯著水準，表示行政效能不因性別而有顯著差異。

擔任職務方面：由統計得知，大學行政人員在整體行政效能構面上的得分情形，領導平均數為3.61，非領導平均數為3.35，t檢驗值為1.694，結果未達顯著水準，亦即行政效能不因有無擔任主管職務而有顯著差異。

年齡方面：為了解不同年齡的行政人員在整體行政效能及各構面的得分情形，乃進行單因子變異數分析，所得結果，不同年齡的大學行政人員在整體行政效能的F檢驗顯著值為 0.42>α(α=0.05)，應接受兩母群體變異數相等之虛無假設，因此可知不同年齡的公立大學行政人員在整體行政效能上并未有差異情形存在。

學歷方面：為了解不同學歷的行政人員在整體行政效能及各構面的得分情形，進行了單因子變異數分析，所得結果，不同學歷的大學行政人員在整體行政效能的F檢驗顯著值為0.55>α(α=0.05)，應接受兩母群體變異數相等之虛無假設，因此可知不同學歷的大學行政人員在整體行政效能上并未有差異情形存在。

工齡方面：為了解不同工齡的行政人員在整體行政效能構面的得分情形，進行了單因子變異數分析，所得結果，不同工齡的大學行政人員在整體行政效能的 F檢驗顯著值為 0.10>α(α=0.05)，應接受兩母群體變異數相等之虛無假設，因此可知不同工齡的大學行政人員在整體行政效能上并未有差異情形存在。

任用資格方面：為了解不同任用資格的行政人員在整體行政效能及各構面的得分情形，進行了單因子變異數分析，所得結果，不同任用資格的公立大學行政人員在整體行政效能的F檢驗顯著值為0.01<α(α=0.05)，表示不同任用資格的大學行政人員在整體行政效能上有顯著差異情形存在。

學校類型方面：為了解不同學校類型的行政人員在整體行政效能及各構面的得分情形，進行了單因子變異數分析，所得結果，不同學校類型的大學行政人員在整體行政效能的F檢驗顯著值為 0<α(α=0.05)，表示不同學校類型的大學行政人員在整體行政效能上存在顯著差異。

創校歷史方面：為了解不同創校歷史的學校行政人員在整體行政效能及各構面的得分情形，進行了單因子變異數分析，所得結果，不同創校歷史的學校行政人員在整體行政效能的F檢驗顯著值為0.02<α(α=0.05)，表示不同創校歷史的大學行政人員在整體行政效能上存在顯著差異。

由上得知不同創校歷史的大學行政人員在行政領導及學校氣氛構面上有顯著差異存在，且創校歷史在21～30 年間的表現最佳。 創校歷史21年以上的學校可能是因為其學校行政均已制度化，且教師及行政均有良好的經驗傳承，故其知識管理整體構面上較豐富。而歷史在 31 年以上的學校則正處學校經營衰退期，在學校建筑及設備上雖可使用但已老舊，因此在知識管理及行政效能上的表現不如預期。

(三)高校行政人員在知識管理與行政效能的關系

筆者旨在探討高校行政人員在知識管理與行政效能各構面間的相關情形，利用person相關分析，就知識管理中知識移轉、知識儲存、知識分享、知識擴散及知識創造等五個構面，與行政效能中行政領導、學校環境與設備及學校氣氛等三個構面進行分析，所得結果如表1所示：

表1 知識管理各構面與行政效能各構面的相關分析

注：**在顯著水準為0.01時(雙尾)，顯著相關。

當相關系數的絕對值小于0.3 時，為低度相關；絕對值介于 0.3～0.7 時，即為中度相關；達0.7～0.8時，即為高度相關；若達0.8以上時，即為非常高度相關；其后的兩個星號(**)表示于α=0.01 的顯著水準下兩者顯著相關。由表1可知知識管理與行政效能各構面間的相關情形如下：

高校行政人員知識管理中的知識移轉構面與行政效能中的行政領導、學校環境與設備及校園氣氛3個變項其相關系數分別為0.670、0.682、0.703，表示呈現中度相關。

高校行政人員知識管理中的知識儲存構面與行政效能中的行政領導、學校環境與設備及校園氣氛3個變項其相關系數分別為0.562、0.619、0.639，表示呈現中度相關。

高校行政人員知識管理中的知識分享構面與行政效能中的行政領導、學校環境與設備及校園氣氛3個變項其相關系數分別為 0.544、0.584、0.614，表示呈現中度相關。

高校行政人員知識管理中的知識擴散構面與行政效能中的行政領導、學校環境與設備及校園氣氛3個變項其相關系數分別為0.682、0.685、0.708，表示呈現中度相關。

高校行政人員知識管理中的知識創造構面與行政效能中的行政領導、學校環境與設備及校園氣氛3個變項其相關系數分別為0.720、0.686、0.707，表示呈現中度相關。

整體而言，高校行政人員的知識管理與行政效能之間的相關系數為0.816，呈現高度相關；表示大學行政人員的知識管理表現越好，更能提升學校的行政效能，反之亦然。

三、結論與建議

本研究依據問卷調查所獲的結果進行探討與分析，提出研究發現及具體的建議，期能提供大學及相關單位推動知識管理及行政效能之參考。

(一)結論

高校行政人員的知識管理現況方面：行政同事彼此間重視知識分享與協助；行政同事善用電腦信息媒體作為知識儲存的應用；大學并未積極定期實施行政人員的職務輪崗制度；現階段高校中并未積極建立推動知識管理的專責單位及知識分享的窗口。

高校行政人員的行政效能現況方面：各單位間組織氣氛良好，經由共同合作提升行政效率；大學的校園環境與設備，能滿足行政人員的工作需求；行政人員的溝通渠道，仍有加強的空間。

高校行政人員在知識管理與行政效能的差異及相關分析方面：經由整體分析，大學行政人員的知識管理與行政效能間的各構面均呈現正相關，即兩者之間具有密切的關連性存在。表示大學在知識移轉、知識儲存、知識分享、知識擴散及知識創造等構面表現越積極，則在行政領導、學校環境與設備及學校氣氛等構面將表現更佳。

(二)建議

對教育行政機關的建議：制定知識管理推動辦法，促進資源整合與利用；補助學校相關經費，獎勵推展知識管理工作。

對大學的建議：訂定推動知識管理獎勵辦法，激勵行政人員落實知識管理；設置專責單位，善用信息媒體設施，建立完善的知識管理信息系統；暢通溝通渠道，了解行政人員的需求；建立學習型組織，鼓勵行政人員終身學習；建立適當的職務輪崗制度，提升行政人員歷練的能力。

對高校行政人員的建議：提升行政人員服務品質；提升專業知識、增加行政工作的核心能力；強化行政人員創新研發能力；提升外語能力。

[1]張旭升，吳夢玲.高等教育管理信息化建設的思考[J].信息與電腦(理論版)，2011(5)：8-10.

[2]趙華，李思經.國外高等教育管理特點及對我國的啟示[J].現代教育論叢，2010(12)：28-30.

[3]周秋蓮，鄧華.論高校知識管理體系的構建[J].湖北師范學院學報(哲學社會科學版)，2005(3)：22-24.

[4]鄧愛華,薛琴.高校行政效能現狀與提升原則[J].揚州大學學報(高教研究版)，2013(12)：56-60.

[5]耿騫，CHARLES T.TOWNLEY，黃崑.知識管理在中美教育機構中的應用研究[J].北京師范大學學報(社會科學版)，2004(4):81-84.

[6]王楠.高校圖書館的知識管理研究[J].情報雜志,2007(3):148-150.

(責任編輯：劉 燕)

Research on the Relationship between Knowledge Management and Administrative Efficiency of Administrative Staff in University

Liu Juan
(Administration Office，Fujian Jiangxia College，Fuzhou Fujian 350108, China)

The current situation and the relationship of university administrative staff knowledge management and administrative efficiency were discussed through literature investigation and questionnaire, and the resulting data were analyzed, the results showed that knowledge transfering, saving and sharing were good, but expanding and creating were not. The academic atmosphere, environment and equipment were good, but the communications were not. That means there is a positive correlation between knowledge management and adiministative efficiency of administrative staff, that is, there is a close connection between them, which means the more positive the knowledge storage, sharing, creation and diffusion will be, the better the performance in administration, environment, equipment and atmosphere will be. it proposed that educational authority should prescribe measures to promote knowledge management, universities should set incentives to promote knowledge management, Colleges administrative staff should enhance their operational capacity.Key words: colleges and universities; administrative staff; knowledge management; administrative efficiency

10.3969/j.issn.1672-7991.2016.03.016

福建江夏學院教育管理科研專項“提高普通高校行政管理人員行政效能的研究——基于知識管理的視角”(JXS2016002)。

2016-05-27；

2016-06-22

劉 娟(1966-)，女，福建省福州市人，助理研究員，主要從事教育管理研究。

G40-058

A

1672-7991(2016)03-0082-05