關于規范民國檔案數字化業務外包的思考
——以民國安徽郵電局檔案為例

張婧文（安徽大學管理學院，安徽，230000）

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關于規范民國檔案數字化業務外包的思考
——以民國安徽郵電局檔案為例

張婧文
（安徽大學管理學院，安徽，230000）

［摘要］近年來，安徽省檔案館接收了近六萬卷民國時期遺留下來的安徽郵電局歷史檔案。為了積極響應安徽省委省政府關于加快推進檔案信息化建設的號召，同時為了保護中華民族的珍貴文化遺產，安徽省檔案館決定對這批民國檔案進行規范化整理和數字化加工。筆者有幸在安徽省檔案館參加了為期一個月的民國時期安徽省郵電局部分檔案的數字化業務外包實習工作。文章擬根據實習時的所見所聞，從研究民國安徽郵電局檔案數字化工作的特殊性因素著手，分析民國檔案數字化業務外包存在的局限性，并提出一系列建議與對策。

［關鍵詞］民國檔案數字化外包服務郵電檔案［分類號］G271

1　民國安徽郵電局檔案的特殊性因素

1.1歷史環境因素

要對民國安徽郵電局檔案進行數字化整理，就必須全面掌握其所處的歷史大環境，主要包括安徽省的建立、安徽郵電局具體開展的郵電業務以及全國郵政儲金業務狀況等。

1667年康熙帝六年，清朝取“安慶”和“徽州”二府首字的合成，改原先的“江南左布政使司”為“安徽布政使司”，建立安徽省。1760年，安慶成為真正意義上的省會；抗戰爆發以后，省會臨時遷往立煌（今金寨縣）。進入民國以后，廢除府、州，全省設蕪湖、安慶、淮泗3道，轄60縣。1928年廢道，改設行政督察專員公署，全省分為10個行政督察區［1］。

民國以來，安徽省郵電局的業務范圍不斷拓展，從最初只辦理函件業務發展到增設航空信函業務以及國際聯郵業務，從普通匯兌業務延伸拓展到郵政儲金業務，這些郵政業務的逐步開展滿足了社會發展的需要，推動了民國安徽郵電事業的發展，同時也形成了大量的郵政檔案資料。此次安徽省檔案館接收的近六萬卷檔案只是民國安徽郵電局檔案的一部分。筆者在這次民國檔案數字化業務外包實習過程中發現，這些形成于戰爭紛繁、社會動蕩年代的民國檔案，由于種種歷史因素，其中很多具有重要歷史研究價值、線索性、憑證性的檔案資料已經缺失，這給檔案整理工作也帶來很大困難。檔案工作者不僅需要對安徽省的建立和變遷脈絡等歷史背景了然于心，還要知曉民國郵政的發展史和一般業務，才有可能對這部分缺乏系統性、完整性的民國檔案資料進行規范化整理，從而為民國檔案數字化打下堅實的基礎。

1.2地域與專業因素

1876年，中英《煙臺條約》規定蕪湖為通商口岸，1877年蕪湖正式開埠，同時開始成立蕪湖海關，安徽郵政近代化的序幕從此揭開。北洋政府時期的安徽郵政帶有濃厚的殖民色彩，此間安徽郵政事務長期為外國人所把持，這也就解釋了當時大批的公務文書是用外文書寫的原因。

1931年1月1日，交通部為便于管理，節約開支，將安徽、江蘇兩省郵區合并，由蘇皖郵務管理局統一管理，安徽郵務管理局改為一等甲級郵局。1929年7月21日，滬漢航空郵路開辟，蕪湖是其一個停靠點，因此，可代運蕪湖至漢口、南京、上海三處的郵件，這也是安徽航空郵路的開端［2］。在數字化整理過程中，會看到大部分的公文最后署名落款是上海辦事處，其實是由于1938年蕪湖、安慶相繼淪陷，安徽郵政管理局的部分員工迀往上海，同年7月于上海郵政管理局內設立安徽郵政管理局臨時辦公點。為應付戰事需要，這一時期郵區的劃分呈現出復雜多變的特點。截止到1948年，安徽郵政管理局共統轄100個郵局，其中一等郵局3處，二等郵局25處，三等郵局66處，四等郵局6處。此外，還擁有1181個代辦所，822處信柜和313處郵站，郵局的觸角幾乎遍布全省各地［3］。地域的變遷無疑為檔案整理工作增加了難度，很多人名地名無法考證，只有通過在工作中不斷積累、記錄下文件之間的相互關聯性，才能準確把握檔案的實質內容，對檔案進行系統分類、組合、排列和編目。

1.3語言文化因素

由于當時中國的社會性質為半殖民地半封建社會，中國的地域已被外國列強相繼瓜分，安徽地區也難逃厄運，因此除了中文檔案外還有大批英、法、俄、日、葡等外文檔案，僅就其中的英文檔案而言，在英語時態、語態、拼音方法上與目前所學的英語相差甚遠。例如民國時期漢語的人名地名翻譯成外文時，統一使用的是當時流行的韋氏拼音法，和現如今我們運用的漢語拼音大相徑庭；政府官員與郵電局領導之間的往來文書大多為全英文信函，很多口語化、非標準化的時態、語態使民國檔案的語言文字紛繁復雜，特殊的語言表達方式大大提升了此次數字化整理工作的難度。民國時期不僅有許多新思潮的涌動、新學派的迭起，還有中西文化交流，新舊思想的沖突。就檔案文獻而言，可謂卷帙浩繁，留下了大量彌足珍貴的歷史資料和文化遺產。本次數字化的民國安徽郵電局檔案的內容，以汪偽政府統治時期的安徽省郵電局往來公文為主，涉及了安徽地區的經濟發展、金融商稅、交通貿易往來、政治狀況、文化教育等多領域多角度內容。除此之外，有少部分南京臨時政府、北洋政府和國民黨政府形成的檔案，前后加起來跨越了近40年的時間，檔案數量近六萬卷。可見此次整理的民國檔案，其時間跨度之大、數量之多、內容之繁雜以及檔案數字化工作要求之高，在安徽省檔案館的所有檔案工作中是史無前例的，該項目成果將為研究安徽郵政史以及民國歷史文化提供相對完整規范化的紙質檔案和查閱便捷的檔案數字化產品。

1.4保護技術因素

由于歷史悠久，再加上戰亂頻頻，大批民國檔案遭受了不同程度的自然和人為破壞，檔案遺失、缺頁、損毀、燒毀、字跡模糊、蟲蛀、霉變、發黃、殘缺、污染等情況嚴重，檔案人員在整理編目過程中反復比較、翻閱也會加速檔案的損壞。鑒于此，這批民國檔案的數字化工作既具有“搶救性”，又具有“技術性”，涉及檔案保護技術與數字化加工技術等。只有加快民國檔案整理、修復和數字化的步伐，才能使民國安徽郵政檔案得以有效地保護，延長其物理實體壽命，最大限度地發揮檔案信息應有的社會價值；只有經過規范整理、高質量數字化加工的紙質檔案及其數字副本，才能在提供社會化服務時，保證其服務的優質有效性，才能提高檔案信息查全率查準率和利用率。但是檔案館由于自身的種種局限性，無法獨自完成此項重任，需要借助社會的力量，委托檔案外包服務公司來完成部分民國檔案數字化業務，這樣則可以降低成本、提高效率、優化產業鏈、提升自身核心競爭力。

2　民國檔案數字化外包面臨的局限性

2.1缺乏法規與標準的支持

目前，尚無專門針對檔案數字化服務外包制定的統一的法律法規或行業標準，關于民國檔案數字化外包服務的法規更是微乎其微。國內的檔案外包企業的規模和技術水平參差不齊，企業準入資質、委托受托方的權利義務范圍、從業人員資質、行業監管等指導性文件還未出臺。在《中華人民共和國檔案法》及其實施辦法中未提及檔案服務外包，國家檔案局印發的與檔案數字化服務外包相關的規范性文件，主要有《國家檔案局關于切實加強檔案數字化和檔案信息化服務外包管理杜絕失泄密隱患的通知》（檔函〔2012〕103號）、《國家檔案局關于加強檔案托管中的安全管理杜絕失泄密隱患的通知》（檔函〔2013〕271號）和《檔案數字化外包安全管理規范》（檔辦發2014〕7號）等。這些文件，主要是從檔案實體和信息安全管理的角度出發，提出的一系列檔案數字化外包安全管理規范。就我國目前已頒布的檔案工作行業標準來看，涉及歷史檔案數字化工作的主要有《明清檔案目錄中心數據采集標準》《明清檔案機讀目錄數據交換格式》等11個，僅對著錄細則、主題標引和分類標引細則、機讀數據交換格式等技術細節作出了規定［5］。但是，在檔案外包服務行業飛速發展的當代，由于相關法規更新出臺的不及時，很容易出現法規與實際工作相互脫節，檔案（尤其是歷史檔案）數字化外包服務無法可依，勢必造成各地檔案外包服務監管混亂的局面。同時，由于各地檔案館收藏的歷史檔案（這里指民國及民國以前形成的檔案）形成時期、地域及主體不同，實際狀況會有非常大的差異，檔案館委托專業數字化加工企業對歷史檔案在進行數字化時，在一些具體環節上還是會出現無章可循的情況。

2.2外包公司員工受教育程度低

筆者了解到的安徽省檔案館民國檔案數字化外包模式以檔案館通過公開招標的形式，將部分檔案業務交由一個或多個檔案外包服務公司來完成，雙方簽訂合同，約定完成期限、工作方式、參與人員等。其中，承擔外包工作的人員普遍學歷為專科，絕大多數是非檔案專業，人員流動性比較大，外包公司對于人員招聘的門檻較低，缺乏人力物力對員工進行有效的業務培訓。民國檔案由于自身的特殊性，對于檔案數字化處理人員的要求比較高，首先需要對繁體字、草書等各種書寫方式有一定了解，最基本做到“識字”；其次，對于民國公文的形式要有一定的知識面，看懂大致的公文結構；最后，至少要熟練掌握英語等多種語言。很多外包公司盲目追求速度和數量，而不是質量，這也給檔案管理人員的工作帶來諸多不必要的程序和麻煩。

2.3檔案實體與信息安全存在風險

檔案信息存在的安全風險主要包括檔案實體安全和檔案信息內容安全。例如在對民國檔案進行修裱時，如果沒有嚴格按照《檔案修裱技術規范》，修裱后的檔案有可能出現繼續霉變、破損等情況。在數字化著錄這一環節，對著錄人員一般以計件方式支付報酬，勢必導致外包人員追求速度最大化而忽略民國檔案的珍貴價值，一旦在整理翻閱這些檔案過程中不加小心，則會對檔案實體造成一定的破壞，紙張老化變軟，韌性較差的檔案原本就已經非常“脆弱”，更經不起人為的摧殘。在對民國檔案進行數字化掃描的過程中，可能存在文件漏掃、排列順序與原件不符，出庫入庫交接不清等現象。除此以外，業務承包方的工作人員要對檔案文件內容進行必要的了解，特別是在檔案數字化錄入階段，信息錄入人員要接觸每一份具體的檔案文件，這就使被整理的檔案文件變得毫無秘密可言，而具體從事檔案整理的人員如果是非檔案人員或沒有經過專業培訓，在保密意識不強的情況下，加之沒有相關規定的約束，他們可能會泄露檔案信息的內容，甚至將文件目錄或檔案原件帶走，從而給檔案信息內容安全帶來威脅。最后，外包服務完成后不及時清理掉已數字化的檔案信息也會導致信息外泄。

3　規范民國檔案數字化業務外包的對策

3.1建立健全相關技術規范和行業標準

2015年8月11日，安徽省委辦公廳、省政府辦公廳聯合印發的《關于加強和改進新形勢下檔案工作的實施意見》中提出：“各地各單位要根據檔案事業發展實際和群眾需要，不斷創新和完善檔案公共服務模式，穩步推進政府購買檔案服務工作。要按照檔案行業特點，建立健全社會力量參與檔案事務機制，推進檔案服務業規范化。”有計劃、有步驟地推行檔案數字化外包業務的規范化和標準化，是新階段我國檔案工作的新特點，也是克“亂”求“治”、化“孤立”為“聯系”的強大武器。在積極探索制定國家層面的針對民國檔案管理外包服務的行政法規和行業標準的同時，細化、完善地方法規制度，做到把握共性，突出個性。例如制定《民國檔案管理服務外包工作規范》《民國文書檔案文件級目錄數據庫結構與著錄細則》《民國檔案數字化存硬盤儲格式規定》等一系列緊密聯系業務活動、操作性強的規范性文件。

3.2提高行業準入標準，加強監督機制

制定和提高行業準入標準，加強對檔案管理服務外包從業人員政治素質和業務素質的要求，重視對外包人員的專業培訓。一方面，檔案館（室）相關工作人員要積極學習民國檔案數字化的相關內容、操作流程、所運用的先進技術，從而更加有效地對檔案外包進行管理和風險控制，減少對外包企業的完全性依賴；另一方面，組織外包公司員工學習《中華人民共和國檔案法》《民國檔案目錄中心數據采集標準》《民國檔案著錄細則》《紙質檔案數字化技術規范》《檔案著錄規則》《歸檔文件整理規則》《文書檔案案卷格式》《歷史檔案搶救與保護工作實施細則》《歷史檔案搶救與保護工作流程質量管理辦法》等規章制度，強化技術要求和安全保障意識。此外，還需要檔案館作為數字化工作的主體責任人進行項目的整體監督和把關，對數字化過程中出現的問題及時修正和審核，以便更好地保護檔案實體，使檔案數字化的每一個步驟都能順利、有序地進行下去。

3.3加強檔案的安全保密管理

根據《保密法》《檔案法》的有關要求，與外包公司和參與數字化外包工作的所有人員簽訂保密協議，外包服務完成后，有信息留存的設備和存儲器都要清除信息并作安全技術處理，不得私自保留，使檔案安全和外包工程質量受到法律保護。要做到外包檔案數字化加工的安全和保密，除了選擇可靠的外包公司和簽訂安全保密協議外，檔案館要提供計算機、掃描儀及存儲設備、加工場地，還要在加工場地安裝監控設備，檔案館還要派人員實施全過程直接監管，只要有外包人員在，檔案館監管人員就不能離開工作場地。

3.4嚴格質量管理，優化業務流程

民國檔案數字化是一項繁重而復雜的工程，也是檔案館立足自我、服務社會，實現檔案信息資源深入、長遠、廣泛利用的生命線，因此，要以“質量第一”為前提，穩步推進館藏檔案數字化，切不可盲目追求數量和進度，否則不利于檔案館的健康可持續發展。民國檔案數字化不能“眉毛胡子一把抓”，檔案館應以檔案數字化工作為契機，對館藏民國檔案進行二次篩選和價值鑒定，用全面、發展、歷史、效益的觀點來判定民國檔案的價值，將形成時間早，影響范圍廣，典型性強，研究價值高，社會需要頻繁的檔案先行數字化。要樹立優化流程的觀念，科學設計工作流程，做好實時控制，通過了解檔案數字化最前沿的技術，掌握檔案數字化的最新進展情況，總結檔案系統功能的優缺點，為做好檔案數字化工作提供借鑒和參考，建立區域性歷史檔案文獻數據中心，整合歷史檔案信息資源。

民國檔案數字化工作是大數據時代給檔案部門帶來的機遇和挑戰，面對挑戰檔案館要學會借助外界的力量，把握“互聯網+”這一時代機遇，努力創建檔案工作新常態，檔案館在追求館藏豐富和多樣化的同時也要保證檔案數字化的質量，深入整合發掘歷史檔案信息資源的內在價值，更好地發揮檔案的經濟作用和社會效益。

參考文獻

［1］沈葵.《安徽歷史》［M］.安徽文藝出版社.2011（7）.

［2］安徽省地方志編纂委員會編.安徽省志.郵電志.合肥［M］：安徽人民出版社，1993.

［3］陳秀秀.論近代安徽郵電事業研究.安徽大學［J］.2005（3）.

［4］徐擁軍，陳嘉男.我國檔案管理服務外包法規標準建設研究［J］.檔案學通訊，2015（3）.

［5］路江曼.我國檔案中介機構服務安全的法律保障研究［J］.檔案時空，2012（6）：22-24.

張婧文，女，安徽大學管理學院檔案學研究生，主要研究方向檔案基礎理論，歷史檔案價值及其開發利用研究等。

Thinking about the Standardization of the Digital Service Outsourcing in the Republic of China——A Case Study of Anhui Post and Telecommunications Bureau in the Republic of China

Zhang Jingwen
（School of Management of Anhui University，Anhui，Hefei，230000）

Abstract:In recent years，the archives of Anhui province received nearly sixty thousand volumes of the historical archives of Anhui post and Telecommunications Bureau left over from the Republic of China.In order to actively respond to the Anhui provincial government on accelerating the construction of archival information，while in order to protect the precious cultural heritage of the Chinese nation，The archives of Anhui province decided to standardize the archives of the Republic of China and digital processing.Under the arrangement of the Anhui Provincial Archives Bureau related leadership，Anhui University Archives Science professional research to Anhui Provincial Archives，for a period of one month during the period of the Republic of China Post & Telecommunications Bureau of Anhui province part of the file on the digital business outsourcing of internship.I have honor to participate in the Republic of China digital archive business outsourcing，this paper intends to practice according to saw and heard，start from the particularity of the factors of Anhui Bureau of Posts and telecommunications，the digitization of archives research，analysis of post archives digital business outsourcing exists limitations，and puts forward a series of suggestions and measures.

Keywords:Republican Archives；Digitization；Outsourcing Service；Posts Archives

［作者簡介］