淺談檔案管理信息化的建設與發(fā)展研究

文/孫曉蕾

淺談檔案管理信息化的建設與發(fā)展研究

文/孫曉蕾

在互聯(lián)網與多媒體普遍應用的背景下，信息化的建設與發(fā)展對各行各業(yè)都產生了一定的影響。作為行業(yè)服務基礎工作的檔案管理工作，建立檔案管理信息化是提升行業(yè)管理效益，適應時代發(fā)展需求，必不可少的存在。本文以分析檔案管理信息化建設的意義為基礎，從而研究檔案管理信息化建設與發(fā)展的策略，進而確定檔案管理信息化未來的發(fā)展方向，為檔案管理工作信息化的實施提供參考依據(jù)。

檔案管理；信息化；建設與發(fā)展

隨著互聯(lián)網科技的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理模式已阻礙了檔案管理工作的發(fā)展。檔案管理信息化以其標準性、規(guī)范性、共享性等特點，有效的提高了檔案管理工作的效率，從而對促進我國經濟發(fā)展、產業(yè)進程具有重要意義。而今，檔案管理信息化建設還處于初級階段，只有找準建設方向，不斷的進行完善，才能實現(xiàn)檔案管理信息化的可持續(xù)發(fā)展。

1 對檔案管理信息化建設的研究

1．1 檔案管理信息化建設的意義

根據(jù)檔案管理信息化的含義，即指在檔案管理工作中，利用互聯(lián)網科技技術，以全新的工作理論原則和管理方法管理檔案信息資源，并提供檔案信息資源的服務。從而可見，檔案管理信息化的意義主要體現(xiàn)在以下兩點：

第一點，檔案管理信息化有效的提高了管理工作的效率，減少了信息資源與人力資源的浪費。例如，傳統(tǒng)的檔案記錄與整理，多以紙張的形式作為記錄，這就很容易造成檔案的缺失與損壞。因此，信息化管理模式的建立以利用電腦存儲檢索的形式，既保證了檔案信息的安全性，又確保了管理決策的實施性，同時減少了紙質檔案的壽命時限問題，在一定程度上降低了人力資源浪費的問題。

第二點，檔案管理信息化的建立，可以說是檔案管理歷史的變革。信息化檔案管理以載體的多元化、存儲的高密性、傳播的快速性等特點，影響著人們社會生活的變革，具有時代影響性。

1．2 檔案管理信息化建設現(xiàn)狀

近年來，雖然我國檔案管理信息化建設取得初步成效，但由于信息化的快速發(fā)展，在檔案管理信息化建設中，基礎硬件設施無法滿足檔案管理信息化的快速發(fā)展，出現(xiàn)相關技術水平落后，技術人才不足的問題。同時，相關政府政策法規(guī)也出現(xiàn)滯后現(xiàn)象，導致檔案管理信息化建設紛爭不斷，進而停滯不前。

1．3 檔案管理信息化建設的保障措施

1.3.1 提高思想重視

目前，在檔案管理信息化的建設與發(fā)展中，有一部分檔案管理工作者，對檔案管理信息化假設的重要性認識不足。這種情況就導致了檔案更新慢，企事業(yè)單位檔案信息資源不足，從而阻礙了檔案管理信息化的發(fā)展。因此，樹立企事業(yè)管理者先進的管理理念，培養(yǎng)員工的思想認知能力，并轉變檔案管理者傳統(tǒng)的檔案管理觀念，是促進現(xiàn)今企事業(yè)單位檔案管理信息化發(fā)展的重要舉措。

1.3.2 建立數(shù)字化、標準化管理

依據(jù)《電子公文歸檔管理暫行辦法》可知，建立數(shù)字化、標準化管理是建設檔案信息化的重要內容。據(jù)調查表明，我國檔案管理信息化建設在管理方面，信息的標準化、規(guī)范化和數(shù)字化還處于薄弱的狀態(tài)，這就影響了檔案管理信息化的發(fā)展。為加快檔案信息化建設，實現(xiàn)檔案信息資源在線共享，保證檔案信息化建設的高效運行，建立檔案管理標準化、規(guī)范化、數(shù)字化勢在必行。

1.3.3 健全管理體系

在檔案管理中，健全的管理體系是檔案管理信息化建設與發(fā)展的基礎。其中檔案信息、基礎設施與應用軟件的建立是體系完善的核心。

檔案信息資源時我國當今社會經濟發(fā)展戰(zhàn)略資源之一，檔案信息在互聯(lián)網科技技術的協(xié)助下，可有效的實現(xiàn)檔案信息管理信息化。

基礎設施建設主要由信息網站與數(shù)字化硬件設備兩部分組成。基礎設施建設可實現(xiàn)檔案資料信息同時多向性的輸出和利用，是提高檔案管理信息化建立效率促進其未來發(fā)展的基礎。

應用系統(tǒng)的建立包括了檔案信息的安全系統(tǒng)、系統(tǒng)管理、信息利用和信息收集系統(tǒng)的建立。它是檔案信息資源開發(fā)與利用的技術保障，是提高檔案信息的安全性的基礎。應用系統(tǒng)的建立為實現(xiàn)檔案資源共享創(chuàng)造了有利條件。

1.3.4 加大技術研發(fā)及人才培養(yǎng)

任何行業(yè)或體系建設的可持續(xù)發(fā)展，都離不開技術的研發(fā)與人才的培養(yǎng)。在檔案管理信息化的發(fā)展中，技術是其可持續(xù)發(fā)展的基礎條件之一，人才是其建設的主導因素。加強檔案管理人員對新科技、新設備、新思維的培養(yǎng)，重視管理人員計算機應用技能的考核，并提高檔案管理人員掌握現(xiàn)代信息化各方面技術的技能，是現(xiàn)今及未來對如何加快檔案管理建設，促進檔案管理信息化發(fā)展的研究方向之一。

1.3.5 加大資金投入

現(xiàn)今，檔案管理仍處于管理落后、技術設備不齊全、信息化程度低的狀態(tài)。這種狀態(tài)導致豐富的信息得不到充足有效的利用，因此，加大資金投入是解決這一問題的關鍵步驟之一。從另一方面而言，在現(xiàn)今及未來檔案管理信息化建立與發(fā)展方向中，無論是建立標準管理、管理體系的健全還是技術的研發(fā)與人才的培養(yǎng)同樣需要大量資金的支持。從而可見，對于一些單位在檔案管理信息化建設中，加大資金投入是十分重要的.

2 檔案管理信息化的發(fā)展研究

檔案管理的信息化是檔案管理發(fā)展的必然趨勢，根據(jù)分析研究表明，在未來發(fā)展中，檔案管理工作只有在原有的基礎上，順應時代發(fā)展的潮流及時制定標準化管理制度，并引進相關設備，同時加強相關人員培養(yǎng)力度，才是我國未來檔案管理信息化的發(fā)展方向，是實現(xiàn)檔案管理信息化的全面發(fā)展的必然趨勢。

3 結論

總而言之，為適應時代發(fā)展，完善我國社會體系的健全，就要加快建立檔案管理信息化管理體系，改變傳統(tǒng)檔案管理模式，并加強檔案管理信息化技術研發(fā)以及檔案管理人員信息化技術技能培養(yǎng)，從而推動檔案管理信息化的協(xié)調發(fā)展，并更好地增進檔案信息化管理所帶來的經濟效益。這是解決檔案管理信息化建設與發(fā)展中存在問題的有效方法，也是檔案管理信息化未來的發(fā)展方向。

作者單位
山東省威海市環(huán)翠區(qū)衛(wèi)生應急辦公室