事業(yè)單位檔案信息化管理問題探討

馬敏

摘 要：隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，事業(yè)單位的傳統(tǒng)的檔案管理方式開始不斷向現(xiàn)代信息化方向轉(zhuǎn)變。如何加強(qiáng)事業(yè)單位的檔案信息化管理，成為了人們共同關(guān)注的課題。本文闡述事業(yè)單位檔案實(shí)現(xiàn)信息化管理的優(yōu)越性，分析當(dāng)前國內(nèi)事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀，理清發(fā)展方向，提出了進(jìn)一步優(yōu)化事業(yè)單位檔案信息化管理的具體策略，具有一定的參考作用。

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；信息化

我國的檔案管理，已經(jīng)隨著不斷發(fā)展的科學(xué)技術(shù)的引入，變得更加現(xiàn)代化。在事業(yè)單位的檔案管理信息化工作中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料、管理模式和相關(guān)處理的手段都逐漸被信息化模式所取代。事實(shí)已經(jīng)證明，要提高檔案管理的工作效率，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案收集、編排、整理、加工、匯總等各環(huán)節(jié)的具體管理，只有不斷加強(qiáng)檔案管理的信息化建設(shè)才能有更大突破。

一、事業(yè)單位檔案信息化管理優(yōu)越性

現(xiàn)代化的事業(yè)單位檔案管理，較之傳統(tǒng)的檔案管理有了顯著的優(yōu)越性，具體如下：

（一）檔案資料的存放安全性提高

信息化的檔案一旦建立，資料都被輸入到計(jì)算機(jī)服務(wù)器中存儲(chǔ)，處于較高安全級(jí)別的保存狀態(tài)，不會(huì)出現(xiàn)重要信息丟失的現(xiàn)象。同時(shí)與紙質(zhì)檔案相比，電子化信息并不需要考慮潮濕等不利環(huán)境的影響，保存期限延長，實(shí)現(xiàn)永久保存。這樣的存放模式，無疑提高了檔案資料的安全性，也有效地提高了存儲(chǔ)空間的使用效率。

（二）檔案管理的流程簡化，操作便捷

傳統(tǒng)的檔案管理，需要工作人員對(duì)大量的資料進(jìn)行具體的查閱、整理、歸類、校正等工作，任務(wù)量較大且程序繁瑣。有時(shí)還會(huì)出現(xiàn)工作失誤，導(dǎo)致工作效率降低。檔案信息化管理的普及，能夠極大緩解復(fù)雜流程所帶來的不利影響。只需要在計(jì)算機(jī)上輸入相關(guān)口令，就能迅速取得想要的資料和信息，操作便捷。

（三）延伸了檔案的應(yīng)用職能

信息化管理的實(shí)施，使得越來越多的檔案通過電子錄入的方式迅速將信息輸送至網(wǎng)絡(luò)管理平臺(tái)，延伸了檔案的應(yīng)用職能，逐漸演變?yōu)樾畔⒘鞯牟杉?存儲(chǔ)、管理及其他相關(guān)服務(wù)。

二、事業(yè)單位檔案信息化管理的現(xiàn)狀及問題

當(dāng)前，我國有些地區(qū)的事業(yè)單位在開展檔案信息化管理工作時(shí)，并沒有對(duì)相關(guān)事項(xiàng)足夠的重視，存在很多不理想的問題，影響事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)無法順利完成。

（一）信息化管理平臺(tái)的建設(shè)力度不足

目前國內(nèi)眾多事業(yè)單位相繼建立起單位內(nèi)部職工的檔案信息管理系統(tǒng)。但在實(shí)際運(yùn)行中，管理平臺(tái)的建設(shè)和維護(hù)并沒有得到更多重視。網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)中許多版面內(nèi)容或模塊信息并沒有及時(shí)更新，內(nèi)部存儲(chǔ)的職工檔案并不能反映最新的動(dòng)態(tài)管理變化情況，不利于事業(yè)單位的工作開展。

（二）檔案管理的信息化手段運(yùn)用不多

有些事業(yè)單位，沒有意識(shí)到使用檔案管理信息化平臺(tái)的使用對(duì)管理成本和日常管理工作的影響程度，針對(duì)檔案管理所建立的管理平臺(tái)和系統(tǒng)雖然功能強(qiáng)大，但是往往沒有形成常態(tài)化應(yīng)用。無法有效提高檔案管理的高效性。

（三）參與檔案管理的人員素質(zhì)不達(dá)標(biāo)

事業(yè)單位檔案管理的信息化建設(shè)，需要工作人員既掌握本單位本崗位的工作標(biāo)準(zhǔn)和相關(guān)技能，同時(shí)要有扎實(shí)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)方面的知識(shí)積累。當(dāng)前，許多管理人員并沒有專業(yè)的標(biāo)準(zhǔn)技能，綜合素質(zhì)較低，嚴(yán)重制約了檔案管理信息化的高效開展。

三、事業(yè)單位檔案信息化管理的具體策略

（一）夯實(shí)檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)的硬件基礎(chǔ)

事業(yè)單位的檔案管理，離不開選購性能可靠，抗外界破壞能力強(qiáng)的硬件基礎(chǔ)。事業(yè)單位應(yīng)該加大物力和財(cái)力投資，建設(shè)有效的硬件組合，全面推動(dòng)信息化管理的工作不斷取得實(shí)效。積極尋找融合先進(jìn)技術(shù)的產(chǎn)品，考察選用能夠發(fā)揮更大功效的電子器件，提高信息化平臺(tái)的資料存儲(chǔ)能力，擴(kuò)大存儲(chǔ)空間，保持信息平臺(tái)正常的資料錄入和讀取。

（二）完善檔案管理的適用性軟件的開發(fā)

在硬件設(shè)施不斷完善的同時(shí)，相匹配的軟件開發(fā)也必須引入重視。能夠根據(jù)不同階段的檔案管理需求，開發(fā)出有明確使用目標(biāo)的軟件，不斷結(jié)合實(shí)踐工作積極調(diào)試，使得事業(yè)單位的檔案管理能夠在硬件支撐和軟件服務(wù)下，更加高效便捷的開展。

（三）加強(qiáng)專業(yè)技能培訓(xùn)，提高人員素質(zhì)

檔案管理的信息化，既需要管理人員對(duì)于檔案管理的基礎(chǔ)技能的掌握，也需要人員不斷提升自身的計(jì)算機(jī)技術(shù)水平。只有工作技能和網(wǎng)絡(luò)技能結(jié)合應(yīng)用的人員，才能適應(yīng)檔案管理的信息化節(jié)奏。同時(shí)，要提高檔案管理人員重視檔案工作的程度，武裝思想，理清思路，確保信息的安全性。要建立一定的考核機(jī)制，用于人員綜合表現(xiàn)的監(jiān)督和考核。

（四）開展事業(yè)單位檔案管理信息化的靈活規(guī)劃

為事業(yè)單位要注重檔案管理的信息化平臺(tái)的建設(shè)，積極制定更具擴(kuò)展性和靈活性的總體規(guī)劃，推動(dòng)檔案管理各項(xiàng)工作協(xié)調(diào)發(fā)展。努力創(chuàng)新，打造適應(yīng)時(shí)代發(fā)展需求的管理模式，積極考慮事業(yè)單位在人才建設(shè)方面的信息需要。

（五）重新構(gòu)建立實(shí)用型的檔案管理信息網(wǎng)站

檔案管理信息網(wǎng)站應(yīng)該作為事業(yè)單位的重要信息站點(diǎn)，為事業(yè)單位的現(xiàn)代化發(fā)展助力。確保網(wǎng)站能夠?qū)ο嚓P(guān)人員提供相應(yīng)的檔案信息服務(wù)，包括對(duì)檔案庫內(nèi)的信息進(jìn)行合法的瀏覽、咨詢、搜查、電子歸檔、下載等服務(wù)。與眾多軟、硬件廠商保持技術(shù)聯(lián)系，積極實(shí)現(xiàn)行業(yè)間的資源共享，為構(gòu)建檔案管理信息網(wǎng)站提供有效幫助，保障檔案信息化管理的正常運(yùn)行。

四、結(jié)語

事業(yè)單位檔案信息化管理，對(duì)于提高事業(yè)單位工作質(zhì)量、增強(qiáng)組織建設(shè)具有重大的作用和意義。事業(yè)單位檔案管理信息化在一定程度上成為了社會(huì)進(jìn)步的直觀表現(xiàn)。檔案管理的信息化建設(shè)應(yīng)該貫穿于事業(yè)單位的各個(gè)工作環(huán)節(jié)方面。文中通過分析當(dāng)前信息化管理的問題提出了相應(yīng)的改善策略，有力的推動(dòng)了事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)。

參考文獻(xiàn)：

[1] 李紅.淺談事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)[J].黑龍江科技信息，2013（07）：165.

[2]張桂麗.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)問題[J].活力，2012（23）：48.

[3]孫亮.事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)的途徑[J].卷宗，2013（05）：1.