試論環保檔案信息數字利用在環境管理的實際效益

張鵬　郭秋菊

摘 要 本為主要闡述環保檔案信息數字利用，在環境管理中的快捷、準確性特點，對環境管理，政策的制定，污染仲裁起到的作用。

關鍵詞 信息數字 管理效益

中圖分類號：G270.7；D63 文獻標識碼：A

1環保檔案信息數字化資源開發是環保領域新變化的必然趨勢

隨著環保事業發展的腳步，環保檔案信息數量越來越充實，載體形式越來越豐富。隨著計算機的廣泛應用，電子檔案材料已開始成為檔案較普通的載體形式，搭建起查閱檔案的理想平臺，通過提高文檔資料的開放度和易用性、提高環保檔案服務的技術含量等措施，充分利用計算機的檢索能力，縮短了檔案查找的時間，簡化了查詢手續，提高了文檔服務效率，同時減輕了管理人員的工作量，電子檔案材料已開始成為檔案較普通的載體形式。隨著環保檔案工作領域的這些新變化，既給環保檔案部門帶來了生機與活力，同時更多的是挑戰。只有加快現代化管理的步伐和水平，對這些在環保活動中所產生的大量的專業性強、信息量大、載體新型的環保檔案材料的有效管理，才能使環保檔案工作跟上環保事業的發展步伐，跟上信息管理現代化的步伐。就目前而言，關鍵就是首先要加強對環保檔案信息的數字化管理工作。

2環保檔案信息數字化管理的內容

（1）采用適用本單位的環保檔案信息數字化軟件平臺是環保檔案管理的前提。環境監測中大量的電子文件產生以后，軟件平臺是首先需要解決的問題。環保檔案部門對于軟件平臺的選用大致有幾種代表性的方案：軟件公司合作開發、選用國家環保局推薦的文檔一體化系統軟件、選用當地檔案局推薦的檔案管理軟件。

（2）收集歸檔工作是環保檔案信息數字化管理的基礎工作。

①檔案部門加強對電子文件的前端控制意識，針對存在辦文部門隨意處置電子文件，或是形成的電子文件處于自生自滅狀況，或由于忘記存盤、意外刪除、系統崩潰、病毒侵擾等危險之中而丟失文件，建立相應的支持軟件、參數和其他相關數據備份檔案。使檔案部門收集檔案及時、完整，避免了電子檔案收不到或不全現象發生。

②收集電子檔案時，在與紙質文件對照驗收時發現有些電子文件與紙質文件不一致，有些不是經過審批的最終版本，使檔案部門收集不實。因此，建立了相應的電子文件的收集制度，做好對電子文件內容、原始性、保存、識讀有關的技術狀況的鑒定工作，剔除不應歸檔的電子文件，對重要文件則應打上歸檔標記。做好收集歸檔工作中要預防數據丟失和泄密，要注意對傳輸過程中的保密工作。

③重視備份且異地保存，根據具體情況選擇不同的備份檔案（或全備份、差量備份、增量備份；或實時備份、定期備份；或在線備份、離線備份；或人工備份、自動備份）。以避免因系統癱瘓或硬盤、服務器等硬件系統的意外損壞而使數據庫全軍覆沒。

④在實際工作中，數據庫建設必須遵守國家、《電子文件歸檔與管理規范》、《CAD電子文件光盤存儲歸檔與檔案管理要求》、《環境保護檔案管理數據采集規范》、《環境保護檔案機讀目錄數據交換格式》等行業頒布的各類標準以及國際和國內通用的網絡傳輸協議和格式、數據加工等標準原則與要求。

3環保檔案信息數字化在呼倫貝爾市環保管理的作用

（1）了解環保檔案信息數字化的價值和作用。《檔案法》第二條稱：“本法所稱的檔案是對國家和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。”但了解檔案是否具有保存價值，最重要的一點是要提供利用。如果檔案不再利用，最有價值的檔案也就失去了保存的意義。而只有通過環保檔案的利用和開發，才能了解環保檔案的價值。數字化管理的出發點和最終目的是以快捷準確的方式滿足利用者的需要，提高環保檔案的社會利用價值。

（2）檔案部門轉變服務觀念，將工作重點由傳統的紙張整理轉向檔案信息數字化的重組和創新。進一步拓寬環保檔案數字信息利用工作的渠道，最大限度地發揮環保檔案的價值和作用。使環保檔案信息的潛能得到充分發揮，使環保檔案信息與最新技術接軌，多利用計算機豐富的圖表處理軟件和多媒體技術等對數字化的環保檔案信息進行二次、三次開發并通過建立科學的檢索系統為用戶提供高效便捷的環保信息。總之，準確系統的環保檔案信息服務，充分發揮其數字化管理的時效性特點，以滿足環保工作的決策部門、各類專業人員以及社會各方面對環保檔案信息的不同要求，開發利用環保信息數字獲得了社會效益和經濟效益，這就是環保檔案工作的實績。

4環保檔案信息的數字化管理隊檔案人員的要求

環保檔案信息數字化管理對于環保檔案工作者提出了更高的要求：熟悉環保檔案管理業務；精通計算機軟硬件、網絡等技術；能了解和把握運行過程中出現的各種技術問題；具備較高的政治覺悟和良好的職業道德；能對數字化檔案的安全保管具有高度的責任感和保密意識等等。當然，環保檔案人員隊伍能增加新生力量，有掌握數字化管理中隊技術的采用發揮“關鍵性作用”的人才則是對環保檔案事業發展的動力，如果環保檔案工作者能夠了解電子文件管理系統運行的基本原理，懂得檔案信息管理和信息服務的具體政策，就有能力參與設計有利于檔案盒信息管理的系統。這樣就可以解決由信息技術人員獨立或主持下開發的環保檔案管理系統存在的“業務性”漏洞和差錯。使環保檔案數字化管理更加完善，更加人性化。

綜上所述，環保檔案數字化的重要，也說明了環保數字檔案利用工作的一個側面，但更重要的是要了解、收集檔案的實際效益，以利進一步加強環保檔案信息資源的開發利用工作，為環保管理部門、各界和經濟建設服務。