項目型企業資源規劃（ERP）

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項目型企業資源規劃（ERP）

羅克韋爾自動化（中國）有限公司 華镕

2　項目型ERP系統的組件

當涉及到ERP系統和工具時，項目型企業的需求與其他組織的需求有很多不同。因為每個項目都不同，所以項目型業務必須盡可能有效地管理每一種變化。要做到這一點，ERP工具必須能夠管理和跟蹤項目層的信息。本部分將詳細解讀專門為處理這種項目而開發的ERP系統的組件。

跟隨財務

財務通常包括一些特定內容，例如總賬、應支付款（你欠別人的）、應接收款（別人欠你的）和賬單。在項目中，用戶需要運用財務工具使其具有在項目層跟蹤財務的能力。例如，如果用戶想跟蹤特定項目的盈利能力，則需要知道從該項目中得到的收入，以及該項目的特定費用（包括人工、材料和其他費用），兩者之間的差就是該項目獲得的利潤。聽起來很簡單，但如果用戶使用的ERP系統無法在項目層面跟蹤這些收入和成本，其利潤的計算就非常困難。

許多ERP和財務管理系統都被設計成能夠滿足各類業務的一般需求，并不具有輕松跟蹤特定項目成本的能力。這意味著企業需要在一個復雜項目跟蹤系統中做出會計標準圖表，從而使項目型業務的財務報告和審計難上加難。

?確保準確計費

項目型業務計賬單需要面對特殊的挑戰，即能夠按照客戶希望的任何格式計費。對每個項目計費時，客戶需要知道他們如何能準確地計費，以及規則是什么。這些規則可能會因項目不同而有很大變化。

最通用的ERP系統僅提供有限的幾種計費類型。他們按照不同的行業而設計，使用此類系統的客戶往往不在乎發票格式。而對于項目型業務就完全不同，ERP系統必須遵循客戶的計費規則。例如，一個項目在未來四個月的每個月里，可能要按項目總費用的25%計費。在另一個項目中，僅需在關鍵里程碑完成時進行結算。ERP系統的計費工具就需要允許不同的計費規則，并要為每一個項目單獨建立計費規則。

再就是發票格式。一位客戶可能要求顯示完成每一項任務的詳細發票，包括在項目中每一位工作的員工；另一位客戶可能因為沒有細節只有總結發票而被罰款。同樣，如果用戶想要開展業務，必須能夠處理這些客戶端的請求，而通用型ERP系統可能根本無法支持這種靈活的計費需求。使用電子表格或文字處理工具創建專用發票也是不可行的。這種方法不能提供發票的審計跟蹤，以及為計費目的的適當跟蹤。此外，如果用戶進行國際性項目，可能需要用客戶的貨幣創建發票和收取款項。這意味著ERP系統需要能夠處理貨幣兌換。

?記錄員工工作時間和費用

員工也許是公司最重要的資產，他們最終交付客戶的項目，這意味著他們是完成該項目的成本。為了了解項目的盈利能力，用戶需要知道實際成本，包括所有重要的人力成本。例如，預計某員工將花費20小時完成某個項目，那么在項目結束后，需要準確地知道他到底為該項目花費了多長時間。同樣，用戶預計某位員工拜訪客戶將花費2000美元，但需要知道最終實際的花費。

在一個項目中捕捉實際工作時間可能是了解項目實際成本的關鍵。這意味著對于每個員工，ERP系統必須能夠記錄他花費在特定項目或任務中的實際時間，以及他的其他開支。沒有這些信息，用戶將無法了解真正的盈利。即使用戶把工資外包給工資提供商，仍然需要了解每個具體項目此方面的詳細信息。

除了跟蹤盈利能力，這一功能還有其他的用途，如用戶需要開具帶有員工實際工作時間和費用的完整信息發票。

如果正在做的一個項目費用固定，這意味著在該項目中用戶的費用是固定的，而無論某個員工工作多少時間。即使這樣，用戶還是會從捕捉時間和費用中受益，因為這樣做會告訴用戶真正的成本是多少。否則，用戶永遠不知道收取的費用是否高到足以獲得利潤。

近年來，智能手機日漸普及，可以在任何地方訪問互聯網。時間捕捉工具可以通過網絡瀏覽器在手機上實現，這意味著員工可以隨時隨地記錄自己的時間，這提高了他們對項目迅速而準確輸入自己工作時間的幾率。

?跟蹤員工薪水

用戶需要跟蹤員工工作時間，支付費用、發放工資和福利。對于項目型業務，這種跟蹤主要有兩個目的。首先是支付員工工資的依據。此外，這些信息是了解每位員工工作成本的關鍵。

來看一個簡單的例子。如果某員工的薪水是每年60,000美元薪水+10,000美元福利，他每年有兩星期的帶薪休假，這意味著他每年有50周、每周有40小時做項目。他的成本可以粗略估計為每小時35美元（70,000美元÷50周÷40小時）。

項目型ERP系統能幫助用戶識別成本，因為系統可以做詳細的分析，把成本分散到整個項目和組織中。在列舉的簡單例子中，沒有包括任何日常開銷，如辦公室、公用設施和設備， 但項目型ERP系統可以幫助用戶把所有這些費用作為項目資源，非常具體地分配給每位員工。

這個信息是至關重要的，因為在某些時候用戶必須清楚了解要為這項工作花費多少費用。如果用戶知道需要某員工20個小時的工作時間，而他的成本是每小時35美元，這意味著他在這個項目中的工資和福利整個為700元，而這還不包括日常開銷 。這一信息確保用戶在該項目中具有足夠的支付能力并獲得利潤。如果某項目需要一個大的團隊，或項目需要花費很長的時間，這樣的信息可以幫助用戶決定是否要承接該項目，是否有利可圖。

?符合財務法規

項目型業務，尤其在工業環境中，是否遵從規范（比如用戶是一家上市公司）至關重要。政府承包商和很多公司要求必須符合會計標準。一般公認會計原則（GAAP）是一套公認的會計原則和規程，是每個公司編制自己的財務報表時都需要遵守的會計原則，是記錄和報告會計信息時所普遍接受的方式。它由多個權威標準（由多個政策委員會制定）的組合產生。

IFRS代表了國際財務報告準則。這些標準是全球商務的共同語言，以確保企業的財務狀況在跨國界時也能被理解和可進行比較。國際財務報告準則正在世界各地逐步取代許多不同的會計準則。即便如此，各個國家往往采用自己的國際財務報告準則，這意味著有很多的細微差別，對于項目型ERP系統來說，這也是需要應對的挑戰。

保持庫存跟蹤

庫存是一個術語，代表公司現有的材料。用戶要確保能夠跟蹤庫存，把這些物品用于項目實施是非常重要的。例如，用戶可能需要使用一臺設備或某幾種材料專門用于某個項目，需要仔細跟蹤這些物品，并把他們的成本添加到該項目的總成本中。例如，某環境研究項目使用了5000美元的測試套件。用戶必須確保把套件的費用計入項目成本，否則盈利會受到損失。

有些項目可能需要用戶從其他企業購買特定的貨物或服務，并把這些貨物直接用于該特定的項目。這些貨物或服務是項目總成本的一部分，所以用戶要確保貨物或服務與項目關聯，從而準確計算成本。

確保用戶的采購系統是項目型系統的一部分或者直接連接到用戶的項目型系統。這將減少采購訂單進入不同的系統，然后再把他們調回項目系統。

以項目為基礎的制造

以逐個項目為基礎制造或翻新東西的企業，需要專用的軟件跟蹤車間的活動、狀態和完成情況。項目生產系統應具有以下組

件和功能：

?制造執行系統（MES）應提供在線文檔、作業指導書和路由信息。系統監控在整個制造過程中的工單狀態，并支持質量控制、發現不符合項和結果。

?車間時間系統為車間的活動捕捉開始和停止時間，還支持復雜的支付規則和時間表，以及員工自助服務調度的請求和批準。

?采購系統幫助用戶管理材料采購和跟蹤整個采購過程。采購訂單可以實現從規劃到審批、購買、運輸和接收的完全跟蹤。

?銷售訂單入口可以讓用戶生成產品和服務的銷售訂單，同時管理運輸和發票流程。

?庫存管理系統可管理資產清單、項目擁有庫存和其它相關材料。

?制造管理系統支持制造工單、勞動力與部件成本的分配和銷售合同的履行。項目型制造系統支持精益化和無紙化生產流程，可以幫助用戶公司整體提升盈利能力。

把組件捆綁在一起

在通用型ERP系統中，組件是獨立的，但如果用戶應用真正的項目型ERP，每一筆交易都會連接到一個賬戶、組織和項目，如圖1所示。這確保了在ERP內的多個分類賬都是一樣的，無需對賬。

圖1　把項目與其詳細內容捆綁在一起

華镕，男，1982年畢業于北京科技大學自動化系，現任羅克韋爾自動化（中國）有限公司全球標準及貿易部中國地區經理。

作者簡介